WHITEPAPER
Cómo crear un plan de onboarding online efectivo
diciembre 20, 2023
Tabla de contenidos
Saber cómo dar la bienvenida y orientar al nuevo talento es un paso crucial para cualquier empresa, que no solo impacta en la adaptación inicial del empleado, sino que también sienta las bases para su compromiso a largo plazo con la organización. Comúnmente conocido como plan de acogida, este protocolo forma parte integral del proceso de onboarding de nuevos empleados.
Un plan de acogida es mucho más que una simple formalidad, se trata de una estrategia clave para garantizar una transición más amigable, positiva y efectiva del nuevo talento. Su objetivo principal es el de facilitar la integración de los nuevos empleados a la estructura y cultura de la organización. A través de la orientación y la entrega de información relevante, que les hará sentir mucho más seguros, confiados y bienvenidos.
Existen muchas maneras de poner en marcha un plan de acogida; en este artículo exploraremos los componentes esenciales que todo plan de acogida exitoso debe tener, así como algunos ejemplos que puedes implementar en tu organización.
De un buen plan de acogida dependen varios factores cruciales para el éxito de una empresa, como la productividad, la retención de los empleados y su implicación. Al proporcionar una comprensión clara de las expectativas y objetivos desde el principio, se reducen las posibilidades de malentendidos y aumentan las posibilidades de que los empleados contribuyan eficazmente al logro de los objetivos comerciales.
El establecimiento de relaciones positivas que proporciona una cálida bienvenida e introducción a los compañeros de trabajo, contribuye a un ambiente de trabajo armonioso y positivo. Esto tiene un impacto directo en la moral y la motivación de los empleados y es una de las maneras más efectivas de mejorar las tasas de retención, ya que según Deloitte el 22% de la rotación suele darse en los primeros 45 días.
Por otra parte, cuanto mejor sea el proceso de incorporación de los empleados, mayor será su implicación con la empresa, ya que dispondrán de toda la información relacionada con la cultura de la organización y procesos clave para ejecutar su trabajo. De esta manera, se mejora la imagen externa de la compañía y su competitividad. Si quieres conocer las ventajas de ofrecer un buen plan de acogida para nuevos empleados, te invitamos a leer este artículo.
Todo plan de acogida está estructurado en fases y cada una de ellas cumple con un propósito específico. Pero para que este sea efectivo, no deben faltar dentro de esta estructura algunos componentes esenciales:
La bienvenida oficial marca el comienzo de la experiencia del nuevo empleado en la empresa. Este componente no solo se trata de formalidades, sino que busca establecer un tono positivo y acogedor. Las bienvenidas suelen incluir la presentación del equipo directivo, un mapa o plano de la oficina y un resumen de la cultura corporativa.
Proporcionar una visión general de la empresa es esencial para que los empleados comprendan el papel que desempeñan en un contexto más amplio. Este paso implica comunicar la misión, la visión y los objetivos estratégicos de la organización, brindando una visión panorámica que inspire al compromiso.
Conectar a los nuevos empleados con sus colegas es crucial para fomentar el sentido de pertenencia. La introducción al equipo de trabajo facilita la creación de vínculos profesionales y personales, contribuyendo a un ambiente laboral colaborativo y positivo.
Aclarar las responsabilidades y expectativas asociadas al puesto es esencial para evitar malentendidos y promover la eficiencia. Este componente del plan de acogida garantiza que los empleados comprendan claramente sus roles y cómo contribuyen al éxito general de la empresa.
La presentación de las políticas internas y los procedimientos operativos es vital para el cumplimiento y la armonía dentro de la organización. Esto abarca desde cuestiones éticas y de conducta hasta políticas de recursos humanos y procesos internos, proporcionando un marco claro para la actuación.
Para garantizar que los empleados sean productivos desde el principio, es crucial familiarizarlos con los sistemas y herramientas esenciales utilizados en la empresa. Esta fase del plan de acogida se centra en la formación sobre plataformas tecnológicas, softwares específicos y cualquier otro recurso necesario para realizar eficazmente las tareas asignadas.
El último componente esencial dentro del plan de acogida es la formación, que debe ser continuada para el desarrollo y la adaptación a las dinámicas cambiantes del entorno laboral. Proporcionar programas de formación específicos según las necesidades del empleado contribuye a su crecimiento y a la mejora constante de sus habilidades, garantizando así un aporte continuo al éxito empresarial.
El mejor plan de acogida para empleados es aquel que proporciona toda la información necesaria para garantizar una fácil adaptación del nuevo miembro del equipo. Pero tampoco debes tener miedo de ser original a la hora de crear un plan de acogida creativo y diferente. ¿Necesitas inspiración? Aquí te dejamos algunas ideas:
Imagina que es tu primer día en la empresa y de pronto recibes una caja de bienvenida diseñada exclusivamente para ti. Esta caja podría contener no solo información relevante sobre la empresa, como manuales y políticas, sino también otros elementos personalizados, como una taza con el logo de la empresa, material de oficina y una carta de bienvenida del equipo directivo. Esta es una iniciativa que no solo informa, sino que también crea un ambiente cálido y acogedor desde el primer día.
Transforma la familiarización con la empresa en una emocionante búsqueda del tesoro. Los nuevos empleados pueden explorar la oficina para descubrir diferentes áreas, interactuar con colegas y encontrar información clave sobre la compañía. Este enfoque lúdico no solo facilita el aprendizaje, sino que también fomenta la colaboración y el trabajo en equipo desde el principio.
Además de los manuales tradicionales, es posible crear un manual ilustrado mucho más divertido. A través de gráficos, imágenes y viñetas, este recurso proporciona una perspectiva más visual y fácil de entender sobre la cultura de la empresa, sus valores, estructura organizativa y políticas clave. Es un formato atractivo que facilita la asimilación de la información y mejora la retención.
Organizar sesiones regulares donde los nuevos empleados tengan la oportunidad de conocer a miembros del equipo en un ambiente informal, es una gran idea para que los nuevos empleados establezcan conexiones. Esto no solo facilita la integración, sino que fomenta conversaciones auténticas, fortaleciendo las relaciones profesionales en un entorno relajado.
Asigna a cada nuevo empleado un compañero de incorporación o colega experimentado que actúa como guía y mentor durante los primeros meses. Esta relación ofrece una conexión inmediata y una fuente confiable de apoyo, ayudando a los recién llegados a adaptarse más rápidamente al entorno laboral.
Crear un desafío de integración es una buena manera de motivar a los nuevos empleados a colaborar en proyectos o resolver problemas específicos de la empresa. Esta actividad no solo fomenta el trabajo en equipo, sino que también permite a los recién llegados demostrar sus habilidades y contribuir.
Una gran idea para dar la bienvenida al nuevo empleado en la oficina es decorando su nuevo escritorio con globos, algún cartel de bienvenida o incluso equipándolo con material de la empresa, como bolígrafos, cuadernos o una botella de agua con el logo. Esto hará que se sientan bienvenidos y a pesar de ser bastante sencillo, es un detalle significativo.
Ahora que ya conoces la importancia del plan de acogida y sus componentes esenciales para el éxito, es hora de que diseñes tu propio plan de acogida. Y para hacértelo fácil, te presentamos isEazy Engage, la app de onboarding para nuevos empleados que facilita el proceso de incorporación, mejorando la experiencia de tus empleados en cada etapa del camino. ¡Todo esto desde la palma de sus manos!
Nuestra app tiene para ofrecerte diversas funcionalidades, que van desde una fase de pre-onboarding, donde podrás ofrecer a tus empleados toda la documentación y orientación que necesitan antes de incorporarse. Hasta las fases de bienvenida, presentación, e incorporación a través de procesos que facilitarán su autonomía y productividad.
Tus empleados podrán comenzar a formarse en habilidades, procesos o productos a través de micro impactos formativos personalizados en su propio flujo de trabajo. Además, encontrarán toda la información necesaria para sus primeros días en un solo clic, así como canales de comunicación ágiles para mantenerse conectados donde quiera que estén. ¿Qué estás esperando para mejorar la experiencia de tus nuevos empleados? ¡Solicita una demo y comienza a disfrutar de sus ventajas!
Un buen plan de acogida es crucial para aumentar la productividad, mejorar la retención de empleados y fomentar su implicación con la empresa. Proporciona claridad sobre las expectativas desde el principio, reduciendo malentendidos y asegurando que los empleados contribuyan eficazmente. Además, facilita la creación de relaciones positivas en el equipo y un entorno laboral armonioso, lo que impacta directamente en la motivación y ayuda a reducir la rotación, especialmente en los primeros 45 días.
Un plan de acogida eficaz debe incluir algunos componentes clave: una bienvenida oficial para establecer un tono positivo; una presentación de la empresa, destacando su misión, visión y objetivos; la introducción al equipo de trabajo para fomentar el sentido de pertenencia; una descripción clara del puesto y expectativas para asegurar que el nuevo empleado entienda sus responsabilidades; la explicación de políticas y procedimientos internos; la introducción a sistemas y herramientas para garantizar productividad desde el inicio; y, finalmente, un programa de formación continua que ayude al desarrollo y adaptación del empleado a lo largo del tiempo.
Para personalizar un plan de acogida, es importante adaptar las fases del proceso a las características y responsabilidades de cada puesto. Implementar herramientas digitales, como aplicaciones de onboarding, permite ofrecer recursos y microimpactos formativos que se ajustan al flujo de trabajo individual, mejorando así la autonomía y la productividad. Esta personalización ayuda a facilitar la adaptación de los nuevos empleados y fomenta un ambiente laboral más positivo y comprometido.
Para mejorar tu estrategia de acogida, prueba isEazy Engage y transforma la experiencia de onboarding de tus nuevos colaboradores.
Un plan de acogida digital permite automatizar y estandarizar procesos, ofreciendo una experiencia más ágil y accesible para los empleados. Entre sus beneficios destacan la flexibilidad de acceso, el seguimiento en tiempo real del progreso y la posibilidad de incluir elementos interactivos y gamificados que mejoran el compromiso del nuevo empleado. Además, es más fácil actualizar y escalar según el crecimiento de la empresa.
Solo el 12 % de los trabajadores están contentos con su proceso de onboarding
Evita la frustración de los primeros días y lleva el engagement, productividad y retención al siguiente nivel con una app de onboarding
Lleva tu onboarding al siguiente nivel con isEazy Engage
Descubre cómo formar, comunicar y acompañar a tus profesionales desde el primer día ¡Donde quiera que estén!
Solicita una demoSolo el 12 % de los trabajadores están contentos con su proceso de onboarding
Evita la frustración de los primeros días y lleva el engagement, productividad y retención al siguiente nivel con una app de onboarding
Diseña y comparte tus propios contenidos formativos.
Cursos e-learning que enamoran, ¡en tiempo récord!
Un nuevo concepto de plataforma de formación online.
El catálogo más completo para la formación de tu equipo.
La app de formación para frontline workers.
Una app con la que tu equipo no querrá dejar de aprender.
App de sostenibilidad con gran catálogo de cursos online.
