Expectativas de un curso: qué espera cada perfil en la formación de empresa

¿Qué son las expectativas de un curso?

Las expectativas de un curso son el contenido, la experiencia y los aprendizajes que las personas implicadas esperan obtener de una formación. Se aplican tanto a quien imparte la capacitación como a quien participa en ella, y conocerlas de antemano es lo que separa un programa que funciona de uno que se abandona a mitad.

En formación de empresa hay un matiz que lo cambia todo: no existe una sola expectativa, sino tres que conviven y que casi nunca coinciden. La organización espera un retorno sobre la inversión, el departamento de RR. HH. espera poder desplegar y medir sin fricción, y el profesional espera que la formación le sirva y no le robe la tarde. Cuando un proyecto formativo fracasa, rara vez es por el contenido: es porque una de esas tres expectativas se impuso sobre las otras dos.

¿Por qué han aumentado las expectativas al hacer cursos?

¿Por qué los alumnos no completan los cursos online o no acuden a las sesiones presenciales? ¿Por qué penalizan determinados ítems en las encuestas de satisfacción? ¿Cómo llegar a más gente, en menos tiempo, garantizando un aprendizaje real? Son las preguntas que se repiten en todos los departamentos de formación y desarrollo, y todas apuntan al mismo sitio: el listón ha subido.

Han cambiado cuatro cosas a la vez, y conviene tenerlas presentes antes de diseñar nada:

• La plantilla está repartida. Formar a equipos en varias sedes, en remoto y en turnos distintos ya no es la excepción, y obliga a formatos que funcionen sin reunir a nadie.
• El listón digital lo marca el consumo, no la empresa. Los empleados comparan tu plataforma con las aplicaciones que usan a diario. Una interfaz lenta o un curso de cuarenta minutos sin pausas se penaliza de inmediato.
• Las competencias caducan antes. Lo que se formó hace dos años puede estar desactualizado, lo que empuja a ciclos de formación más cortos y frecuentes.
• Ahora hay que demostrar el impacto. La formación ya no se justifica con asistencia: se le piden indicadores, igual que a cualquier otra inversión. Una estrategia de formación y desarrollo bien planteada parte precisamente de ahí.

El resultado es que las expectativas de todos los agentes han subido a la vez, pero no en la misma dirección. De ahí que convenga ponerlas por separado sobre la mesa.

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Formación para empresas: objetivos de la organización, los RRHH y el profesional

Para cumplir con las expectativas de una formación, lo primero es reconocerlas. Y reconocerlas significa aceptar que hay tres listas distintas, cada una legítima.

Expectativas de la organización

Cuando una compañía invierte tiempo, dinero y recursos en un proyecto de formación, es porque persigue estos objetivos:

• Mejorar los resultados, empresariales y profesionales.
• Incrementar la eficiencia de los equipos.
• Ajustar el coste de la inversión para que exista un retorno real sobre ella.
• Atraer talento y ayudar a su adaptación, desarrollo y retención.
• Mejorar el clima laboral.
• Consolidar el compromiso de los colaboradores.
• Capitalizar el conocimiento que ya existe dentro de la casa.

Expectativas del departamento de RR. HH., Formación y Desarrollo

En líneas generales, sus expectativas van alineadas con las de la organización. Pero tienen además intereses propios a la hora de implantar un proyecto formativo:

• Contar con flexibilidad de despliegue: online, blended, presencial, cursos de corta y larga duración.
• Facilidad de gestión en convocatorias, informes o gestión de subvenciones.
• Adaptar la formación a cada perfil en contenidos, formatos y tiempos. Aquí es donde entra la personalización del aprendizaje, que no consiste en hacer un curso por persona sino en ofrecer rutas distintas sobre una misma base.
• Mejorar la satisfacción y la participación en las convocatorias.
• Medir y evaluar los resultados de forma sencilla e integral, con plataformas como isEazy LMS.
• Tener la tranquilidad de que los contenidos son de calidad, están actualizados y detrás hay expertos solventes.
• Aportar innovación con nuevas tendencias de e-learning, gamificación o realidad aumentada.

Expectativas del profesional

¿Y qué busca quien se sienta delante del curso? Fundamentalmente, que la formación:

• Le aporte herramientas y habilidades para mejorar su perfil profesional a corto, medio y largo plazo.
• Esté adaptada a las exigencias de su puesto actual y futuro, dentro de su plan de carrera.
• No le quite excesivo tiempo, sobre todo si ese tiempo cae fuera del horario laboral.
• Se ajuste a su forma de aprender, para que seguir y superar la formación no suponga un esfuerzo extra.
• Sea colaborativa y amena, y en algunos casos competitiva. El engagement del alumno no es un extra: es la condición para que llegue al final.
• Le permita demostrar su valía de cara a promociones internas.
• Tenga un retorno real sobre su propio desarrollo.

Cómo recoger las expectativas antes de lanzar el curso

La mayoría de los proyectos de formación se diseñan a partir de lo que el departamento cree que hace falta. Dedicar una semana a comprobarlo cambia el resultado por completo. Estas son las cuatro vías que mejor funcionan, de menos a más esfuerzo.

Parte de los datos que ya tienes

Antes de preguntar nada, mira hacia atrás: qué cursos se completan y cuáles se abandonan, en qué minuto exacto se cae la gente, qué temas se repiten en las encuestas. Es información gratis que ya está en tu plataforma y que casi nadie explota.

Haz una detección de necesidades formal

Cruzar evaluaciones de desempeño, objetivos de negocio y cambios previstos en procesos o herramientas te da el mapa de lo que la organización necesita de verdad. Si no has hecho una nunca, en esta guía de cómo identificar necesidades formativas tienes el procedimiento paso a paso.

Habla con los responsables de área, no solo con dirección

Quien gestiona un equipo a diario sabe qué errores se repiten y qué tarea cuesta más. Media hora con tres o cuatro responsables suele dar más señal que un comité entero, y además te los convierte en aliados cuando toque convocar.

Pregunta al alumno antes, no solo después

La encuesta de satisfacción llega tarde para corregir nada. Una encuesta previa de tres preguntas —qué esperas, qué te cuesta hoy, cuánto tiempo puedes dedicarle— te permite ajustar antes de producir, y de paso te da la línea base para medir después.

Si lo que necesitas no es un curso suelto sino montar el programa anual completo, el sitio al que ir es la guía de plan de formación para empresas, donde está el proceso entero con plantilla incluida.

Analiza las expectativas de cada grupo para evitar el fracaso de la formación en tu empresa

El problema surge cuando no se tienen en cuenta todas las expectativas, o cuando una prima en exceso sobre las demás. Fijarse únicamente en el coste frente al aprendizaje real, pretender ser excesivamente innovador cuando el colectivo destinatario no está preparado, o ignorar las peticiones de los profesionales, son ejemplos que acaban provocando la ineficacia del proyecto.

En la práctica, el desequilibrio se presenta casi siempre de una de estas tres formas:

• Manda el coste. Se elige el proveedor más barato o se reutiliza contenido antiguo. El curso sale, la gente lo abandona y el ahorro se evapora en la siguiente convocatoria.
• Manda la innovación. Se monta una experiencia espectacular para un colectivo que solo necesitaba un procedimiento claro. Mucho esfuerzo de producción, poca transferencia al puesto.
• Manda la gestión. Se prioriza lo que es fácil de administrar y reportar. Los números del informe salen bien, pero nadie ha cambiado su forma de trabajar.

La salida no es contentar a todos por igual, porque es imposible. Es poner las tres listas por escrito antes de empezar y decidir de forma explícita qué se prioriza y qué se sacrifica en este proyecto concreto. Una decisión consciente se defiende; una decisión por defecto, no.

Errores que hacen que un curso no cumpla las expectativas

Estos son los fallos que más se repiten, y casi todos se pueden corregir antes de producir una sola pantalla.

• Preguntar solo a dirección. Te da los objetivos de negocio, pero no lo que frena al equipo en su día a día. Falta la mitad del cuadro.
• Convocar sin explicar el porqué. Si el empleado no entiende qué gana, la formación entra en su lista de tareas pendientes y ahí se queda.
• Medir solo la satisfacción. Un curso puede gustar mucho y no cambiar nada. Si solo mides la nota, te estás midiendo a ti, no al impacto.
• Un único formato para toda la plantilla. El mismo curso de 45 minutos para un perfil de oficina y para uno operativo a pie de planta no puede funcionar en los dos sitios.
• Ignorar el tiempo real disponible. Diseñar para dos horas semanales cuando la gente tiene veinte minutos sueltos es la causa número uno de abandono.
• No cerrar el círculo. Recoger expectativas, no volver a mencionarlas y no contar qué cambió por culpa de ellas. La siguiente vez que preguntes, ya nadie responderá. El compromiso del empleado se construye justo ahí.

Cómo medir si el curso ha cumplido las expectativas

Recoger expectativas sin comprobar después si se cumplieron deja el trabajo a medias. Y como cada agente espera algo distinto, cada uno necesita su propio indicador: a dirección no le sirve la nota de satisfacción, y al empleado no le dice nada el ROI.

Lo práctico es medir en tres niveles sucesivos. Primero, si la formación se consume: la tasa de finalización y el punto exacto de abandono te dicen si el formato encaja. Segundo, si se ha aprendido: aquí entran las pruebas de conocimiento y los ejercicios aplicados, que es de lo que trata la evaluación en e-learning. Y tercero, si ha cambiado algo en el puesto, que es el único nivel que le interesa al negocio.

Ese tercer nivel es el que más se salta, y es el que sostiene el presupuesto del año siguiente. Si quieres montarlo bien, la guía de evaluación de la capacitación recorre los modelos clásicos y cómo aplicarlos sin montar un proyecto paralelo.

Grupo ASV es un buen ejemplo de lo que ocurre cuando se atienden las tres expectativas a la vez en lugar de elegir una. Con una plantilla repartida en delegaciones y perfiles muy distintos, el reto no era producir más cursos, sino dar a cada colectivo un acceso y un formato que le encajaran sin multiplicar el trabajo de gestión. Descubre cómo lo resolvieron →

Conclusión: tres expectativas, una sola conversación

Las expectativas de un curso dejan de ser un concepto abstracto en cuanto se aceptan tres cosas. Que en una empresa no hay una expectativa sino tres, y que pertenecen a agentes distintos. Que recogerlas cuesta menos de lo que parece: mirar los datos que ya tienes, hacer una detección de necesidades, hablar con los responsables de área y preguntar al alumno antes y no solo después. Y que comprobar si se cumplieron exige medir en tres niveles —consumo, aprendizaje y cambio en el puesto—, porque quedarse en la nota de satisfacción es medir el ruido, no el resultado. La formación no falla por el contenido: falla cuando esas tres listas nunca se pusieron encima de la mesa.

Llevar esto a la práctica es mucho más fácil cuando crear, distribuir y medir ocurren en el mismo sitio, porque es ahí donde las tres expectativas se encuentran. Esa es la idea detrás de la plataforma de formación para empresas de isEazy: produces el contenido, lo despliegas con la flexibilidad que pide RR. HH. y obtienes los indicadores que pide el negocio, sin pegar herramientas sueltas. Y si lo que buscas es cubrir rápido competencias transversales con contenido ya hecho y actualizado, isEazy Skills te ahorra la fase de producción. Solicita una demo y pruébalo con un curso real de tu plan.