Guía práctica para realizar una evaluación de capacitación 

Las empresas invierten una gran cantidad de dinero y esfuerzo en la formación continua de su personal, para que puedan mantenerse a la vanguardia y ser más productivos en sus roles. Sin embargo, ¿cómo pueden los equipos de RR. HH. y L&D saber si sus programas de formación están dando resultados?  

En esta guía descubrirás por qué realizar una evaluación de capacitación es vital, explorarás los modelos y herramientas de evaluación más conocidos, y aprenderás los pasos a seguir para evaluar eficazmente tus programas de formación.  

1. Entendiendo la evaluación de capacitación: Qué es y por qué es tan importante 

La evaluación de la capacitación es una parte esencial de la estrategia general de cualquier programa de formación. Esta ayuda a las empresas a evaluar aspectos como el retorno de la inversión y a garantizar que se cumplan los objetivos.  

Además, permite a los diseñadores instruccionales y equipos de L&D recopilar información sobre lo que es efectivo y lo que no, ayudándoles a tomar decisiones basadas en datos y a modificar de manera efectiva sus programas de formación.  

Ahora exploremos con más detalle por qué la implementación de estas evaluaciones es tan importante y qué ventajas que ofrece.  

2. ¿Por qué implementar una evaluación de capacitación? Explorando sus ventajas  

Aunque implementar evaluaciones de capacitación requiere esfuerzo y recursos adicionales, los beneficios superan los desafíos. Algunos de ellos son:  

Descubrir brechas de aprendizaje  

Uno de los mayores beneficios de evaluar tu plan de formación corporativa es que proporciona datos útiles sobre las brechas de aprendizaje y al identificarlas, podrás mejorar el contenido del curso. Por ejemplo, si notas que un alto porcentaje de alumnos no aprueba la evaluación de un curso de formación en ventas, esto indica que el contenido del curso no está siendo efectivo y que debe ser optimizado en consecuencia. 

Apoya la toma de decisiones estratégicas  

Crear una estrategia de capacitación implica la participación de varias partes interesadas. Contar con datos de evaluación para apoyar la toma de decisiones sobre las iniciativas de formación es vital para respaldar decisiones estratégicas.  

Por ejemplo, si la empresa concede gran importancia a la formación en cumplimiento legal, pero el curso tiene bajas tasas de finalización, puedes usar estos datos para recomendar cambios en el formato y el contenido del curso, asegurando así el apoyo de los gerentes o directivos.  

Aumenta el rendimiento de los empleados y la retención del talento  

Evaluar y analizar datos sobre los resultados de la capacitación puede ayudar a los diseñadores instruccionales y a los profesionales de L&D a implementar mejoras que impacten en el rendimiento de los empleados. Contar con un programa de formación corporativa sólido que se adapte constantemente a las necesidades de la fuerza laboral puede aumentar la productividad y la retención del talento.  

Mejora la calidad del contenido  

Las métricas de evaluación, como las tasas de participación por grupos, ubicación geográfica y puestos de trabajo, pueden ser datos valiosos que te ayuden a crear contenido específico y personalizado.  

Por otro lado, los datos cualitativos obtenidos de los comentarios de los empleados, “me gusta” o votos sobre un módulo del curso en particular, pueden proporcionar información útil para mejorar la calidad del contenido.  

Como puedes ver, existen numerosas razones para implementar una evaluación de la capacitación. Ahora, veamos más de cerca los modelos de evaluación de capacitación que pueden ayudarte en este proceso.  

3. Explorando 7 modelos de evaluación de capacitación: Guía rápida 

Los modelos de evaluación de la capacitación ofrecen una base sólida y un marco para evaluar la efectividad de los programas de formación. Comprender los modelos más influyentes es esencial para maximizar las iniciativas de capacitación, optimizar las inversiones en formación y medir el ROI. En esta sección, exploraremos siete de los modelos más importantes que te guiarán en tu proceso de evaluación.  

1. Modelo de evaluación de cuatro niveles de Kirkpatrick 

El modelo de Kirkpatrick es uno de los más utilizados para evaluar de manera efectiva. Consta de cuatro niveles: reacción, aprendizaje, comportamiento y resultados.  

  • Reacción: Este nivel evalúa si los alumnos encuentran la formación atractiva y relevante. Por lo general, las evaluaciones se realizan a través de encuestas.  
  • Aprendizaje: El nivel de aprendizaje analiza si los alumnos han adquirido las habilidades y conocimientos necesarios. Se enfatiza el uso de pruebas o evaluaciones tipo entrevista.  
  • Comportamiento: Este es uno de los pasos más cruciales, mide el impacto de la capacitación y si se está aplicando en el lugar de trabajo. En este nivel, se evalúan los cambios de comportamiento del empleado tras completar el curso.  
  • Resultados: Este último nivel implica contrastar los resultados con los KPIs de capacitación establecidos antes de comenzar el entrenamiento.  

Al evaluar sistemáticamente cada nivel, las organizaciones pueden medir la efectividad de sus programas de formación y tomar decisiones basadas en datos para mejorar. 

2. Modelo ROI de Phillips 

El modelo de ROI no es el típico modelo de evaluación, sino que se centra en el retorno de la inversión (ROI). Este modelo en particular permite a las empresas calcular los beneficios económicos provenientes de las inversiones en capacitación, proporcionando información valiosa sobre el impacto financiero de los programas de formación.  

Puedes calcular el retorno de la inversión con la siguiente fórmula:  

3. Los cinco niveles de evaluación de Kaufman  

El modelo de Kaufman ofrece un enfoque completo y holístico para la evaluación de la capacitación, abarcando cinco niveles: insumo, proceso, aplicación, beneficios y resultados.  

  • Insumo: Esta primera etapa evalúa los recursos y materiales de capacitación. En ella se asegura de que los recursos de formación estén alineados con las necesidades de la organización.  
  • Proceso: En esta segunda etapa se evalúa la efectividad y aceptación del curso de formación.  
  • Aplicación: Este nivel se refiere a cómo los alumnos han aplicado los conocimientos en su rol actual.  
  • Beneficios: Esta etapa analiza la relación costo/beneficio del programa de formación y evalúa las mejoras.  
  • Resultados: El último nivel examina el impacto de la capacitación en la organización y la sociedad, incluyendo el desempeño de la organización en términos de eficiencia e ingresos.  

El modelo de Kaufman garantiza una evaluación global de los programas de formación, considerando su impacto inmediato y a largo plazo en la organización y la sociedad. 

4. El modelo CIRO 

El modelo de evaluación CIRO (contexto, insumo, reacción, resultado) ofrece un enfoque estructurado para la evaluación de la formación, centrándose en cuatro áreas clave: 

  • Contexto: Durante la primera etapa se evalúa el entorno organizacional y las necesidades para que la formación esté alineada con los objetivos estratégicos.  
  • Insumo: Este nivel evalúa el diseño, los recursos, la planificación y la gestión del programa de capacitación.  
  • Reacción: Mide la satisfacción y el compromiso de los participantes con la formación solicitando retroalimentación de los alumnos.  
  • Resultado: Examina la efectividad de la capacitación mediante la observación de los cambios en el comportamiento y las mejoras en el rendimiento. 

Al abordar estas cuatro dimensiones, el modelo CIRO proporciona un marco integral para evaluar y mejorar los programas de capacitación. 

5. Modelo de evaluación del aprendizaje de Anderson 

El modelo de evaluación del aprendizaje de Anderson se enfoca en alinear los objetivos de la capacitación con los objetivos de la organización a través de tres etapas clave:  

  • Etapa 1: Evaluar la alineación de la capacitación corporativa con las prioridades estratégicas.  
  • Etapa 2: Esta segunda etapa evalúa la contribución al aprendizaje utilizando diversos métodos.  
  • Etapa 3: Finalmente, en este último nivel se identifican los enfoques de capacitación más efectivos para la organización.  

Al centrarse en estas etapas, el modelo de Anderson garantiza que los programas de formación no solo mejoren las capacidades individuales, sino que también contribuyan significativamente al éxito de la organización. 

6. Modelo de Brinkerhoff  

El modelo de evaluación de Brinkerhoff, también conocido como método del caso de éxito, se centra en identificar y evaluar los casos de éxito de la formación. Este modelo implica:  

  • Identificar casos de éxito: Buscar casos de formación exitosos que puedan servir de ejemplo para nuevos programas.  
  • Analizar casos de éxito: A continuación, se investiga el caso de éxito y se analiza qué lo hizo exitoso.  
  • Aprender de los éxitos: Al descubrir información útil sobre el caso de éxito, se puede utilizar la información para mejorar los programas de capacitación y replicar prácticas efectivas.  

El modelo de Brinkerhoff proporciona información práctica al enfatizar el uso de programas de formación exitosos en el mundo real.  

7. Modelo de evaluación CIPP  

El modelo de evaluación CIPP (contexto, insumo, proceso, producto) es un enfoque centrado en la toma de decisiones y se basa en responder a cuatro preguntas para ayudar a planificar el programa de capacitación y determinar si ha sido un éxito:  

  • Contexto: ¿Qué debemos hacer? Esto implica recopilar y analizar los datos de la evaluación de necesidades para establecer metas, prioridades y objetivos. 
  • Insumo: ¿Cómo debemos hacerlo? Determina y analiza los recursos, la estrategia y los planes de acción utilizados en la formación. 
  • Proceso: ¿La capacitación se está llevando a cabo según lo planeado? Examina la implementación y entrega del programa de capacitación. 
  • Producto: ¿Funcionó la capacitación? Mide los resultados y la efectividad general de la formación. 

Con la ayuda del modelo CIPP, las organizaciones pueden obtener datos cuantitativos y cualitativos que pueden ser usados para mejorar la calidad de la capacitación y tener un impacto positivo en los objetivos estratégicos de la empresa.  

Con esta visión general de los modelos de evaluación, puedes elegir el que mejor cubra tus necesidades de evaluación o incluso combinarlos para realizar un análisis sólido. Pero más allá de eso, existen múltiples herramientas que puedes usar para realizar tu análisis al aplicar estos modelos.  

4. Aprovechando las herramientas de evaluación de capacitación para un análisis integral 

Implementar un análisis integral sienta las bases para un aprendizaje adaptativo que se centre en las necesidades y preferencias de los alumnos, optimizando así los resultados. A continuación, exploramos las herramientas más poderosas para medir los resultados de la formación. 

Encuestas  

Las encuestas son una herramienta muy popular para recopilar datos cuantitativos y cualitativos de los participantes. Se pueden aplicar antes, durante y después de las sesiones de formación para recoger opiniones, medir el aprendizaje y evaluar cambios de comportamiento a largo plazo.  

Los cuestionarios, con escalas Likert, preguntas abiertas y de opción múltiple, pueden recopilar comentarios vitales para aplicar mejoras continuas.  

Entrevistas y grupos focales 

Otra herramienta de evaluación efectiva son las entrevistas y los grupos focales. Estas dos herramientas ofrecen datos cualitativos más profundos para comprender el impacto de los programas de formación. Mientras que las entrevistas individuales se centran en la retroalimentación de los alumnos sobre sus experiencias, pensamientos y sugerencias, los grupos focales facilitan discusiones grupales donde se pueden descubrir áreas comunes de mejora, como el material del curso, los temas o los formatos. Asegúrate de que estas discusiones se realicen en un entorno seguro para los participantes y utiliza preguntas abiertas que inviten el diálogo.  

Observaciones 

La evaluación presencial implica monitorear de cerca a los individuos durante el período de instrucción o en sus respectivos lugares de trabajo después de la capacitación. Esta estrategia brinda la oportunidad de observar de primera mano cómo se aplica el material cubierto durante la capacitación en situaciones reales. 

Este método, además, permite a los diseñadores instruccionales observar posibles brechas entre el contenido del curso y lo que realmente se practica y comprender cuánto conocimiento han retenido los empleados. 

Casos de éxito y simulaciones 

Los casos de éxito y simulaciones pueden ser útiles para comprender qué pueden aplicar los alumnos los conocimientos adquiridos tras la capacitación. Ambos presentan a los participantes problemas complejos de la vida real que deben resolverse. Estas herramientas son particularmente útiles para analizar el impacto de la formación al evaluar cómo los empleados manejan desafíos relacionados con su trabajo. 

Informes de LMS: Análisis comparativo 

Los sistemas de gestión del aprendizaje LMS suelen incluir potentes funcionalidades para la generación de informes que pueden utilizarse para realizar un análisis integral del rendimiento de la formación. Son capaces de realizar un seguimiento de varias métricas, como las tasas de finalización, puntuaciones de las evaluaciones y los niveles de compromiso de los empleados o grupos de empleados por departamento o área geográfica. Esto permite a las organizaciones identificar patrones y áreas de formación que requieran atención.  

¿Quieres saber más? Echa un vistazo a nuestro artículo: Cómo evaluar la formación con un sistema de gestión del aprendizaje.  

El uso de alguna de estas herramientas o una combinación de ellas ayuda a las organizaciones a analizar sus programas de formación. Cada una de las herramientas mencionadas puede dar a los equipos de L&D y a los diseñadores instruccionales una perspectiva única del rendimiento de sus programas de formación. Además, todas ellas se pueden aplicar dentro de los métodos de evaluación a lo largo del proceso de formación.  

5. Seguimiento de la formación: Evaluaciones antes, durante y después de la capacitación  

Obtener una visión integral de la capacitación antes, durante y después puede ayudar a los equipos de RR. HH. y L&D a trabajar en la mejora de sus planes de desarrollo. En esta guía, descubriremos tres formas de evaluar tu capacitación de principio a fin, que incluyen herramientas utilizadas dentro de los modelos de evaluación que mencionamos anteriormente.  

Antes de la formación: Análisis de las necesidades de formación  

Realizar un análisis de necesidades de formación, también conocido como TNA (Training Needs Analysis), es un paso importante a la hora de planificar tus programas de formación. Ayuda a identificar las brechas de habilidades y conocimientos que deben cubrirse para cumplir con los objetivos específicos de la empresa. Además, ayuda a crear una hoja de ruta clara para implementar un plan de formación corporativo. 

Durante la formación: Evaluación formativa  

Las evaluaciones formativas son aquellas que se aplican durante la formación para hacer un seguimiento de su desempeño. Este tipo de evaluaciones pueden incluir cuestionarios, discusiones en grupos focales o simulaciones. Monitorear el proceso de formación puede ayudar a los formadores a abordar rápidamente cualquier problema y mejorar la experiencia de aprendizaje.  

Después del entrenamiento: Evaluación sumativa 

La evaluación sumativa se realiza justo después de completarse la capacitación. En esta etapa, se querrán medir los resultados de la formación con respecto a los objetivos establecidos al principio. Los datos recopilados también sirven para determinar el retorno de la inversión.  

Ahora que hemos visto modelos y herramientas de evaluación, y hemos definido qué analizar y evaluar antes, durante y después del entrenamiento, también es importante tener una visión general del tipo de métricas utilizadas para comprobar si tu programa de formación ha sido exitoso.  

6. Métricas de capacitación para probar la efectividad de tu formación  

1. Coste de formación por empleado  

El coste de formación por empleado es muy útil para planificar el presupuesto de un curso en específico o de los programas de formación para todo el año. Calcular esta métrica es muy fácil, según AIHR Academy esta es la fórmula utilizada:  

2. Participación del alumno  

Si bien las métricas de participación de los alumnos no son sencillas, la mayoría de los sistemas de gestión del aprendizaje incorporan funciones de análisis que pueden ser utilizadas para conocer el compromiso de los empleados. Al analizar los datos a través de un LMS, podrás evaluar el rendimiento de cada departamento y equipo o la rapidez con la que se completan los cursos. 

3. Retorno de la inversión en formación  

Para obtener aceptación y apoyo adicional, es una buena práctica conocer el retorno de la inversión de tus programas de capacitación. Aquí tienes una fórmula sugerida por L&D Academy:  

4. Satisfacción de la experiencia de formación  

La satisfacción de la experiencia de formación es una de las métricas más utilizadas una vez finalizada la formación. Una de las herramientas que se pueden utilizar para medir la satisfacción de los empleados con el contenido de sus cursos es una encuesta Net Promoter Score. Puedes utilizar esta encuesta para evaluar la satisfacción de la experiencia de formación general o, en un nivel más específico, de un módulo del curso.  

5. Tasa de finalización del curso  

La tasa de finalización del curso te da el porcentaje de empleados que han terminado un curso específico. Si ves que las tasas de finalización son bajas, querrás analizar la razón. Esto podría incluir que los alumnos no estén interesados en el contenido, que tal vez el contenido del curso sea demasiado largo y les falte tiempo para terminarlo, o que no estén motivados debido a la falta de retroalimentación.  

6. Tasa de aprobación de evaluaciones  

La tasa de aprobación de evaluaciones, también conocida como puntuación de la evaluación, mide cuántos alumnos han aprobado o suspendido un examen. Esta métrica es particularmente importante cuando se trata de formación legal obligatoria, como el cumplimiento, porque requiere informes, a diferencia de otros tipos de formación corporativa. 

En términos de esta métrica, para analizar el comportamiento de los empleados hacia el contenido del curso, si las tasas de aprobación están disminuyendo para un módulo en particular, puede haber varias razones, como la falta de retención de conocimientos o que las preguntas de la evaluación no sean claras.  

7. En resumen  

Realizar un análisis exhaustivo de tus programas de formación es esencial para identificar las brechas de aprendizaje, evaluar el impacto de la formación en los empleados y asegurar el apoyo de las partes interesadas. El uso de varios modelos y herramientas de evaluación te permite implementar mejoras de manera efectiva y entender el retorno de la inversión. Este enfoque garantiza que los programas de formación sean impactantes y estén alineados con los objetivos de la organización. 

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Preguntas frecuentes sobre la evaluación de capacitación

¿Por qué es importante realizar una evaluación de capacitación?

La evaluación de capacitación es importante para que los encargados de L&D y diseñadores instruccionales puedan medir qué tan efectivos son sus programas de formación. Estas evaluaciones garantizan que se cumplan los objetivos de aprendizaje, que se apliquen mejoras futuras y que se pueda demostrar el retorno de la inversión a las partes interesadas. 

¿Qué son los modelos de evaluación de capacitación?

Existen muchos modelos de evaluación que se utilizan como marcos para evaluar los programas de formación. Algunos de los más populares son el modelo de evaluación de capacitación de cuatro niveles de Kirkpatrick, el modelo de ROI de Phillips, los cinco niveles de evaluación de Kaufman, el modelo CIRO, el modelo de evaluación del aprendizaje de Anderson, el modelo de Brinkerhoff y el modelo de evaluación CIPP.

¿Cuáles son las herramientas para evaluar la capacitación?

Algunas herramientas que se pueden utilizar para recopilar datos clave para evaluar la formación son: cuestionarios, entrevistas y grupos focales, observaciones, LMS reporting, análisis comparativo, casos de éxito y simulaciones. 

¿Qué son las herramientas de evaluación cuantitativa?

Las herramientas de evaluación cuantitativa utilizan datos numéricos para medir la efectividad de la formación. Algunos ejemplos son el coste de la formación por empleado, la participación de los alumnos, el retorno de la inversión en formación, la satisfacción de la experiencia de formación a través del NPS, las tasas de finalización de los cursos y las tasas de aprobación de las evaluaciones.  

¿Cómo se pueden analizar los datos de la evaluación de capacitación?

Los datos de evaluación de capacitación utilizados para la formación corporativa se pueden analizar utilizando métodos estadísticos, visualización de datos y análisis comparativo. Este análisis ayuda a identificar tendencias, medir el éxito en relación con los objetivos y señalar áreas de mejora. 

¿Quién se beneficia de la evaluación de la capacitación?

Los empleados, los formadores y las organizaciones se benefician de la evaluación de la capacitación. Los empleados reciben una formación más eficaz, los formadores pueden mejorar sus métodos y las organizaciones ven un mejor rendimiento y retorno de sus inversiones en formación.

Nicole Bayer
CONTENIDO CREADO POR:
Nicole Bayer
Content Marketing Specialist at isEazy

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