En el plano laboral actual, las empresas comprenden cada vez más la importancia de un proceso de integración efectivo para sus nuevos empleados. A este proceso se le conoce como plan de acogida, y se trata de una etapa crucial donde se construye una conexión entre la organización y el empleado, sentando las bases para un futuro próspero en conjunto.
Un plan de acogida exitoso no solo fomenta una rápida adaptación del talento, sino que contribuye de manera significativa a la retención del personal, y al aumento de la productividad. Pero para ello, se requiere una estrategia muy bien trazada, que abarque diversas fases cuidadosamente planificadas y coordinadas. Y en este artículo vamos a explorar esas fases clave para un plan de acogida exitoso que te ayude a llevar a tu organización al siguiente nivel.
¿Qué es un plan de acogida?
Un plan de acogida, también conocido como proceso de onboarding o incorporación, es una estrategia que tiene como objetivo facilitar la integración de los nuevos empleados en una organización. Dicha estrategia está conformada por diferentes fases, en las cuales se desarrollan un conjunto de actividades o acciones diseñadas para recibir, orientar y formar a los nuevos empleados, con el propósito de hacerlos sentir bienvenidos, informados y preparados para cumplir con sus funciones.
A diferencia de lo que muchos piensan, un plan de acogida va más allá de simplemente presentar a los nuevos empleados y a sus compañeros, o mostrarles las instalaciones. Abarca un periodo de tiempo que puede ir desde antes del primer día de trabajo del empleado, hasta sus primeros meses dentro de la empresa. También incluye la entrega de información relevante sobre la empresa, la provisión de herramientas y recursos necesarios para desempeñar sus funciones e información sobre la cultura y valores de la organización.
¿Cuáles son las fases de un plan de acogida?
El objetivo fundamental de un plan de acogida es crear una experiencia positiva para el nuevo empleado, que minimice la incertidumbre y reduzca el tiempo de adaptación. De hecho, es más probable que el 69% de los empleados se queden durante al menos 3 años después de una buena experiencia de incorporación. Pero estos resultados solo se obtienen de un plan estructurado en fases. Cada fase cumple con un propósito específico y contribuye a la integración del profesional a la empresa. A continuación, te presentamos las fases de un plan de acogida exitoso:
Fase 1: Preparación
La fase de preparación involucra todos los aspectos que la empresa debe tener en cuenta antes de la llegada del nuevo empleado. Esto implica preparar su espacio de trabajo, equipos y herramientas necesarias, y también informar a los demás miembros del equipo sobre su llegada.
Se trata de una fase previa al primer día de incorporación del empleado, por lo cual, el responsable de la acogida debe asegurarse de fijar las entrevistas o encuentros que tendrá el nuevo empleado en su primer día.
Fase 2: Incorporación o integración
En esta etapa se da la bienvenida al nuevo empleado, teniendo lugar las entrevistas importantes que se planificaron con anterioridad. Como, por ejemplo, con el jefe del departamento, quien describirá sus funciones, le presentará a sus compañeros, mostrará las instalaciones y le pondrá en contacto con otros departamentos de interés como, por ejemplo, RRHH o los responsables de prevención de riesgos laborales.
Aunque todas las fases son clave, esta es especialmente importante, ya que la primera impresión es esencial para que el nuevo empleado se sienta valorado desde el inicio. Es en esta etapa también, donde se resuelven las dudas iniciales del nuevo talento, así como también se le proporciona una visión general de la empresa, sus valores, misión y cultura.
Fase 3: Inducción
Una formación sólida es esencial para que el empleado pueda comenzar a desempeñar sus funciones de manera efectiva. Es por ello que esta fase es ideal para involucrarle en proyectos de colaboración, reuniones y cualquier tipo de formación específica sobre las tareas y responsabilidades que tendrá a su cargo. El empleado aprenderá en esta fase sobre procesos y herramientas que utilizará en su trabajo diario, así como cualquier otro recurso relevante que le ayude a cumplir con sus objetivos.
Fase 4: Seguimiento
Es crucial mantener un seguimiento cercano del progreso del nuevo empleado, y proporcionar retroalimentación constante para ayudarlo a crecer y ajustarse a su nuevo rol. Esto debe incluir reuniones periódicas con su supervisor, donde podrá expresar sus inquietudes o necesidades.
¿Qué timmings deben seguir las fases de un plan de acogida?
Aunque los procesos de incorporación son únicos para cada empresa, hay algo muy claro: para desarrollar una estrategia de incorporación efectiva se necesita tiempo y esfuerzo. Aun así, solo el 37% de las empresas dicen que sus planes de acogida duran más de 30 días. Y aquí surge la pregunta: ¿Cuánto debe durar el proceso de incorporación?
Los expertos aseguran que este debe durar entre tres y seis meses, sin embargo, alrededor del 15% de las empresas continúan con su plan de acogida pasados los seis meses y las investigaciones apuntan a que es posible mejorar la satisfacción laboral extendiendo la incorporación durante el primer año de empleo. Así que a continuación te proporcionamos un cronograma que puedes utilizar como punto de partida para elaborar tu plan de acogida adaptándolo a la cultura y objetivos de tu organización:
Antes del primer día
Esta etapa es conocida como pre onboarding y comienza desde que el empleado firma el contrato con la empresa. En ella se suelen facilitar datos como credenciales, códigos de vestimenta, manuales, mapas o cualquier dato de interés.
El primer día
En este primer día se lleva a cabo la bienvenida, presentaciones, visita de las instalaciones, entrega de equipos, entrevistas y se termina con cualquier papeleo pendiente.
Primera semana
Es en este periodo en el cual el nuevo empleado pasa por un periodo de formación que le prepara para comenzar a trabajar. Sin importar qué método de formación utilices, asegúrate de que se brinde el apoyo y la comunicación adecuados para que se sienta cómodo. Al mismo tiempo, evita las sobrecargas de información y ofrece retroalimentación.
Primer mes
En este periodo el empleado comienza a familiarizarse con la cultura empresarial. También ha tenido la oportunidad de recibir formación y de comenzar a cumplir con algunas de sus funciones. Por lo cual es el mejor momento para revisar su progreso en materia de formación y participación en proyectos, así como invitarle a formar parte de eventos sociales o actividades que fortalezcan su integración.
Tercer mes
El tercer mes es perfecto para realizar la primera evaluación formal de desempeño. Para este momento, el empleado habrá comenzado a participar en proyectos más complejos y tendrá una mayor autonomía en las tareas asignadas. Recuerda que la retroalimentación positiva es vital para que siga adaptándose.
Entre el sexto mes y el primer año
Los empleados deben seguir formándose y desarrollando habilidades a lo largo de este periodo, lo cual les permitirá tener una mayor autonomía en la toma de decisiones. Pasado este tiempo, es hora de realizar una evaluación general de su rendimiento y logros del primer año, así como tener una discusión sobre su progreso y futuro dentro de la organización. También es un buen momento para definir nuevos objetivos y abrir las puertas a nuevas oportunidades de crecimiento y desarrollo profesional.
Es importante tener en cuenta que el timming perfecto no existe y que cada empresa debe adaptar a las necesidades de sus empleados y su organización. Pero si algo es cierto, es que la clave para alcanzar el éxito en tu plan de acogida es establecer objetivos y ayudar a los empleados a lograrlos a través de oportunidades de desarrollo.
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