As 4 fases de um plano de onboarding bem-sucedido

No mercado de trabalho atual, as empresas entendem cada vez mais a importância de um processo de integração eficaz para seus novos funcionários. Esse processo é conhecido como plano de onboarding e é uma etapa crucial em que é construída uma conexão entre a organização e o funcionário, lançando as bases para um futuro próspero juntos.

Um plano de onboarding bem-sucedido não apenas incentiva a rápida adaptação de talentos, mas também contribui significativamente para a retenção de funcionários e o aumento da produtividade. Mas, para isso, é necessária uma estratégia muito bem definida, que engloba várias fases cuidadosamente planejadas e coordenadas. E neste artigo, vamos explorar essas fases-chave para um plano de integração bem-sucedido que ajuda você a levar sua organização para o próximo nível.

O que é um plano de onboarding?

Um plano de onboarding é uma estratégia que visa facilitar a integração de novos funcionários em uma organização. Essa estratégia é composta por diferentes fases, nas quais são desenvolvidas um conjunto de atividades ou ações destinadas a receber, orientar e treinar novos colaboradores, com o objetivo de fazê-los sentir-se acolhidos, informados e preparados para cumprir suas funções.

Ao contrário do que muitos pensam, um plano de onboarding vai além de simplesmente apresentar novos funcionários e seus colegas, ou mostrar-lhes as instalações. Abrange um período de tempo que pode variar desde antes do primeiro dia de trabalho do funcionário até seus primeiros meses na empresa. Inclui também a entrega de informações relevantes sobre a empresa, o fornecimento de ferramentas e recursos necessários para o desempenho de suas funções e informações sobre a cultura e os valores da organização.

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Quais são as fases de um plano de onboarding?

O objetivo fundamental de um plano de onboarding é criar uma experiência positiva para o novo funcionário, minimizando a incerteza e reduzindo o tempo de adaptação. Na verdade, 69% dos funcionários têm maior probabilidade de permanecer por pelo menos 3 anos após uma boa experiência de integração. Mas esses resultados só são obtidos a partir de um plano estruturado em fases. Cada fase cumpre um propósito específico e contribui para a integração do profissional na empresa. Aqui estão as fases de um plano de acolhimento bem-sucedido:

Fase 1: Preparação

A fase de preparação envolve todos os aspectos que a empresa deve levar em consideração antes da chegada do novo funcionário. Isso envolve preparar seu espaço de trabalho, equipamentos e ferramentas necessários e informar os outros membros da equipe sobre sua chegada.

Esta é uma fase anterior ao primeiro dia de incorporação do funcionário, portanto, o responsável pela recepção deve certificar-se de definir as entrevistas ou reuniões que o novo funcionário terá no primeiro dia.

Fase 2: Incorporação ou integração

Nesta fase, o novo colaborador é acolhido, realizando-se as importantes entrevistas que foram planeadas previamente. Como, por exemplo, com o chefe do departamento, que descreverá suas funções, as apresentará aos colegas, mostrará as instalações e as colocará em contato com outros departamentos de interesse, como RH ou responsáveis pela prevenção de riscos ocupacionais.

Embora todas as fases sejam fundamentais, esta é especialmente importante, pois a primeira impressão é essencial para que o novo funcionário se sinta valorizado desde o início. É também nesta fase que se resolvem as dúvidas iniciais do novo talento, bem como se dá uma visão geral da empresa, dos seus valores, missão e cultura.

Fase 3: Indução

Um treinamento sólido é essencial para que o colaborador possa começar a desempenhar suas funções de forma eficaz. É por isso que esta fase é ideal para envolvê-lo em projetos colaborativos, reuniões e qualquer tipo de treinamento específico sobre as tarefas e responsabilidades que você será responsável. O colaborador aprenderá nesta fase sobre os processos e ferramentas que utilizará no seu trabalho diário, bem como quaisquer outros recursos relevantes que o ajudem a atingir os seus objetivos.

Fase 4: Acompanhamento

É crucial ficar de olho no progresso do novo contratado e fornecer feedback constante para ajudá-lo a crescer e se ajustar à sua nova função. Isso deve incluir reuniões regulares com seu supervisor, onde você pode expressar suas preocupações ou necessidades.

Quais timmings devem seguir as fases de um plano de onboarding?

Embora os processos de onboarding sejam exclusivos para cada empresa, uma coisa é muito clara: desenvolver uma estratégia de integração eficaz leva tempo e esforço. Ainda assim, apenas 37% das empresas dizem que seus planos de adoção duram mais de 30 dias. E aqui surge a pergunta: quanto tempo deve demorar o processo de integração?

Especialistas dizem que deve durar entre três e seis meses, no entanto, cerca de 15% das empresas continuam com seu plano de integração após seis meses e pesquisas sugerem que é possível melhorar a satisfação no trabalho estendendo a incorporação durante o primeiro ano de emprego. Então, aqui está uma linha do tempo que você pode usar como ponto de partida para desenvolver seu plano de integração, adaptando-o à cultura e aos objetivos de sua organização:

Antes do primeiro dia

Essa etapa é conhecida como pré-onboarding e começa a partir do momento em que o colaborador assina o contrato com a empresa. Geralmente fornece informações como credenciais, códigos de vestimenta, manuais, mapas ou qualquer outra informação de interesse.

O primeiro dia

Neste primeiro dia, são concluídas as boas-vindas, apresentações, visita às instalações, entrega de equipamentos, entrevistas e qualquer documentação pendente.

Primeira semana

É nesse período que o novo colaborador passa por um período de treinamento que o prepara para começar a trabalhar. Não importa qual método de treinamento você use, certifique-se de que o suporte e a comunicação corretos sejam fornecidos para que eles se sintam confortáveis. Ao mesmo tempo, evita a sobrecarga de informações e oferece feedback.

Primeiro mês

Nesse período, o colaborador começa a se familiarizar com a cultura da empresa. Ele também teve a oportunidade de receber treinamento e começar a cumprir algumas de suas funções. Portanto, é o melhor momento para revisar seu progresso em termos de treinamento e participação em projetos, bem como convidá-los a fazer parte de eventos ou atividades sociais que fortaleçam sua integração.

Terceiro mês

O terceiro mês é perfeito para realizar a primeira avaliação formal de desempenho. A essa altura, o funcionário terá começado a participar de projetos mais complexos e terá maior autonomia nas tarefas atribuídas. Lembre-se de que o feedback positivo é vital para que eles continuem se adaptando.

Entre o sexto mês e o primeiro ano

Os colaboradores devem continuar a treinar e desenvolver competências ao longo deste período, o que lhes permitirá ter maior autonomia na tomada de decisões. Após esse período, é hora de realizar uma avaliação geral de seu desempenho e realizações desde o primeiro ano, bem como discutir seu progresso e futuro dentro da organização. É também um bom momento para definir novas metas e abrir as portas a novas oportunidades de crescimento e desenvolvimento profissional.

É importante ter em mente que não existe um timing perfeito e que cada empresa deve se adaptar às necessidades de seus funcionários e de sua organização. Mas se uma coisa é certa, é que a chave para o sucesso em seu plano de integração é definir metas e ajudar os funcionários a alcançá-las por meio de oportunidades de desenvolvimento.

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