La formación de los empleados es uno de los procesos internos más importantes de cualquier organización para la consecución de sus objetivos. Sin embargo, este gran esfuerzo que realizan las empresas a la hora de formar a sus empleados, necesita un correcto análisis de las necesidades formativas para ser un éxito.
Un análisis de necesidades formativas evalúa las habilidades y conocimientos de los empleados, así como las metas y objetivos de la organización para determinar qué tipo de formación requiere el personal.
Porque incluso los programas de formación más completos pueden dejar brechas de habilidades, conocimientos o competencias en algunos equipos, cuando estos no se alinean con las necesidades de la empresa. Pero, ¿cómo identificar estas necesidades formativas? En este artículo te lo contamos paso a paso.
¿Cómo se determinan las necesidades formativas de una empresa?
Sabemos que cada empleado es único, y como tal, posee ciertas habilidades y competencias individuales, razón por la cual a menos que se trate de políticas o procedimientos generales, formar a todos los empleados de la misma manera puede no funcionar.
Es por ello que cuando se trata de habilidades específicas, es necesario evaluar las necesidades formativas de cada empleado para que este pueda trabajar en consonancia con los objetivos de la empresa. Y para lograr determinar cuáles son las necesidades formativas de cada empleado es necesario poner en marchas ciertas acciones:
1. Establecer objetivos: ¿Qué quiere lograr la empresa?
Todas las empresas necesitan establecer sus metas y objetivos antes de realizar cualquier esfuerzo de formación. Estos pueden ser objetivos como: mejorar la atención al cliente u ofrecer el mejor servicio técnico para ordenadores, lo importante es establecerlo oficialmente como un objetivo y a partir de ahí alinear la formación para conseguirlo.
Esclarecer los objetivos de tu organización no solo te ayudará a saber dónde estás y a dónde quieres llegar, sino que te ayudará a saber dónde se encuentran tus empleados y empezar a determinar qué conocimientos necesitarán adquirir para que la organización alcance sus metas.
2. Identificar las habilidades o conocimientos necesarios para lograrlo: ¿Qué necesitan aprender los empleados para alcanzar estas metas?
Una vez que sepas cuáles son los objetivos de tu empresa, podrás empezar a identificar qué habilidades o conocimientos necesitan tus empleados para lograrlo. Y este proceso implica reconocer la evolución natural de ciertos procesos, y las habilidades o destrezas que van a ser necesarias a medida que se generan estos cambios en el panorama actual.
En este paso se debe realizar un listado de todas aquellas habilidades o conocimientos que los empleados necesitan adquirir para lograr los objetivos de la empresa y de esta manera enfocar la formación en ellos.
3. Evaluar competencias: ¿Tienen ya los empleados algunas de estas habilidades y competencias?
Con un listado claro de estas habilidades y conocimientos necesarios, será mucho más sencillo comparar en qué lugar se encuentran tus empleados. Es decir, descubrir cuáles de estas habilidades y competencias coinciden con las que ya poseen tus trabajadores y cuáles no. Algunos métodos ideales para determinarlo son:
- Cuestionarios e informes de evaluación
Los cuestionarios sirven para determinar habilidades, competencias y comportamientos de los trabajadores. Los informes de evaluación, por su parte, pueden obtenerse de los resultados de estos cuestionarios, o de pruebas y evaluaciones de rendimiento, así como también de las interacciones realizadas por el empleado durante la formación online.
Con una cuidadosa selección de preguntas es posible determinar el nivel de comprensión que posee el empleado sobre sus funciones y con estos datos, tendremos un punto de partida para saber el nivel de habilidades de tus empleados y determinar si concuerdan con los objetivos de la empresa o si es necesario llevar a cabo una formación.
Algunas herramientas e-learning como los LMS permiten a las empresas simplificar los procesos de evaluación de los alumnos y acceder a información clave a través de métricas o informes por persona, departamento o área, sobre el progreso y desarrollo de los asistentes a un curso.
- Entrevistas
Este método se basa en el diálogo o conversación periódica entre un entrevistador y el empleado. Las entrevistas también pueden aportar datos valiosos sobre la comprensión del empleado con respecto a sus funciones y su desempeño, en relación con los KPI establecidos para su puesto.
- Grupos focales
Las entrevistas grupales dirigidas por un líder buscan la interacción de los participantes para obtener datos sobre necesidades formativas que los mismos empleados reconocen. También suelen revelar cualquier tipo de información que aporte alguna idea sobre dónde se encuentran los trabajadores actualmente con respecto a los objetivos de la empresa.
- Observación
Este es el método tradicional para comparar el comportamiento de un trabajador y lo que se espera de él. Observar a un empleado realizando sus tareas diarias o resolviendo algunos problemas podría aportar mucha información sobre sus habilidad y conocimientos, y de esta manera determinar cuáles son necesarios reforzar a través de la formación.
4. Proporcionar una formación adecuada: ¿Qué método de formación usar?
Una vez que sepas en qué se centrará la formación, es hora de evaluar los recursos formativos disponibles. Actualmente, el e-learning es la opción más adecuada para llevar a cabo tu plan de formación para empresas, ya que la tecnología brinda la oportunidad de ofrecer métodos de aprendizaje eficientes y rentables, que además responden a las necesidades del modern learner.
Uno de los mejores métodos para hacerlo es mediante sistemas de gestión de aprendizaje o LMS, estas plataformas e-learning permite que tus empleados puedan acceder a su contenido formativo, completar sus cursos a su propio ritmo y disfrutar de contenido e-learning con gran variedad de recursos multimedia, gamificación e incluso microaprendizaje.
Este tipo de plataformas además, proporciona medios de evaluación eficientes, espacios para la interacción y la comunicación, y la oportunidad de realizar ajustes en la formación para alinearla con los objetivos de la empresa cuando sea oportuno.
5. Analizar los resultados y priorizar las necesidades formativas
Ya tienes todos los datos necesarios para saber cuáles son las necesidades formativas de tus empleados, ahora lo más importante es priorizar estas necesidades. Lo ideal es enfocarse en los puntos más problemáticos o las necesidades formativas más urgentes, que podrás identificar como aquellas que, al ser satisfechas, aumentarán el rendimiento de la organización. A medida que la formación avanza podrás ir atendiendo a cada una de las necesidades formativas de tu equipo, de manera personalizada y con un ritmo y formato adecuado para no abrumar a tus empleados.
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