Acompanhamento de treinamento: como fazer o training tracking dos colaboradores? 

October 30, 2024

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Em uma organização, qualquer processo de treinamento corporativo visa promover uma mudança, seja no comportamento, nas habilidades ou no desempenho dos profissionais. No entanto, sem um bom processo de acompanhamento, é muito difícil obter os dados necessários para realizar verificações de eficácia, fazer ajustes e melhorar.

O acompanhamento de treinamento ou training tracking é o processo de monitorar e registrar o progresso e a conclusão das atividades de formação. Envolve a revisão de pontos-chave, como frequência, status de integridade do programa, pontuações de avaliação e nível de engajamento, para garantir que os funcionários atendam aos requisitos de treinamento e que os programas de aprendizado atendam às necessidades da organização.

Atualmente, existem diferentes métodos para monitorar efetivamente o treinamento. Neste post, queremos dizer quais são os melhores e as principais métricas para fazê-lo com sucesso.

Por que é importante acompanhar o treinamento em uma organização?

Além do monitoramento, esse acompanhamento visa gerenciar e documentar todas as atividades de treinamento e desenvolvimento dentro de uma organização. Este processo garante que os profissionais recebem a formação certa, adaptada às últimas tendências do setor, com as metodologias mais eficazes e inovadoras e, assim, têm uma visão geral do impacto que os programas de aprendizagem têm na organização. Além disso, o acompanhamento de treinamento:

  • Ajuda a identificar lacunas de habilidades e conhecimentos: ao monitorar o progresso do treinamento, é possível identificar facilmente as áreas que precisam de reforço. Essa análise, por sua vez, permite o desenho de programas de treinamento mais focados e personalizados, fechando lacunas de habilidades e garantindo que os funcionários adquiram o conhecimento necessário para um bom desempenho em suas funções.
  • Melhora a qualidade do treinamento: por meio de um bom acompanhamento, são obtidos dados que permitem melhorar os programas de treinamento. Alguns desses indicadores são taxa de conclusão, pontuações, nível de satisfação e taxa de aprovação. Todos esses dados fornecem uma visão mais clara de como os funcionários estão recebendo informações, para que as equipes de T&D possam ajustar o conteúdo e as metodologias.
  • Ajuda a calcular o ROI do treinamento: investir em treinamento sem medir seu impacto é como navegar às cegas. Por meio do rastreamento de treinamento, as organizações podem avaliar o retorno sobre o investimento (ROI) de seus programas de treinamento. Ou seja, como os esforços de treinamento e investimento estão contribuindo para atingir as metas organizacionais e o sucesso geral da empresa.
  • Demonstra a eficácia dos programas: não menos importante, o acompanhamento da formação fornece provas tangíveis que apoiam a eficácia dos programas. Esses testes são úteis para uma variedade de cenários, como justificar investimentos em aprendizado, demonstrar o impacto real no desempenho da equipe e calcular o valor dos programas de treinamento.

Melhores métodos para acompanhar efetivamente o treinamento de funcionários

Existem diferentes métodos que você pode usar em sua organização ao realizar um rastreamento de treinamento eficaz. Aqui estão alguns deles:

1. Coleta dos dados e análises

Coletar e analisar dados sobre taxas de conclusão, resultados de avaliação e outros indicadores-chave de desempenho (KPIs), sobre os quais aprenderemos a seguir, é a maneira mais tradicional de realizar um rastreamento eficaz. Ao registrar esses dados, você pode identificar padrões, como quais cursos têm uma alta taxa de conclusão ou com quais áreas os funcionários tendem a ter dificuldades. Sabendo disso, as equipes de T&D podem fazer mudanças estratégicas nos programas de treinamento, alinhando-os com as necessidades de negócios e os resultados desejados.

2. Avaliações pré e pós-treinamento

Outro dos métodos mais comuns é a avaliação do nível de conhecimento antes e depois da realização do treinamento. Este método permite determinar o ponto de partida de cada funcionário, bem como o grau de aprendizado obtido posteriormente. Ao comparar os dois resultados, você poderá ter uma visão clara da melhoria nas habilidades e conhecimentos dos funcionários e fazer os ajustes necessários.

3. Coleta de feedback dos funcionários

Entrevistas, questionários ou pesquisas são muito úteis para coletar feedback direto dos funcionários. A partir de suas respostas, você poderá obter informações valiosas sobre sua experiência, problemas que eles podem ter experimentado, ferramentas úteis, metodologias e muito mais. Os dados coletados dependerão das informações que você deseja coletar e, com base em sua análise, você poderá fazer ajustes que melhorem a qualidade do treinamento e a satisfação dos funcionários.

4. Avaliações de desempenho e relatórios de supervisores

O verdadeiro valor do treinamento se reflete no desempenho no trabalho, portanto, após a conclusão de um programa de treinamento, é essencial observar como os funcionários aplicam o que aprendem em seu trabalho diário. O desempenho e a produtividade dos funcionários serão o melhor teste da eficácia de seus programas, e se você também coletar feedback e observações sobre o desempenho dos funcionários de líderes e supervisores, poderá obter uma imagem mais clara da eficácia do treinamento e das áreas que requerem reforço.

5. Acompanhamento através de ferramentas de treinamento

Por fim, e um dos métodos preferidos devido à economia de tempo, recursos e esforço que proporciona, ferramentas tecnológicas como os Learning Management Systems (LMS) são fundamentais para realizar o monitoramento contínuo do treinamento. Essas plataformas permitem automatizar a coleta de dados, gerar relatórios automáticos e personalizados e fornecer atualizações constantes sobre o progresso dos funcionários. Além disso, facilitam a gestão da aprendizagem a longo prazo, garantindo que a formação se mantenha atualizada e alinhada com as necessidades em constante mudança da indústria.

Principais métricas de treinamento para melhor acompanhamento

Como dissemos anteriormente, para otimizar os programas de formação, demonstrar o seu valor ou justificar os investimentos, é essencial medir a sua evolução através de indicadores-chave. Essas métricas oferecem informações valiosas que permitem ajustar o aprendizado, e aqui estão as mais importantes:

  • Taxa de conclusão: reflete a porcentagem de funcionários que concluíram um curso ou módulo de aprendizagem. Se essas taxas forem baixas, isso pode indicar problemas de comprimento, qualidade do conteúdo, motivação ou nível de acessibilidade.
  • Taxa de aprovação/reprovação: revela se os funcionários estão assimilando o conteúdo de forma eficaz. Uma alta taxa de reprovação pode ser indicativa de que o conteúdo é muito complexo ou que os métodos de ensino não são eficazes.
  • Retenção de conhecimento: este KPI mede o quanto os funcionários se lembram e aplicam o que aprenderam durante o treinamento. Geralmente é obtido por meio de avaliações ou questionários e dá uma ideia da eficácia dos métodos de ensino e das áreas de reforço necessárias.
  • Satisfação dos colaboradores com a formação: Embora esta seja uma métrica mais subjetiva, é essencial medir a motivação e o engajamento, bem como identificar oportunidades de melhoria na estrutura e apresentação dos cursos.
  • Retorno sobre o investimento (ROI): essa métrica mede o valor financeiro que os programas trazem para o negócio em comparação com o investimento. Para medir isso, você deve considerar aumentar a produtividade, melhorar o desempenho e reduzir os erros em relação ao custo do programa, tempo gasto e outros recursos.

 

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Melhores ferramentas para acompanhar o treinamento

Aqui estão algumas das melhores ferramentas de rastreamento para ajudá-lo a simplificar esse processo:

Sistema de gestão de aprendizagem (LMS) – o que há de mais moderno em acompanhamento de treinamento de funcionários

Um sistema de gestão de aprendizagem (LMS) é uma das soluções mais abrangentes e populares para rastreamento de treinamento. Além de gerenciar o conteúdo do treinamento, eles também simplificam o processo de monitoramento de todos os aspectos do aprendizado.

Esses sistemas automatizam e centralizam todo o acompanhamento do treinamento. Eles são responsáveis por registrar e organizar efetivamente informações importantes, permitindo que monitorem o desempenho dos funcionários no treinamento e criem relatórios abrangentes sobre taxas de conclusão, pontuações de avaliação e níveis de engajamento. Todos os dados são armazenados em um só lugar, facilitando a tomada de decisões e garantindo que informações importantes não sejam perdidas. Além disso, muitas dessas plataformas enviam lembretes aos trabalhadores quando eles precisam concluir um projeto ou curso, garantindo que o treinamento seja mantido atualizado sem esforço adicional.

Training Management System (TMS) – Recursos avançados para rastreamento detalhado

Um Training Management System (TMS) tem como foco principal a gestão logística do treinamento, oferecendo funcionalidades específicas para o planejamento e organização de programas. Ao contrário do LMS, que é projetado para gerenciar o conteúdo do treinamento e o progresso do aprendizado, um TMS é mais comumente usado para coordenar coisas como agendar sessões ao vivo, gerenciar calendários e controlar orçamentos de treinamento.

Em outras palavras, embora essa ferramenta permita, por exemplo, gerenciar várias sessões, bem como faturamento e pagamentos, ela não inclui os recursos avançados de monitoramento abrangente, rastreamento do programa ou interações entre alunos e instrutores que um LMS oferece.

Planilhas do Excel e do Google – alternativas de acompanhamento de baixo custo

Pequenas empresas com recursos limitados podem usar o Excel e o Google Spreadsheets para acompanhar seu treinamento. Essas ferramentas gratuitas permitem que você registre manualmente a presença, os resultados da avaliação e o progresso dos funcionários. Com os modelos e fórmulas certos, relatórios personalizados podem ser facilmente criados e, além disso, o Google Spreadsheets permite a edição colaborativa para que toda a equipe possa trabalhar em tempo real.

Agora que você conhece os benefícios de acompanhar seu treinamento e as ferramentas que pode usar, é hora de escolher a melhor. O isEazy LMS é a plataforma de e-learning que oferece usabilidade e eficiência quando se trata de gerenciar de forma abrangente todos os seus processos de treinamento, comunicação e conhecimento corporativo. Motive seus profissionais com uma plataforma focada na experiência do usuário, simplificando tarefas e reduzindo os tempos de gerenciamento. Solicite uma demonstração e experimente a ferramenta mais eficaz para o acompanhamento do seu treinamento.

Perguntas frequentes sobre acompanhamento de treinamento

Quais métricas devem ser priorizadas ao acompanhar o treinamento de funcionários?

As métricas mais importantes são taxas de conclusão, taxas de aprovação, retenção de conhecimento, satisfação do funcionário, melhoria de desempenho e retorno sobre o investimento (ROI) do treinamento. 

Como você acompanha a participação dos funcionários no treinamento?

A presença pode ser rastreada por meio de um LMS, que registra automaticamente a participação dos funcionários nas sessões de treinamento. Também é possível realizar um cadastro manual em planilhas ou por meio de listas de presença.

Como os registros de treinamento são mantidos no local de trabalho?

Os registros de treinamento podem ser armazenados em sistemas de gerenciamento de aprendizagem (LMS) ou em arquivos digitais organizados. Esses registros devem ser atualizados regularmente para garantir precisão e disponibilidade.

Como o treinamento da equipe é auditado?

A auditoria de treinamento é feita revisando os registros de presença, o progresso e os resultados da avaliação dos funcionários. Isso pode ser feito por meio de relatórios gerados por um LMS ou por meio de revisões manuais de registros armazenados.

Como o feedback dos funcionários pode ser coletado e usado de forma eficaz em programas de treinamento?

O feedback dos funcionários pode ser coletado por meio de pesquisas, questionários ou entrevistas. A análise deste feedback permite identificar áreas de melhoria nos programas de formação e ajustar o conteúdo e os métodos de ensino para aumentar a sua eficácia. 

Paula Cury Monteiro
Paula Cury Monteiro
Content Marketing Specialist at isEazy

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