OJT Training: Cómo Aplicar la Capacitación en el Puesto de Trabajo Eficazmente

La formación en el puesto de trabajo —también conocida como on-the-job training (OJT Training)— es el método más eficaz para que los empleados adquieran habilidades reales en el mismo entorno donde las van a aplicar. A diferencia de la formación teórica tradicional, el OJT combina práctica, contexto y feedback inmediato para acelerar el desarrollo profesional.

Qué es la formación en el puesto de trabajo y cómo funciona

La formación en el puesto de trabajo es una metodología práctica en la que los empleados adquieren habilidades y conocimientos directamente en el entorno laboral, a través de la experiencia y con los recursos y herramientas que utilizan a diario para cumplir sus funciones.

En lugar de depender de programas de formación externos o teóricos, los empleados aprenden de sus compañeros y superiores, observan situaciones reales y participan activamente en ellas. Esto les permite desarrollar habilidades específicas relacionadas con sus responsabilidades laborales.

Según el informe Workplace Learning Report 2024 de LinkedIn Learning, el 90% de las organizaciones reconoce que la retención del talento mejoraría si se invirtiera más en aprendizaje y desarrollo. El OJT es una de las palancas más directas para conseguirlo.

¿En qué situaciones es útil este tipo de formación?

La formación en el puesto de trabajo es ideal para conocer procesos o procedimientos específicos, aprender a manejar herramientas o maquinarias, y preparar al empleado para cumplir con su rol dentro de la empresa de manera autónoma y sin errores. También resulta especialmente útil en incorporaciones de nuevos empleados, promociones internas o cambios en los procesos de trabajo.

Cómo funciona el ciclo OJT

Un programa de OJT efectivo sigue un ciclo de cuatro fases:

1. Preparar: el formador explica la tarea y evalúa el nivel de partida del empleado.
2. Demostrar: el formador realiza la tarea completa mientras el empleado observa.
3. Practicar: el empleado ejecuta la tarea con supervisión y recibe feedback en tiempo real.
4. Evaluar: se verifica la competencia alcanzada y se determina si se necesita más práctica.

Formación on-the-job vs. formación off-the-job

La formación en el puesto de trabajo está ganando cada vez más popularidad, por su efectividad a la hora de adquirir habilidades, conocimientos y competencias necesarias para realizar tareas laborales específicas. Sin embargo, esta metodología cuenta con características particulares que la diferencian de otros métodos como el aprendizaje off-the-job o fuera del trabajo. Aquí te dejamos algunas diferencias:

Beneficios de la formación en el puesto de trabajo para las organizaciones y para los empleados

La formación en el puesto de trabajo favorece tanto a los empleados como a las organizaciones, ya que brinda experiencia práctica y oportunidades de aprendizaje rápido, lo cual potencia la productividad y, por tanto, la competitividad de las empresas. Veamos los beneficios para ambas partes:

Para los empleados:

• Adaptación ágil y realista: permite integrarse rápidamente en el rol enfrentándose a situaciones reales, reduciendo la probabilidad de cometer errores.
• Desarrollo de confianza y competencias: al formarse en su propio entorno laboral, los empleados se sienten más seguros y capacitados, lo que mejora su desempeño y autoestima profesional.
• Incremento de la satisfacción laboral: el contacto constante con colegas desde el primer día genera sentido de pertenencia y cohesión, contribuyendo a una mayor motivación.
• Retención del conocimiento: la práctica constante permite retener mejor la información, ya que se aplica directamente en situaciones concretas y relevantes. Según la Curva del Olvido de Ebbinghaus, aplicar lo aprendido de forma inmediata puede aumentar la retención hasta un 75% frente al aprendizaje puramente teórico.

Para las organizaciones:

• Atractivo y retención del talento: implementar programas de OJT es una estrategia efectiva para atraer y retener talento. El informe Workplace Learning Report 2024 de LinkedIn Learning señala que el 94% de los empleados permanecería más tiempo en una empresa si esta invirtiera en su formación.
• Aumento de la productividad: esta metodología transforma las tareas diarias en oportunidades de aprendizaje, maximizando la productividad sin interrumpir el flujo de trabajo.
• Cultura organizacional fortalecida: el OJT ayuda a construir una cultura de aprendizaje y colaboración, donde los empleados se sienten parte de un equipo y están más dispuestos a contribuir al éxito colectivo.
• Reducción de costes formativos: al aprovechar los recursos e instalaciones existentes y utilizar a compañeros o supervisores como formadores, el coste por empleado formado es significativamente inferior al de programas externos.

Ejemplos de formación on-the-job

Aplicar esta metodología en tu organización es más sencillo de lo que parece. Aquí tienes algunos ejemplos de aprendizaje en el puesto de trabajo que puedes poner en práctica, tanto para empleados nuevos como para equipos en proceso de reskilling:

• Mentorías, orientación y acompañamiento: el empleado trabaja junto a un mentor o compañero experimentado que le guía a través de tareas específicas, proporcionando retroalimentación en tiempo real y compartiendo mejores prácticas.
• Rotación de puestos: los empleados rotan entre diferentes roles o departamentos, adquiriendo habilidades variadas y una comprensión más amplia de cómo funciona la organización.
• Proyectos prácticos: permiten aplicar las habilidades aprendidas en situaciones reales, enfrentando desafíos y desarrollando soluciones concretas.
• Learning-by-doing: se asignan tareas específicas que requieren la aplicación de nuevas habilidades, fomentando un aprendizaje activo. Puedes ampliar este enfoque con el concepto de learning in the flow of work o aprendizaje en el flujo de trabajo, que integra el aprendizaje directamente en las tareas del día a día.
• Simulaciones: recrean escenarios laborales (como atención al cliente o situaciones de emergencia) donde los empleados pueden practicar respuestas y mejorar sus habilidades en un entorno seguro, de forma virtual o con la ayuda de compañeros.

Si buscas más ideas concretas para estructurar estas dinámicas, consulta nuestra guía sobre actividades de formación para empleados.

Cómo implementar la formación en el puesto de trabajo paso a paso

Una de las principales diferencias entre un programa de OJT que funciona y uno que no es la planificación previa. Estos son los cuatro pasos que recomendamos desde isEazy para estructurar un programa de formación en el puesto de trabajo efectivo:

1. Diagnóstico de necesidades formativas

Antes de diseñar cualquier programa, identifica qué habilidades o conocimientos necesita desarrollar cada empleado o equipo. Puedes hacerlo mediante evaluaciones de desempeño, entrevistas con managers o análisis de los errores más frecuentes en el trabajo diario. Este diagnóstico es la base de todo lo demás.

2. Diseño del programa OJT

Define los objetivos de aprendizaje concretos, selecciona a los formadores internos (mentores, supervisores o compañeros de referencia), elige las metodologías más adecuadas (mentoring, rotación, proyectos prácticos) y prepara los materiales de apoyo. En este punto, una app de formación o un LMS facilita enormemente la organización y la distribución del contenido.

3. Ejecución y acompañamiento

Pon en marcha el programa garantizando que los empleados reciben feedback continuo y tienen acceso al contenido formativo cuando lo necesitan. Los trabajadores sin escritorio o frontline workers son un colectivo especialmente beneficiado en esta fase, ya que una app móvil les permite acceder a la formación directamente desde el lugar de trabajo.

4. Evaluación y ajuste

Mide los resultados del programa utilizando los KPIs que veremos en la siguiente sección. Recoge el feedback de los empleados y managers, identifica las áreas de mejora y ajusta el programa para las siguientes iteraciones. La formación en el puesto de trabajo es un proceso continuo, no un evento puntual.

KPIs y métricas para medir el éxito de tu formación en el puesto de trabajo

Medir el impacto de la formación en el puesto de trabajo es uno de los retos más frecuentes para los equipos de L&D. Sin datos, es imposible justificar la inversión ante la dirección ni mejorar el programa de forma sistemática. Estos son los KPIs clave que debes monitorizar:

Para un análisis más profundo, te recomendamos aplicar el modelo de Kirkpatrick, que evalúa la formación en cuatro niveles: reacción (¿le gustó al empleado?), aprendizaje (¿adquirió conocimientos?), comportamiento (¿los aplica en el trabajo?) e impacto en el negocio. Aprende a poner en práctica este enfoque con nuestra guía sobre training tracking o seguimiento de la formación.

¿Cómo maximizar la eficacia de tu formación en el puesto de trabajo con una app corporativa?

Para aprovechar al máximo esta metodología de aprendizaje, es fundamental contar con las herramientas adecuadas. Una app de formación puede ser el complemento perfecto para potenciar y maximizar el on-the-job training de tus empleados. Aquí te contamos cómo esta combinación mejora la eficacia de tu formación:

Mejora el acceso al contenido formativo en cualquier momento y lugar

Una app de formación permite al empleado acceder al contenido donde quiera que se encuentre y cuando lo necesite. Esto es especialmente necesario para los trabajadores sin escritorio o frontline workers, ya que les permite aprovechar al máximo su tiempo, facilita el aprendizaje continuo y ofrece apoyo en el punto de necesidad.

Facilita el seguimiento y la evolución del progreso de los empleados

Estar al corriente del progreso de los empleados en sus tareas diarias es necesario para poder apoyarles en su desarrollo profesional y garantizar el éxito de la empresa. Una app de formación facilita la gestión de tareas, al permitir realizar un seguimiento detallado y personalizado del progreso de cada empleado.

Ofrece elementos interactivos y de gamificación

La gamificación es una técnica poderosa para motivar a los empleados y mejorar su participación en el proceso de aprendizaje. Integrar elementos interactivos y de gamificación en el proceso de formación puede hacer del aprendizaje un proceso mucho más atractivo y divertido, al incluir rankings, desafíos y recompensas virtuales.

Integra el aprendizaje en el flujo de trabajo diario

Una de las tendencias más potentes en L&D es el learning in the flow of work: aprender directamente mientras se trabaja, sin interrumpir el flujo de actividad. Las apps de formación modernas permiten distribuir microcontenidos en el momento preciso en que el empleado los necesita, ya sea antes de una reunión, durante una tarea nueva o justo después de cometer un error.

Facilita la comunicación y la colaboración

Una app de formación sirve además como plataforma de comunicación y colaboración entre empleados. Las mejores incluyen foros de discusión, chats y espacios donde los empleados pueden compartir experiencias y conocimientos, fomentando la interacción entre compañeros y el intercambio de ideas.

Clarel es un claro ejemplo de cómo la formación en el puesto de trabajo puede ser escalada de manera eficiente utilizando el mobile learning. Con más de 1.000 tiendas, la compañía implementó una solución de formación simultánea que permitió a sus profesionales recibir capacitación directamente desde sus dispositivos móviles, mejorando su desempeño y alineación con los objetivos de la empresa. Descubre cómo lo hicieron en nuestro caso de éxito. Ver caso de éxito →

CASO DE ÉXITO

Cómo Clarel formó a los profesionales de sus +1.000 tiendas con mobile learning

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