Preboarding: el inicio del éxito en la incorporación 

En el mundo corporativo actual, la experiencia del empleado comienza antes del primer día de trabajo. Este concepto es la base del preboarding, un paso esencial en el proceso de incorporación de nuevos empleados. Aunque a menudo se habla de onboarding, el preboarding ha ganado protagonismo por su capacidad para preparar a los empleados y mejorar significativamente su experiencia desde el momento de la contratación. A continuación, exploraremos qué es el preboarding y cómo contribuye al éxito de la organización.

¿Qué es el preboarding y por qué es fundamental en la experiencia del empleado?

El preboarding se refiere al período de preparación que se produce entre la contratación de un nuevo empleado y su primer día de trabajo. Esta etapa es crucial para que el empleado inicie su viaje de forma optimizada y alineada con la cultura y las expectativas de la empresa.

Durante el preboarding, la empresa ofrece información valiosa sobre los procesos internos, las herramientas que se utilizarán e incluso la cultura organizacional. Además, este proceso promueve el compromiso de los empleados con el equipo y facilita una transición más fluida en el momento de su integración.

Preboarding vs. onboarding: diferencias y cómo combinarlas para un proceso eficaz

Si bien los términos pre-incorporación e incorporación u onboarding a menudo se confunden, tienen roles distintos y complementarios en el proceso de incorporación de nuevos empleados.

• Preboarding: es el periodo previo al primer día de trabajo, centrándose en preparar al nuevo empleado con la información y herramientas necesarias para su llegada.
• Incorporación: la incorporación, por otro lado, comienza el primer día de trabajo e implica el proceso formal de incorporación, como la formación, las presentaciones y el seguimiento continuo del nuevo empleado.

Cómo combinarlos para un proceso efectivo

Planificación anticipada

El proceso de preboarding debe planificarse cuidadosamente para garantizar que la experiencia de incorporación sea fluida. Proporcionar toda la información necesaria antes del primer día ayuda a minimizar el tiempo dedicado a las tareas administrativas durante la incorporación.

Transición suave 

Al combinar el preboarding y la incorporación, las empresas pueden crear una transición más eficiente. Los conocimientos previos adquiridos durante el preboarding permiten al empleado disfrutar mejor del contenido del onboarding, centrándose en tareas más estratégicas desde el principio.

Compromiso continuo

Durante la incorporación, el empleado debe seguir comprometido con la cultura y los valores de la empresa. El preboarding ya sienta las bases de este compromiso, lo que hace que la incorporación sea más eficaz.

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Beneficios de la preboarding para retener y comprometer a los nuevos empleados

Invertir en un proceso estructurado de preboarding no solo mejora la experiencia del nuevo empleado, sino que también tiene un impacto directo en la retención del talento y el compromiso del equipo. Las empresas que preparan a sus empleados antes de su primer día de trabajo aumentan las posibilidades de mantenerlos motivados y comprometidos a largo plazo.

A continuación, destacamos los principales beneficios del preboarding y cómo puede transformar el onboarding de nuevos empleados.

Reduce la incertidumbre y mejora la primera impresión

El primer contacto con la empresa define la percepción que el nuevo empleado tiene de su trayectoria profesional. El preboarding ayuda a eliminar las dudas comunes incluso antes de que comience el trabajo al proporcionar información esencial como:

• Procesos internos y políticas de la empresa.
• Herramientas y plataformas que se utilizarán.
• Expectativas sobre el rol del empleado en el equipo.

Refuerza la cultura corporativa desde el primer día

Una cultura organizacional sólida y bien comunicada desde el principio tiene un impacto directo en la retención del talento. El preboarding permite a los empleados conocer los valores, la misión y la visión de la empresa incluso antes de empezar a trabajar.

A través de vídeos institucionales, materiales interactivos y mensajes de bienvenida, las empresas pueden transmitir su identidad y crear un sentido de pertenencia desde el primer momento. Esto evita desajustes culturales y hace que la adaptación sea más fluida.

Acelera la productividad con formación temprana

El periodo de adaptación de un nuevo empleado puede reducirse considerablemente cuando recibe formación y materiales antes de su primer día. Durante la pre-incorporación, las empresas pueden proporcionar contenido como:

• Guías y tutoriales sobre herramientas y software.
• Formación inicial sobre procesos internos.
• Simulaciones o casos prácticos para la inmersión en el nuevo rol.

Mejora la conexión con el equipo y la motivación inicial

Comenzar un nuevo trabajo puede ser un desafío, especialmente en entornos remotos o híbridos. El preboarding te ayuda a crear vínculos incluso antes del primer día a través de:

• Presentaciones virtuales de equipos.
• Mensajes de bienvenida personalizados.
• Reuniones informales o charlas con colegas.

Fases clave del preboarding: qué hacer antes del primer día

La incorporación previa efectiva no ocurre por accidente. Para conseguir que el nuevo empleado tenga una experiencia fluida y positiva desde el momento de la contratación, es fundamental estructurar esta etapa en fases bien definidas.

A continuación, te explicamos los principales momentos del preboarding y cómo cada uno de ellos contribuye a un inicio de viaje más suave y productivo.

De la oferta a la aceptación: primeros pasos del preboarding

El preboarding comienza en el instante en que un candidato acepta la oferta de trabajo. Esta fase es crucial para establecer una base sólida y garantizar que el nuevo empleado se sienta valorado y seguro de su elección.

Comunicación antes de la salida: crear una conexión con el equipo

Antes del primer día de trabajo, el nuevo empleado puede sentirse ansioso por su futuro entorno y colegas. Mantener una comunicación activa durante este período ayuda a fortalecer la conexión con el equipo y la cultura de la empresa.

Formación inicial y acceso a recursos esenciales

Asegurar que el nuevo empleado tenga acceso a la información y a las herramientas antes del primer día, acelera su adaptación y mejora su productividad. Además, evita la sobrecarga de información en los primeros días de trabajo.

Últimos pasos antes del primer día: expectativas y acogida

En los días previos a la llegada oficial del nuevo empleado, es importante reforzar las expectativas y asegurarse de que todo esté listo para su recepción.

Cómo diseñar un proceso de preboarding efectivo con isEazy Engage

Un preboarding eficiente requiere organización, comunicación y un fácil acceso a la información esencial. Con isEazy Engage, las empresas pueden transformar este paso inicial en una experiencia digital interactiva y atractiva, asegurando que los nuevos empleados lleguen al primer día totalmente preparados y motivados.

Digitaliza el preboarding con una plataforma interactiva

La tecnología juega un papel esencial en la incorporación de nuevos talentos, especialmente en equipos distribuidos o modelos de trabajo híbridos. Con isEazy Engage es posible crear un entorno digital en el que los empleados encuentren todo lo que necesitan para iniciar su viaje.

• Acceso móvil para consumir contenido desde cualquier lugar.
• Notificaciones push para recordatorios y actualizaciones importantes.
• Comunicación directa y ágil con gerentes y compañeros de equipo.

Personaliza la experiencia por puesto de trabajo y empresa

Cada empleado tiene necesidades específicas durante su incorporación. Con isEazy Engage, puedes crear rutas de pre-incorporación personalizadas según tu puesto de trabajo, sector o ubicación.

• Contenidos y formación adaptados a cada función.
• Mensajes de bienvenida personalizados del personal y la dirección.
• Itinerarios específicos para cada etapa del preboarding.

Facilitar la documentación y los trámites administrativos

Nada es más frustrante para un nuevo empleado que comenzar un trabajo lidiando con procesos burocráticos que consumen mucho tiempo. Con isEazy Engage, toda la parte de documentación se puede simplificar y centralizar en un solo espacio.

• Sube documentos directamente a la plataforma.
• Firma digitalmente para contratos y formularios.
• Acceso rápido a las políticas, guías y regulaciones de la empresa.

Gamificación y contenidos dinámicos para una mejor integración

Para que el preboarding sea más atractivo e interactivo, nuestra aplicación ofrece funcionalidades de gamificación, microaprendizaje y contenido multimedia.

• Microaprendizaje con vídeos, pódcast y cuestionarios rápidos.
• Gamificación para involucrar y recompensar la participación activa.
• Pruebas y retos para reforzar información esencial.

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El preboarding es la clave para una incorporación más eficiente y una experiencia diferenciada de los empleados. Con isEazy Engage, tu empresa puede crear un proceso dinámico, personalizado y sin complicaciones.

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