Las 4 C`s para un onboarding online efectivo

¿Sabías que siete de cada diez profesionales no tienen un buen recuerdo de su fase de aterrizaje en la empresa? La incorporación de nuevos empleados con una idea clara de sus funciones es la base del éxito de toda nueva incorporación. Sin embargo, esta tarea resulta todavía más importante (y compleja) cuando el plan de acogida debe llevarse a cabo en puestos de trabajo remotos. 

Hoy en día, la mayoría de los procesos de formación son completamente digitales. Con el teletrabajo consolidado como una práctica habitual, tanto empresas como empleados han perfeccionado sus dinámicas para adaptarse eficientemente a estos nuevos entornos.  

Pero ¿cómo garantizar una experiencia de onboarding que sea memorable y efectiva en un contexto digital? Aquí es donde entran en juego las 4 C’s: comunicación, claridad, conexión y compromiso, cuatro pilares clave para estructurar un proceso de bienvenida que no solo informe, sino que también involucre y motive a los nuevos empleados remotos desde el primer día, sin importar dónde se encuentren. 

¿Qué es el onboarding online y por qué es esencial? 

Hacer que tus nuevos empleados comprendan cómo funciona la organización es fundamental para darles confianza y retenerlos a largo plazo. Por eso es tan importante sentar una base sólida y darles las herramientas que necesitan para incorporarse a su nuevo puesto de trabajo. En este principio se basa el concepto de onboarding.  

Un onboarding online es la versión digital de este proceso, donde los nuevos empleados reciben toda la formación, documentación y recursos a través de plataformas digitales, independientemente de su ubicación física. Este enfoque es fundamental para facilitar su integración, mejorar su experiencia y potenciar la productividad y el compromiso desde el primer día.  

¿Onboarding con 4 C’s? 

El principal reto de los procesos de onboarding online es conseguir que una plantilla virtual sea capaz de desarrollar una conexión con su equipo, se sienta cómodo en su nuevo puesto laboral y además logre entender en profundidad la cultura organizacional, sus responsabilidades y las expectativas del rol que desempeñará. Para ello la regla de las 4 C’s te dará las claves para establecer un proceso de onboarding online, igual de efectivo que cualquier proceso presencial. ¿Y en qué consiste?  

1. Conexión: creando lazos desde el primer día 

Desde el primer momento que decidas incorporar a alguien nuevo en tu equipo, deberás esforzarte por que se sienta uno más de la compañía. Una buena idea es llevar a cabo un proceso de pre-onboarding. Por ejemplo, puedes darles la bienvenida a través de redes sociales o enviar un email personalizado por parte del equipo directivo. Eso no solo demostrará tus valores como empresa, sino que hará que se sientan parte del equipo. 

2. Confianza: estableciendo una relación sólida 

Una vez estén dentro, céntrate en hacer crecer su confianza. ¿Cómo? Ayúdales a entender todos los procesos, tareas y objetivos de la compañía fácilmente a través de cursos de onboarding personalizados según su perfil, puesto o tareas. Mejor si en ellos incluyes recursos interactivos y multimedia que faciliten la comprensión del contenido y garanticen su aplicación al puesto de trabajo. 

3. Comunicación: clave para el éxito en el trabajo remoto 

Para combatir los nervios y ansiedad de los primeros días, demuéstrales que el resto del equipo está ahí. Una persona que acaba de empezar un trabajo puede sentirse vulnerable. Tener una comunicación fluida no solo con sus responsables, sino también con los compañeros, será de gran ayuda para que su incorporación vaya como la seda. Sin agobios y con toda la información clara. 

Preocúpate por cómo se están adaptando a la rutina o cómo podrías mejorar su experiencia remota. Con un simple email o una videollamada basta. Utiliza herramientas que faciliten la comunicación y la organización… ¡y que permitan poner cara a los recién llegados! 

4. Contribución: potenciando el impacto de los nuevos empleados 

Tu programa de onboarding no tiene por qué ser un proceso estanco. De hecho, deberías tenerlo en constante revisión para mejorar procedimientos y adaptarte mejor a las necesidades de tus nuevos empleados. ¿Qué te parecería que tus últimas incorporaciones contribuyesen a mejorarlo? Con las herramientas adecuadas puedes convertir a tus nuevos trabajadores en creadores de contenido e-learning, que servirán para formar a sus futuros compañeros, ¡mira que el UGC está muy de moda! 

Cómo crear un efecto ¡Wow! en tus nuevos empleados 

Con un buen programa de onboarding online ganan todos: la empresa y los empleados. Sin embargo, debes asegurarte de que tu plan transmita todo lo necesario para sumergir a tus nuevos profesionales en la cultura y filosofía de tu empresa. Ofrece una experiencia única que involucre a tus nuevos empleados con estos consejos:  

• Hazlo fácil y divertido: con estrategias de formación como la gamificación y el microlearning, puedes convertir formaciones aburridas en entrenamientos divertidos y motivadores.    
• Incluye mensajes claros, directos y atractivos: en un onboarding las ideas que transmitamos deben ser efectivas y fáciles de entender. Tenemos que conseguir minimizar esa confusión inicial que pueden sentir nuestros colaboradores. Dosifica la formación también para hacerla más digerible. 
• Personalízalo para cada perfil: si un colaborador percibe que su proceso de onboarding online está personalizado y se dirige a él personalmente, va a sentir que forma parte de algo. Así, se convierte en fundamental adaptar toda la documentación, formación y comunicación al tipo de perfil al que nos queramos dirigir.  
• Ofrece formación en cualquier momento y en cualquier lugar: prácticamente todo lo que hacemos pasa antes o después, por una pantalla. ¿Por qué no aprovecharnos? Hagamos que nuestros colaboradores tengan la posibilidad de consultar la información que les demos en cualquier momento y en cualquier lugar.  
• Mantén el contenido actualizado: es fundamental que el proceso de onboarding esté siempre a la última. No solo en cuanto a herramientas y procesos, también en cuanto a documentación. Esta será la mejor manera de conseguir que sea eficaz y evitaremos transmitir ideas obsoletas. 

Fases clave para un onboarding online efectivo  

Un onboarding bien estructurado no solo facilita la adaptación del nuevo empleado, sino que también garantiza que este se sienta informado y capacitado para cumplir con sus obligaciones de manera efectiva. Pero ¿sabes cómo estructurar este proceso?  Para ayudarte te invitamos a descargar nuestro whitepaper donde te contamos los elementos clave y las fases que debe tener un buen programa de onboarding online: 

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Cómo crear un plan de onboarding online efectivo

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Cómo identificar y superar el resentimiento laboral  

Durante el proceso de onboarding, entran muchas cosas en juego, entre ellas la posibilidad de que los empleados no se sientan bienvenidos o integrados, especialmente cuando se trata de empleados remotos. Por ello, es crucial estar atento a cualquier signo de resentimiento laboral. 

Este resentimiento puede surgir cuando los empleados sienten que sus expectativas no se cumplen o que no reciben el reconocimiento que esperan. Esto puede afectar su motivación y desempeño desde el principio. Para identificar el resentimiento, busca señales como falta de entusiasmo, comportamientos negativos o una integración lenta con el equipo.  

Superar este resentimiento implica una comunicación abierta, establecer expectativas claras desde el inicio y ofrecer apoyo continuo. Para profundizar en estrategias eficaces que te ayuden a identificar y reducir el resentimiento laboral, echa un vistazo a nuestro artículo completo donde encontrarás técnicas para asegurar que tus nuevos empleados se sientan valorados y motivados desde el primer día. 

Perspectivas y estadísticas de onboarding para 2025  

Las estadísticas nos muestran que los empleados que tienen buenas experiencias en sus primeros 90 días tienen hasta 10 veces más probabilidades de quedarse en una empresa. Esto significa que para lograr mayores tasas de éxito en sus procesos de onboarding las empresas deberán centrar sus esfuerzos en factores clave como la personalización, la planificación, las herramientas y la tecnología involucrada en este proceso.  

Echa un vistazo a nuestro artículo completo sobre perspectivas y estadísticas clave de onboarding, donde te contamos todo lo que necesitas saber para prepararte.  

Tendencias emergentes en el onboarding online 

Ahora bien, el onboarding está en constante evolución, y para 2025, ¡las cosas se pondrán aún más interesantes! Con nuevas tendencias y tecnologías en juego, y entendiendo cómo se sienten y lo que quieren los empleados con respecto a sus procesos de onboarding tendrás una ventaja para preparar a tus nuevos empleados de la mejor manera posible. Aquí te van algunas tendencias que debes considerar:  

• Experiencias de onboarding personalizadas: cada empleado es único, por lo que cada vez más empresas están optando por procesos de onboarding adaptados a las necesidades individuales. 
• Uso de tecnologías avanzadas: herramientas como app para empleados y la inteligencia artificial están pisando cada vez más fuerte, haciendo el proceso más interactivo y atractivo. 
• Integración de habilidades blandas: cada vez se está poniendo un mayor énfasis en desarrollar habilidades de comunicación y trabajo en equipo desde el principio, así que no pierdas de vista este dato.  

Uno de los ejemplos más claros sobre estas tendencias puede apreciarse en cómo el onboarding se está ajustando para la Generación Z. Esta generación tiene expectativas específicas sobre la flexibilidad y la tecnología en el lugar de trabajo. Para saber cómo adaptar el onboarding a estas nuevas expectativas y asegurarte de que tu proceso esté alineado con lo que buscan tus colaboradores más jóvenes, te invitamos a leer nuestro artículo sobre onboarding para la Generación Z. ¡Te damos claves prácticas para conectar con esta nueva ola de talento! 

Errores comunes en el onboarding online y cómo evitarlos  

A la hora de poner en marca tu proceso de onboarding online es posible cometer muchos errores. ¡No queremos que te pasen a ti! Por eso hemos recopilado los 4 errores más frecuentes en los procesos de onboarding online:  

1. Falta de preparación previa  

Es el error más común de todos y uno de los más caros. No contar con un plan de onboarding estructurado y detallado con las etapas y los recursos necesarios para guiar al nuevo empleado en su proceso de integración, puede hacer sentir a tu nuevo talento confundido y poco valorado. No dejes que tu empleado se siente solo detrás de una pantalla a leer información, planifica un proceso de onboarding interactivo, eficaz y que les motive desde el día uno.  

2. Sobrecargar a los nuevos empleados con información 

Un proceso de onboarding ya de por sí puede parecer abrumador para los nuevos empleados, especialmente cuando se trata de una empresa con diferentes líneas de negocio o productos y sin tener un compañero en el asiento de al lado que te pueda guiar. Ante esta inevitable ola de información, las empresas deben velar por ofrecer una comunicación lo más clara posible, focalizada, priorizada y estructurada de modo que no se sature al nuevo empleado con datos que tal vez no le serán de utilidad y que generarán más dudas.  

3. No personalizar la experiencia de onboarding  

Tus empleados son únicos y, por ende, sus procesos de onboarding deben estar adaptados en la medida de lo posible a cada rol y necesidades individuales. Para planificar la integración online efectiva, toma en cuenta su experiencia previa, habilidades y expectativas.  

4. No dar seguimiento adecuado después del onboarding inicial  

Terminó el onboarding, quiere decir que ya puedes dejar que tu nuevo empleado vaya por libre. ¡No! Es vital brindar un seguimiento continuo durante los primeros meses de trabajo, lo que implica, ofrecer retroalimentación, apoyo, mentorías y actividades de integración que mantengan motivado al nuevo talento.  

¿Y cómo podemos lograrlo de manera online? Utiliza herramientas que te permitan estar en constante comunicación con tus empleados, donde puedan acceder a todo conocimiento, formación y tareas y se sientan acompañados durante todo el proceso. Se nos ocurren un par de ellas, te las contamos a continuación.  

Herramientas esenciales para un onboarding online exitoso 

Para que tu proceso de onboarding online sea realmente efectivo, es crucial contar con las herramientas adecuadas. Aquí te dejamos algunas imprescindibles que pueden marcar la diferencia: 

• Plataformas de gestión de aprendizaje (LMS): estas plataformas son de gran utilidad para el onboarding digital. Permiten gestionar, seguir y medir el progreso del aprendizaje de tus nuevos empleados de manera organizada y flexible. 
• Software de comunicación y colaboración: mantener a tus nuevos empleados conectados con su equipo es fundamental. Herramientas como Slack, Microsoft Teams o Zoom facilitan la comunicación fluida y el trabajo en equipo, independientemente de dónde se encuentren. 
• Herramientas de gestión de tareas: es importante que como empresa puedas agilizar procesos como la asignación, ejecución y supervisión de tareas, y una herramienta de gestión es un gran aliado para conseguirlo. 
• Recursos de gamificación: incorporar elementos de juego en el proceso de onboarding no solo hace que la experiencia sea más divertida, sino que también aumenta la participación y el compromiso de los empleados.  

¿Y si pudieras tenerlo todo en una sola app? 

Imagina poder centralizar todas las herramientas esenciales para un onboarding online exitoso en una única plataforma. Con isEazy Engage, esto es una realidad. Nuestra app integra todas las funcionalidades que necesitas para ofrecer una experiencia de incorporación fluida y efectiva:  

• Facilita la administración del aprendizaje, permitiendo gestionar, seguir y evaluar el progreso de tus nuevos empleados de manera sencilla y eficiente. 
• Mantén a tu equipo conectado con herramientas integradas de comunicación que favorecen el trabajo en equipo, sin importar la ubicación. 
• Agiliza la asignación y seguimiento de tareas con una interfaz intuitiva que te ayuda a mantener todo bajo control y evitar retrasos. 
• Enriquece el proceso de onboarding con elementos de juego que no solo hacen que la experiencia sea más divertida, sino que también fomentan un mayor compromiso y participación. 
• Ofrece todo el conocimiento a tus nuevos empleados. Manuales, video tutoriales, catálogos de productos y más.  

Con isEazy Engage, no solo simplificas la gestión del onboarding, sino que también optimizas la experiencia de tus nuevos empleados desde el primer día. Todo lo que necesitas, en una sola app. ¡Solicita una demo y descubre cómo podemos transformar tu proceso de onboarding online! 

CONTENIDO CREADO POR:

Elizabeth Aguiar Chacón

Content Marketing Specialist at isEazy