Plan de onboarding para empresas: crea experiencias transformadoras para tus nuevos empleados

En muchas empresas, el proceso de onboarding de nuevos empleados puede resultar una experiencia abrumadora, tanto para el equipo como para el recién llegado. Problemas como la falta de claridad en la asignación de tareas, una formación inicial pobre, o la falta de conexión con la cultura de la empresa, pueden desencadenar altos niveles de estrés y resultar en una fuga importante de talento. De hecho, una encuesta realizada por Headway reveló que el 75% de los profesionales no tiene un buen recuerdo de su fase de incorporación.

Al implementar un onboarding efectivo, podrás guiar a tus nuevos empleados a través de la transición hacia su nuevo rol, estableciendo las bases para que tengan éxito y fomentando una mayor retención del talento. ¿No sabes por dónde empezar? A continuación, hemos preparado para ti una guía completa para un proceso de onboarding efectivo, para que tus empleados se sientan bienvenidos y comprometidos desde el primer día.

1. ¿Qué es el onboarding o plan de acogida para nuevos empleados?

El término onboarding significa abordar, y, en el ámbito laboral, se refiere al proceso de recibir o acoger a los nuevos empleados de forma que se sientan bienvenidos, comprendan sus funciones, responsabilidades y puedan comenzar a trabajar de manera productiva lo antes posible.

Así, un proceso de onboarding consiste en una serie de actividades y recursos diseñados para ayudar a los nuevos trabajadores a integrarse y adaptarse rápidamente a su nuevo entorno laboral y rol dentro de la empresa.

2. ¿Para qué sirve un plan de acogida?

Un plan de acogida, u onboarding, sirve como un puente entre la incorporación de un nuevo empleado y su integración completa en la empresa. Sus principales funcionalidades son:

• Orientar sobre tareas y responsabilidades
• Establecer las expectativas del puesto.
• Presentar al equipo y a los líderes.
• Brindar formación específica.
• Introducir la cultura organizacional.

3. Ventajas de contar con un plan de acogida efectivo

Las organizaciones que ofrecen un proceso onboarding efectivo son capaces de aumentar sus tasas de retención hasta en un 82% y su productividad hasta en un 70%, según un artículo de G2. Además, el 69% de los empleados que pasan por un buen proceso de onboarding, tienen más probabilidades de permanecer en una empresa durante los próximos 3 años.

Pero un plan de onboarding positivo no solo tiene beneficios para la empresa, sino también para el colaborador. Estas son algunas de las más importantes:

Beneficios del plan de onboarding para la empresa

• Aumenta la eficiencia y mejora el rendimiento del empleado: cuando el colaborador tiene toda la información necesaria para realizar su trabajo, repercute de manera positiva en su eficiencia, rendimiento y motivación.
• Aumenta la fidelidad y disminuye la tasa de rotación: Mientras más motivados y felices estén los empleados, menos fuga de talento habrá en una empresa. Pasar por un proceso de incorporación fluido, completo y positivo aumenta la fidelidad de los empleados, y al hacerlo se reduce considerablemente la tasa de rotación.
• Refuerza el compromiso del empleado con la empresa: a través de un buen plan de acogida, se le informa a los nuevos empleados el nivel de implicación que siente la organización hacia cada uno de sus profesionales. Y es que no solo se trata de acompañarles y guiarles en sus primeros días, sino de integrarles y conseguir que desarrollen un sentido de pertenencia.
• Integra al trabajador a la cultura corporativa: un plan de acogida efectivo integra al nuevo empleado a la cultura corporativa de la empresa, lo cual a su vez ayuda a agilizar procesos, mejora el ambiente laboral, incrementa el compromiso de los empleados y favorece la autonomía.

Beneficios del plan de onboarding para los nuevos empleados

• Brinda una adaptación más fluida, rápida y controlada: Un onboarding efectivo disminuye la sensación de no saber por dónde comenzar que sienten los nuevos empleados. Ofrece toda la información o datos necesarios para ese primer día: ubicación de la oficina, responsables, normas de seguridad y protocolos de la empresa.
• Ofrece claridad en las expectativas: el onboarding proporciona una comprensión clara de las expectativas del rol y los objetivos de la empresa, estableciendo las bases para un desempeño exitoso. Es decir, permite al nuevo empleado conocer qué se espera de él.
• Mejora las relaciones entre compañeros: al conectar a los nuevos empleados con otros compañeros y líderes durante el onboarding, se establecen relaciones laborales positivas desde el principio. Esto no solo fomenta la colaboración, sino que también crea un entorno de trabajo más amigable y acogedor.
• Reduce la ansiedad de los primeros días: Al proporcionar información detallada, apoyo y una estructura clara durante el onboarding, se reduce la ansiedad asociada con un nuevo trabajo. Los empleados se sienten más seguros y preparados para enfrentar los desafíos que puedan surgir en sus roles.

4. Elementos y etapas clave para un proceso onboarding exitoso

Aunque no hay un marco único a la hora de realizar un proceso onboarding, existen ciertos elementos que pueden hacer la diferencia para lograr un onboarding exitoso. En otro artículo te contamos las cuatro C´s para un onboarding online efectivo, ahora te contaremos las etapas clave que debes incorporar en tu programa.

Si bien lo ideal es que cuando tus colaboradores lleguen el primer día ya tengan una idea bastante clara sobre la empresa, existen algunas pautas que seguro desconocen y con las que deben familiarizarse. Para lograrlo de la manera más natural y sencilla, es necesario estructurar tu programa siguiendo estas etapas de un plan de onboarding:

1. Bienvenida y presentación de la empresa

Esta primera etapa abarca la presentación de la empresa, el departamento y el equipo al cual pasará a formar parte. También puede incluir una visita guiada, por las instalaciones, así como toda la información que pueda necesitar. Desde el código de vestimenta, reglamentos, espacios que puede utilizar, métodos de trabajo, hasta dónde puede aparcar.

2. Formación en el flujo de trabajo

La siguiente etapa del proceso es la formación inicial. Durante ella se proporciona al nuevo empleado toda la información y habilidades necesarias para desempeñar su trabajo. Esto puede incluir sesiones de formación, tutoriales, materiales de referencia o cualquier otro recurso relevante que ayude al nuevo empleado a desempeñar su trabajo.

3. Asignación de responsabilidades y tareas

Una vez completada la formación inicial, se procede a asignar responsabilidad y tareas al nuevo empleado. En esta etapa debes definir con claridad cuáles son las funciones y objetivos del puesto, así como establecer ciertas expectativas de desempeño. No te olvides que la asignación de tareas debe ser un proceso gradual, donde el empleado pueda realizar preguntas y solicitar apoyo o guía si lo necesita.

4. Integración con el equipo y la cultura organizacional

La integración con el equipo y la cultura organizacional es otra de las etapas clave de cualquier proceso onboarding. En ella se fomenta la interacción y la colaboración con otros miembros del equipo, también se promueve la participación del empleado en actividades de la empresa, reuniones o eventos que le ayuden a desarrollar un sentido de pertenencia.

5. Cómo crear un plan de acogida eficaz paso a paso

Es importante tener claro que los objetivos de un plan de acogida para nuevos empleados son reforzar la imagen de la empresa, facilitar la integración al equipo y ayudarles a que puedan empezar cuanto antes a desarrollar sus funciones. Pero, ¿cómo se logran estos objetivos? Hemos desarrollado 3 pasos para que pongas en marcha tu plan de acogida cuanto antes:

1. Definir las fases del plan de acogida

Como hemos visto, el plan de acogida debe contar con al menos tres fases bien definidas para ser éxitoso:

• La primera fase es la bienvenida o la entrega del welcome pack que integra toda la información necesaria sobre la cultura corporativa de la empresa, información general sobre políticas o normas, objetivos de la organización, datos importantes sobre su puesto y organigrama.
• En la segunda fase el empleado pasa a conocer a todos los empleados de la empresa o, dependiendo de las dimensiones de la organización, a sus compañeros de departamento.
• La tercera fase es en la cual el profesional comenzará a recibir ayuda en sus primeras tareas con la asistencia de sus supervisores o compañeros.

2. Preparar la estructura del plan de acogida

El siguiente paso es prepaprar la información que se le debe proporcionar a todos los nuevos empleados al comenzar. Habitualmente se trata del welcome pack e incluye:

• Información general

Esta es la parte que sirve para todos los trabajadores nuevos de la empresa, desde el departamento de ventas, hasta el de atención al cliente o recursos humanos. En esta parte de la estructura se incluyen datos generales como la historia de la empresa, en qué fecha se creó, quienes son sus fundadores, a qué actividades se dedican y sobre todo, los valores por los cuales se rigen.

También incluye un organigrama que muestre los diferentes departamentos y sus funciones, así como las normas, políticas y procedimientos de actuación en los diferentes escenarios que puedan ocurrir.

• Información específica del puesto

Esta parte de la estructura es específica respecto a la actividad que desarrollará el empleado. Incluye un organigrama del departamento con sus encargados y funciones, la descripción de las tareas que va a realizar el nuevo empleado con los objetivos claramente señalados y la manera en la que deberá alcanzarlos. También incluye los números de contacto necesarios, direcciones de correo electrónico, intranet y programas informáticos con los que trabaja la empresa, así como contraseñas y usuarios.

• Plan de formación

Por último, la estructura debe incluir también información sobre las opciones de crecimiento y desarrollo que tendrá el profesional dentro de la empresa. Es decir, las opciones de formación ofrecidas, los programas de promoción interna y toda la información sobre las evaluaciones de rendimiento.

3. Implementación del plan de acogida y recibir al nuevo profesional

Por último, es importante que prepares todo lo necesario para recibir al nuevo profesional y que comience su plan de onboarding con éxito:

• Preparar al empleado para su nuevo cargo, asegurándote de que cuente con el material adecuado, ordenador, claves de acceso, manuales o cualquier elemento que le ayude a comenzar a cumplir con sus tareas.
• Mostrarle su lugar de trabajo, lo cual implica realizar un recorrido por la oficina o las zonas más importantes de la empresa, asegurándose de que conozca dónde se encuentran los puestos de trabajo de sus compañeros, el departamento de recursos humanos, su responsable directo, los aseos, cafetería y demás zonas. Para los procesos de tele onboarding también existen protocolos que puedes seguir para proporcionar una buena acogida.
• Informarle sobre sus responsabilidades o tareas semanales o mensuales, así como las herramientas y métodos que se utilizan en la empresa para planificar y realizar procesos. Por ejemplo, si contratamos a un responsable de redes sociales, es necesario informarle sobre la periodicidad de las publicaciones, el manual de protocolo y estilo, y las redes y contraseñas necesarias para ello.

6. Herramientas y recursos para optimizar el onboarding

Otros de los aspectos clave de cualquier programa onboarding exitoso son las herramientas y recursos que faciliten y optimicen la experiencia del nuevo empleado. Dos de los más importantes son:

Documentación y materiales de referencia

Se trata de información fundamental y relevante sobre la empresa. Esto puede incluir manuales de bienvenida, guía de orientación, descripción del puesto de trabajo o políticas de la empresa. Lo importante es que a través de ellos el empleado obtenga una visión general de la organización.

Plataformas y sistemas de gestión del proceso onboarding

El uso de plataformas o sistemas de gestión del proceso onboarding es una práctica cada vez más común en las empresas. Se trata de herramientas digitales que proporcionan un enfoque estructurado y eficiente para administrar y llevar un seguimiento del proceso de integración del nuevo empleado.

Estos sistemas pueden incluir características útiles como listas de verificación, automatización de tareas, seguimiento del progreso y evaluaciones. Así como también funcionalidades que faciliten la comunicación, la colaboración y la centralización de la información.

7. Cómo fidelizar el talento a través del onboarding continuo

El onboarding continuo emerge como una poderosa estrategia para mantener a los empleados comprometidos y motivados a largo plazo. ¿De qué se trata? La clave del onboarding continuo radica en ir más allá de su fase inicial. Implementar programas continuos de desarrollo profesional asegura que los empleados no solo se integren eficazmente, sino que también encuentren oportunidades para crecer y evolucionar en su carrera dentro de la empresa.

En este proceso, la personalización juega un papel crucial. Ofrecer mentorías adaptadas a las necesidades individuales de los empleados les brinda orientación específica, fortaleciendo su conexión emocional con la organización. Asimismo, proporcionar acceso a programas de aprendizaje continuo fomenta un ambiente de constante desarrollo, manteniendo a los empleados involucrados y dispuestos a contribuir a largo plazo.

8. Métricas y evaluación del éxito del onboarding

Ahora ya sabes cómo implementar un plan de onboarding en una empresa, pero ¿cómo evaluar su impacto? ¿Cómo saber si tuvo éxito? La clave está en la implementación de un sistema de seguimiento integral que abarque todas las etapas del proyecto.

Esto implica no solo rastrear cada etapa del onboarding, sino también fortalecer el aprendizaje de los nuevos colaboradores mediante técnicas como gamificación, actividades de refuerzo y evaluaciones periódicas, garantizando así un proceso de incorporación eficaz y un impacto duradero en el desarrollo profesional de los empleados.

En conclusión, para optimizar tu proceso de onboarding es fundamental contar con las herramientas adecuadas. Y tenemos una buena noticia: isEazy Engage es la solución perfecta para lograrlo. Nuestra innovadora app te permitirá crear y gestionar fácilmente tu proceso onboarding de principio a fin.

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