Training tracking ¿cómo hacer un seguimiento de la formación de los empleados? 

octubre 30, 2024

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En una organización, cualquier proceso de formación corporativa tiene como objetivo propiciar un cambio, bien sea en el comportamiento, en las habilidades o en el desempeño de los profesionales. Sin embargo, sin un buen proceso de seguimiento y supervisión es muy difícil obtener los datos necesarios para realizar comprobar la efectividad, realizar ajustes y mejorar.

El seguimiento de la formación o training tracking, por su traducción al inglés, es el proceso de supervisar y registrar el progreso y la finalización de las actividades de formación. Implica hacer una revisión de puntos clave como la asistencia, el estado de completitud de los programas, las puntuaciones de las evaluaciones y el nivel de participación, para garantizar que los empleados cumplan con sus requisitos de formación y que los programas de aprendizaje satisfagan las necesidades de la organización.

Actualmente, existen diferentes métodos para realizar un seguimiento eficaz de la formación. En este post queremos contarte cuáles son los mejores y las métricas clave para realizarlo con éxito. ¡Sigue leyendo!

¿Por qué es importante realizar un seguimiento de la formación en una organización?

Además de supervisar, este seguimiento tiene como objetivo gestionar y documentar todas las actividades de formación y desarrollo dentro de una organización. Este proceso garantiza que los profesionales reciban la formación adecuada, adaptada a las últimas tendencias de la industria, con las metodologías más eficaces e innovadoras y de esta manera tener una visión general del impacto que tienen los programas de aprendizaje en la organización. Además, el training tracking:

  • Ayuda a identificar brechas de habilidades y conocimientos: al supervisar el progreso de la formación, es posible identificar fácilmente las áreas que necesitan refuerzo. Este análisis a la vez permite diseñar programas de formación más enfocados y personalizados, cerrando brechas de habilidades y asegurando que los empleados adquieran los conocimientos necesarios para tener un buen desempeño en sus funciones.
  • Mejora la calidad de la formación: a través de un buen seguimiento, se obtienen datos que permiten mejorar los programas de formación. Algunos de estos indicadores son la tasa de finalización, puntuaciones, nivel de satisfacción y porcentaje de aprobación. Todos estos datos ofrecen una visión más clara sobre cómo los empleados están asimilando la información, para que los equipos de L&D puedan ajustar contenidos y metodologías.
  • Ayuda a calcular el ROI de la formación: invertir en formación sin medir su impacto, es como navegar a ciegas. A través del training tracking, las organizaciones pueden evaluar el retorno de la inversión (ROI) de sus programas de formación. Es decir, cómo los esfuerzos y la inversión en formación están contribuyendo a alcanzar las metas organizacionales y el éxito general de la empresa.
  • Demuestra la eficacia de los programas: no menos importante, el seguimiento de la formación ofrece pruebas tangibles que respaldan la eficacia de los programas. Estas pruebas son útiles para diversos escenarios, como justificar las inversiones en aprendizaje, demostrar el impacto real en el rendimiento del equipo y calcular el valor de los programas de formación.

Mejores métodos para realizar un seguimiento eficaz de la formación de los empleados

Existen diferentes métodos que puedes utilizar en tu organización a la hora de llevar a cabo un training tracking eficaz. A continuación, te contamos algunos de ellos:

1. Recopilación y análisis de datos

La recolección y análisis de datos sobre tasas de finalización, resultados de las evaluaciones y otros indicadores clave de rendimiento (KPIs) que conoceremos más adelante, es la manera más tradicional de llevar a cabo un seguimiento eficaz. Registrando estos datos podrás identificar patrones, como cuáles cursos tienen un alto índice de finalización o en qué áreas los empleados tienden a tener dificultades. Sabiéndolo, los equipos de L&D pueden realizar cambios estratégicos en los programas de formación, alineándolos con las necesidades de la empresa y los resultados deseados.

2. Evaluaciones previas y posteriores a la formación

Otro de los métodos más comunes son la evaluación del nivel de conocimiento antes y después de llevar a cabo la formación. Este método permite determinar el punto de partida de cada empleado, así como el grado de aprendizaje obtenido a posteriori. Al comparar ambos resultados, podrás obtener una visión clara de la mejora en las habilidades y conocimientos de los empleados, y realizar los ajustes necesarios.

3. Recopilación de comentarios de los empleados

Las entrevistas, cuestionarios o encuestas son muy útiles para recoger el feedback directo de los empleados. De sus respuestas podrás obtener información valiosa sobre su experiencia, problemas que pudieron haber experimentado, herramientas útiles, metodologías y mucho más. Los datos recopilados dependerán de la información que quieras obtener y, a partir de su análisis, podrás realizar ajustes que mejoren la calidad de la formación y la satisfacción de los empleados.

4. Evaluaciones de desempeño e informes del supervisor

El verdadero valor de la formación se refleja en el desempeño laboral, por ende, después de completar un programa de formación es esencial observar cómo los empleados aplican lo aprendido en su trabajo diario. El rendimiento y la productividad de los empleados serán la mejor prueba de eficacia de tus programas, y si además recopilas comentarios y observaciones sobre el desempeño de los empleados por parte de líderes y supervisores, podrás hacerte una idea más clara de la efectividad de la formación y de las áreas que requieren refuerzo.

5.  Seguimiento a través de herramientas de formación

Por último, y uno de los métodos preferidos por el ahorro en tiempo, recursos y esfuerzo que brinda, las herramientas tecnológicas como Learning Management Systems (LMS) son clave para llevar a cabo un seguimiento continuo de la formación. Estas plataformas permiten automatizar la recopilación de datos, generar informes automáticos y personalizados y proporcionar actualizaciones constantes sobre el progreso de los empleados. Además, facilitan la gestión del aprendizaje a largo plazo, asegurando que la formación se mantenga actualizada y alineada con las necesidades cambiantes de la industria.

Métricas de entrenamiento clave para realizar un mejor seguimiento

Como te contábamos antes, para optimizar los programas de formación, demostrar su valor o justificar inversiones, es esencial medir su evolución a través de indicadores clave. Estas métricas ofrecen información valiosa que permite ajustar el aprendizaje, y a continuación te contamos las más importantes:

  • Tasa de finalización: refleja el porcentaje de empleados que han completado un curso o módulo de aprendizaje. Si estas tasas son bajas, podría indicar problemas sobre la duración, calidad del contenido, motivación o nivel de accesibilidad.
  • Tasa de aprobación/reprobación: revela si los empleados están asimilando el contenido de manera efectiva. Una alta tasa de reprobación puede ser indicativa de que el contenido es demasiado complejo o los métodos de enseñanza no son efectivos.
  • Retención de conocimiento: este KPI mide cuánto recuerdan y aplican los empleados lo aprendido durante la formación. Suele obtenerse a través de evaluaciones o cuestionarios y da una idea de la eficacia de los métodos de enseñanza y las áreas de refuerzo requeridas.
  • Satisfacción de los empleados con la formación: aunque se trata de una métrica más subjetiva, es fundamental para medir la motivación y el compromiso, así como para identificar oportunidades de mejora en la estructura y presentación de los cursos.
  • Retorno de la inversión (ROI): esta métrica mide el valor financiero que los programas aportan a la empresa en comparación con la inversión. Para medirlo, se debe considerar el aumento de la productividad, la mejora del rendimiento y la reducción de errores en relación con el coste del programa, el tiempo invertido y otros recursos.

 

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Mejores herramientas para realizar un seguimiento de la formación

A continuación, te presentamos algunas de las mejores herramientas de seguimiento que te ayudarán a optimizar este proceso:

Learning Management System (LMS) – Lo último en seguimiento de la formación de los empleados

Un learning management system (LMS) o sistema de gestión del aprendizaje es una de las soluciones más completas y populares para el seguimiento de la formación. Además de gestionar el contenido formativo, también simplifican el proceso de monitoreo de cada aspecto del aprendizaje.

Estos sistemas automatizan y centralizan todo el seguimiento de la formación. Se encargan de registrar y organizar la información importante de manera efectiva, lo cual permite controlar qué tan bien les está yendo a los empleados en la formación y crear informes completos sobre tasas de finalización, puntajes de evaluaciones y niveles de participación. Todos los datos se almacenan en un solo lugar, lo que facilita la toma de decisiones y garantiza que no se pierda información importante. Además, muchas de estas plataformas envían recordatorios a los trabajadores cuando necesitan terminar un proyecto o curso, asegurándose de que la formación se mantenga actualizada sin esfuerzo adicional.

Training Management System (TMS) – Funciones avanzadas para un seguimiento detallado

Un Training Management System (TMS) se centra principalmente en la gestión logística de la formación, ofreciendo funcionalidades específicas para la planificación y organización de los programas. A diferencia del LMS, que está diseñado para gestionar tanto el contenido formativo como el progreso del aprendizaje, un TMS se utiliza más para coordinar aspectos como la programación de sesiones en vivo, la gestión de calendarios y el control de los presupuestos de formación.

Es decir, aunque esta herramienta permite, por ejemplo, gestionar múltiples sesiones, así como facturaciones y pagos, no incluye las capacidades avanzadas de monitoreo integral, seguimiento del progreso o interacciones entre alumnos y formadores que ofrece un LMS.

Hojas de cálculo de Excel y Google Spreadsheets – Alternativas de seguimiento de bajo coste

Las pequeñas empresas con recursos limitados pueden usar Excel y Google Spreadsheets para realizar el seguimiento de su formación. Estas herramientas gratuitas permiten registrar de manera manual la asistencia, los resultados de las evaluaciones y el progreso de los empleados. Con las plantillas y fórmulas adecuadas, se pueden crear fácilmente informes personalizados, y además, Google Spreadsheets permite la edición colaborativa para que todo el equipo pueda trabajar en tiempo real.

Ahora que ya conoces los beneficios de realizar un seguimiento de tu formación y las herramientas que puedes utilizar, es hora de que elijas la mejor. isEazy LMS es la plataforma e-learning que te ofrece usabilidad y eficiencia a la hora de gestionar de forma integral todos tus procesos de formación, comunicación y conocimiento corporativo. Motiva a tus profesionales con una plataforma centrada en la experiencia de usuario mientras que simplificas tareas y reduces los tiempos de gestión. Solicita una demo y prueba la herramienta más eficaz para tu training tracking.

Preguntas frecuentes sobre training tracking

¿Qué métricas deben priorizarse a la hora de realizar el seguimiento de la formación de los empleados?

Las métricas más importantes son las tasas de finalización, tasas de aprobación, retención de conocimientos, satisfacción de los empleados, mejora del rendimiento y el retorno de inversión (ROI) de la formación.

¿Cómo se controla la asistencia de los empleados a la formación?

La asistencia se puede controlar a través de un LMS, que registra automáticamente la participación de los empleados en las sesiones formativas. También es posible realizar un registro manual en hojas de cálculo o a través de listas de asistencia.

¿Cómo se mantienen los registros de formación en el lugar de trabajo?

Los registros de formación se pueden almacenar en sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) o en archivos digitales organizados. Estos registros deben actualizarse regularmente para garantizar su precisión y disponibilidad.

¿Cómo se audita la formación del personal?

La auditoría de la formación se realiza revisando los registros de asistencia, el progreso y los resultados de las evaluaciones de los empleados. Esto puede hacerse a través de informes generados por un LMS o mediante revisiones manuales de los registros almacenados.

¿Cómo se puede recoger la opinión de los empleados y utilizarla eficazmente en los programas de formación?

La opinión de los empleados se puede recoger mediante encuestas, cuestionarios o entrevistas. Analizar este feedback permite identificar áreas de mejora en los programas de formación y ajustar los contenidos y métodos de enseñanza para aumentar su efectividad.

Elizabeth Aguiar Chacón
Elizabeth Aguiar Chacón
Content Marketing Specialist at isEazy

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