¿Cómo construir una cultura de conocimiento compartido en tu organización?

Imagina que te encuentras liderando una sesión de formación en técnicas de ventas para tu equipo. Durante este proceso, tus empleados colaboran activamente compartiendo información valiosa sobre cómo abordar las ventas de manera más efectiva. En ese instante, han sido beneficiados por un acto de conocimiento compartido, un valioso intercambio de conocimientos que ocurre en todos los niveles dentro de una organización. 

En el entorno empresarial, la acción de compartir conocimientos es esencial para que cada empleado pueda aprender y mejorar gracias a la experiencia y el conocimiento compartido por sus compañeros. Sin embargo, para que estas acciones tengan un verdadero impacto en el desarrollo y crecimiento de la organización, no basta solo con recibir un consejo, se requiere una estrategia, una comunicación clara y herramientas que fomenten una cultura de conocimiento compartido efectiva. En este post queremos contarte cómo lograrlo. 

¿Qué es la cultura de conocimiento compartido? 

El conocimiento es el conjunto de información, habilidades y experiencias acumuladas en el tiempo, que se adquiere mediante la observación, la experiencia directa o la educación formal e informal. En el contexto empresarial, es una herramienta poderosa que guía nuestro progreso y que nos permite entender, innovar y crecer. Es por ello que la cultura de conocimiento compartido, mucho más que una estrategia de aprendizaje se trata de la acción de fomentar un entorno donde el intercambio de ideas, experiencias y habilidades sea alentado activamente. 

En este tipo de cultura, el conocimiento se percibe como un activo colectivo que enriquece a toda la organización en lugar de una posesión individual. En ella se promueve la colaboración, la transparencia y la apertura para crear un flujo constante de información que nutre la toma de decisiones y la innovación. 

Beneficios de establecer una cultura de conocimiento compartido en empresas 

El intercambio de conocimientos es la pieza fundamental en la construcción de la cultura de conocimiento compartido. A través de esta práctica se mejora la colaboración y el trabajo en equipo, además compartir conocimientos ayuda a elevar el nivel de desempeño de la toda la organización y hace que los empleados se sienten valorados. Veamos más de cerca los beneficios de establecer una cultura de conocimiento compartido dentro de una empresa:  

• Empleados más implicados en la organización: enseñar y compartir conocimientos ayuda a los empleados a sentirse valorados dentro de la organización. Esta actividad no solo les otorga reconocimiento, sino que también es gratificante ver cómo su conocimiento beneficia a otros. 
• Mejores contenidos con una menor inversión de esfuerzo: disponer de una base de conocimiento de calidad en la organización, facilita la planificación y preparación de cursos formativos, reduciendo el esfuerzo necesario para crear materiales educativos efectivos. 
• Acumulación del conocimiento en la empresa, no en la persona: establecer una cultura de conocimiento compartido en una empresa asegura que el conocimiento se quede en la organización y no se pierda cuando una persona se va. Al implementar sistemas y prácticas que aseguren que el conocimiento se capture y se comparta de manera sistemática, la empresa se protege contra la pérdida de conocimiento ante la rotación de empleados. 
• Identificación de los expertos internos: fomentar el intercambio de conocimiento permite que afloren aquellas personas que, por su experiencia y tiempo en la compañía, tienen un mayor conocimiento acumulado. Estos expertos pueden actuar más adelante como mentores para los nuevos empleados, así como ocupar puestos críticos que deben ser gestionados adecuadamente. 
• Agilidad y facilidad a la hora de resolver problemas: con una cultura de intercambio de conocimientos, los empleados no pierden tiempo buscando a un experto para obtener ayuda. En su lugar, tienen acceso a una base de conocimiento compartida, una biblioteca de recursos donde pueden encontrar respuestas rápidamente. 
• Mejora del clima laboral: en entornos laborales donde se comparte el conocimiento los empleados se sienten empoderados. Al acceder a la información correcta, pueden tomar decisiones rápidas e informadas, lo que ayuda a estimular la creatividad y la innovación. Además, los empleados se sentirán más cómodos y abiertos a participar y colaborar, fortaleciendo así el sentido de pertenencia y compromiso con los objetivos comunes. 

Principales barreras al desarrollar una cultura de conocimiento compartido y cómo derribarlas 

Construir una cultura de conocimiento compartido es un proceso continuo que no solo requiere acumular datos, sino también fomentar un entorno donde el intercambio de ideas, experiencias y habilidades sea la norma. Pero para lograrlo es necesario identificar aquellos comportamientos que nos están impidiendo avanzar hacia nuestro objetivo y aprender a cambiarlos: 

• Dependencia excesiva de ciertos empleados: cuando tu equipo no puede llevar a cabo una tarea o proyecto porque uno de sus integrantes está ausente, indica el bajo nivel de autonomía del resto. En los equipos que gozan de una cultura de conocimiento compartida sus miembros poseen un mayor sentido de responsabilidad y autoridad distribuida, lo cual impulsa la eficiencia y la flexibilidad operativa. Cada miembro tiene la capacidad y la confianza para llevar a cabo tareas y proyectos de forma individual, incluso en ausencia de otros. 
• Competencia desleal: cuando uno o varios de los empleados de tu empresa retienen información estratégica para ganar una ventaja personal sobre sus colegas en lugar de compartirla para el beneficio del equipo. A través de una cultura de conocimiento compartido se construyen equipos donde todos sus miembros trabajan hacia objetivos comunes, en lugar de buscar ventajas individuales. 
• Silos departamentales: cuando cada departamento o equipo opera de manera aislada y guarda celosamente su conocimiento, en lugar de compartir recursos con otras áreas de la empresa. Al fomentar el intercambio de recursos y conocimientos entre las diferentes áreas de la empresa, se promueve la integración y la sinergia. Todos los miembros del equipo pueden aprovechar las fortalezas y experiencias de otros departamentos para maximizar la eficiencia operativa en todos los niveles de la organización. 
• Superposición de esfuerzos: cuando diferentes equipos o departamentos se encuentran trabajando en proyectos similares y se produce una duplicación a causa de la mala comunicación, resultando en un desperdicio de recursos y esfuerzo. Al facilitar una comunicación abierta y transparente se minimiza la duplicación de esfuerzos y se optimizan los recursos disponibles, de esta manera los equipos pueden coordinarse de manera eficiente para cumplir con los objetivos. 
• Cultura del secreto: cuando en una empresa se fomenta el secretismo, donde se guarda la información bajo llave y solo se comparte entre unos pocos privilegiados en lugar de promover la transparencia y apertura en todos los niveles. A través de una cultura de conocimiento compartido se construye la confianza y la transparencia dentro de la empresa. En un ambiente donde se comparte la información de manera libre en todos los niveles de la organización, se fortalece el sentido de pertenencia y compromiso creando un ambiente de trabajo positivo y motivador. 

¿Cómo construir una cultura de conocimiento compartido en tu empresa? 

Ahora que ya conocemos aquellos comportamientos que nos están limitando a la hora de establecer una cultura de conocimiento compartido en nuestra empresa, es hora de poner en marcha una estrategia que nos permita disfrutar de todas las ventajas que nos proporciona el fomento de un entorno de conocimiento compartido: 

Paso 1: Establece el valor del conocimiento  

Antes de implementar cualquier cambio en tu organización, es importante comunicar a todos los miembros del equipo la visión o el propósito. En este caso, los empleados deben entender por qué es importante compartir conocimientos y que los líderes, que son quienes darán el ejemplo, entiendan y promuevan su importancia. 

Paso 2: Evalúa las necesidades y las herramientas actuales  

En este punto es necesario realizar un inventario de conocimientos que consiste en saber qué conocimientos son esenciales entre tus empleados poseedores de esta información y cuáles faltan. Cuando sepas, podrás planificar una estrategia de formación con herramientas que faciliten el intercambio de información. 

Paso 3: Elige herramientas y tecnologías que faciliten la colaboración y el intercambio de conocimientos  

No todas las organizaciones cuentan con espacios o áreas disponibles para que los empleados puedan reunirse y compartir ideas. Por suerte, existen herramientas tecnológicas que permiten compartir y acceder a la información cuando sea necesario. Las veremos a continuación: 

Herramientas de autor 

A la hora de implementar una cultura de conocimiento compartido en tu organización, debes tener presente que aquellos que poseen las habilidades y conocimientos necesitan un medio ágil y sencillo para compartirlos con el resto. En este sentido, una herramienta de autor permite a los usuarios crear contenido formativo de manera interactiva y atractiva, sin necesidad de contar con habilidades de diseño o programación. 

A través de estas herramientas cualquier usuario puede crear cursos de formación, manuales y material didáctico y compartirlos en todos los niveles de la organización. Por ende, debes buscar una herramienta como isEazy Author, que sea fácil de utilizar, que te ofrezca funcionalidades para la colaboración, productividad y distribución, garantizando los mejores resultados en el menor tiempo posible. 

Apps para empleados 

Las aplicaciones móviles diseñadas específicamente para los empleados son ideales para facilitar procesos y mejorar la comunicación, especialmente en etapas como el onboarding de nuevos miembros del equipo. A través de estas apps se pueden compartir manuales, catálogos de productos, tutoriales, recursos y cualquier información necesaria estructurada y segmentada, para que cada empleado pueda acceder a ella desde su smartphone. 

Además, las mejores apps para empleados como isEazy Engage cuentan con funcionalidades que mejoran la productividad, como asistentes virtuales que ayudan a los empleados a localizar información y acceder a recomendaciones personalizadas. Así como áreas colaborativas con feed de noticias, notificaciones, chats individuales o por equipos y más, que ayudan a conectar a los empleados donde quiera que estén. 

Sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) 

Otra herramienta ideal para favorecer una cultura de conocimiento compartido son los sistemas de gestión del aprendizaje (LMS) que permiten la gestión, distribución y seguimiento de actividades de formación y aprendizaje en línea. Estos sistemas proporcionan entornos centralizados donde los empleados pueden acceder a cursos, materiales de aprendizaje y todo tipo de recursos educativos, facilitando así el intercambio de conocimientos en toda la organización. 

¿No sabes cuál elegir? te presentamos isEazy LMS, una plataforma e-learning centrada en la experiencia de usuario con todo lo necesario para gestionar y optimizar la formación de tu equipo. Gestiona tus procesos de formación, comunicación y conocimiento corporativo mientras enganchas a tu equipo con la formación más atractiva y eficaz. 

Paso 4: Monitorea, mide y mejora  

Para determinar el éxito de tu estrategia puedes valerte de estas mismas herramientas, a través de encuestas, foros o evaluaciones que midan el conocimiento y las habilidades que tus empleados han adquirido. Realiza ajustes basados en la retroalimentación y datos recogidos para mejorar constantemente. 

Mejores prácticas a la hora de implementar una cultura de conocimiento compartido 

Aunque ya conoces todas las ventajas de implementar una cultura de conocimiento compartido en tu empresa y cómo derribar las principales barreras para lograrlo, aun así, puede parecer complicado lograrlo en el día a día de una empresa. Es por eso que te daremos 7 consejos valiosos para lograrlo:  

1. Integra el intercambio de conocimientos en el ADN de tu empresa 

Si quieres que tus empleados dediquen tiempo a compartir su conocimiento, debes hacerlo de manera estratégica. Desde la dirección general hasta el empleado recién llegado, todos tus colaboradores tienen que ser conscientes de los beneficios que proporciona esta práctica. De la misma manera, los líderes deben dar el ejemplo, haciéndolo parte de los objetivos, compartiendo y fomentando este intercambio en sus equipos, y dejando tiempo para ello. 

2. Haz que compartir el conocimiento sea fácil 

Olvídate de complicados procesos y herramientas. Tus expertos conocen el contenido, pero no son programadores informáticos ni diseñadores. Por un lado, tienes que plantear un proceso que sea fácil y accesible para todos, por otro, tienes que facilitar una herramienta para crear cursos lo más sencilla posible y que ofrezca los mejores resultados, para minimizar el trabajo posterior. 

¿No sabes cuál? Busca una plataforma para compartir conocimiento como isEazy Engage, que te permita crear contenidos y compartirlos de manera sencilla y son complicaciones. Esto facilitará la gestión y hará que la tarea de compartir conocimiento sea lo más sencilla e intuitiva posible. 

3. Identifica qué contenido es más apropiado para ser generado por tus empleados 

El contenido generado por tus empleados es perfecto para crear sinergias y comunidades, además de establecer redes de apoyo que optimicen el aprendizaje, pero no es la respuesta para todo. Identifica cuáles son las temáticas más apropiadas para ser generadas por tus empleados. Por ejemplo, el conocimiento de productos o procesos son dos temas ideales para trabajar con tus colaboradores. Sin embargo, las temáticas de normativa o habilidades es mejor dejarlas en manos de profesionales. 

4. Haz que el conocimiento compartido sea útil 

Es importante conseguir que cada información que tus empleados compartan responda a una pregunta concreta o solucione un problema habitual. Eso hará que los profesionales vean rápidamente el beneficio de compartir su talento, porque de esta manera pueden solucionar más rápidamente sus problemas del día a día laboral. 

Para ello, elabora primero un catálogo de aprendizajes claves dentro de tu organización y busca el conocimiento que cubra dichos aprendizajes. En un segundo paso, facilita el feedback preguntando a tus empleados cuáles de esos conocimientos les están resultando más útiles, cómo podrían mejorarse y qué otras cuestiones echan en falta. De esa forma, tu base de conocimiento se autogestionará de manera natural. 

5. Deja que todos se beneficien del conocimiento compartido 

De poco sirve crear una cultura en la que los empleados comparten su conocimiento, si ese conocimiento no está disponible para toda la organización. Piensa en cómo vas a estructurar el contenido y de qué tecnología te vas a valer, para que encontrar la respuesta a esas preguntas clave sea… ¡pan comido! 

6. Promociona y expande el conocimiento compartido 

La realidad es que los empleados están muy ocupados y no tienen tiempo de bucear por toda la base de conocimiento de la empresa. Por otra parte, los nuevos profesionales no sabrán que esta base existe si nadie se los cuenta. Por ello, no te olvides de comunicar: lanza tips periódicamente, explica qué contenidos nuevos se han incorporado y publicita esos conocimientos en tu plataforma de comunicación interna. 

7. Premia a los que comparten 

El refuerzo positivo es esencial, no te olvides de él. Si un empleado comparte sus conocimientos profesionales, prémiale. Hay muchas formas de hacerlo, no solo económicas. Hablábamos de incluirlo como parte de los objetivos, pero también puedes hacer que compartir el conocimiento favorezca la promoción interna. 

Con ello, eliminarás el miedo a ser despedido que algunos empleados pueden tener. Permite también que los empleados “firmen” los contenidos que crean, regálales pequeños obsequios o reconoce su trabajo en público. En definitiva, haz que los empleados que comparten se sientan valorados por hacerlo. 

El establecimiento de una cultura de conocimiento compartido en la era digital  

Compartir conocimientos en el lugar de trabajo es esencial para mejorar la eficiencia y la productividad de la organización. En entornos híbridos o remotos, como los que muchas empresas adoptaron tras la pandemia de COVID-19, compartir conocimientos es especialmente valioso para los nuevos empleados, ya que les permite integrarse rápidamente y aprovechar los conocimientos de los empleados con más experiencia para entender procesos, expectativas y la cultura de la empresa.  

En este sentido, el uso de la tecnología se ha vuelto esencial. Aquellas herramientas que facilitan la comunicación y la colaboración entre empleados permiten una transferencia de conocimientos más fluida. Un estudio reciente destacó que la facilidad de uso de las tecnologías influye significativamente en el éxito de las redes de información dentro de las organizaciones. Además, la adopción de modelos de trabajo híbridos está en aumento, con un 28.2% de empleados trabajando bajo este esquema y un 12.7% completamente en remoto, según datos recientes. 

Estos cambios en los entornos de trabajo requieren una mayor dependencia de herramientas digitales para mantener la colaboración y el intercambio de conocimientos. 

Un vistazo al intercambio de conocimientos: casos de éxito reales 

Los lugares de trabajo que promueven una cultura de conocimiento compartido no solo impulsan el crecimiento personal de los empleados, sino que también fortalecen el tejido organizacional. A través de estrategias diversas, las empresas han creado un entorno donde aprender y compartir son parte integral del día a día. Aquí te dejamos un ejemplo inspirador de organizaciones que lo han logrado: 

Clarel integra formación y descubrimiento de talento con una estrategia de conocimiento compartido 

Un ejemplo de intercambio de conocimientos se puede ver en el caso de Clarel, una red de tiendas especializada en belleza que implementó una formación simultánea en sus más de 1.000 puntos de venta en España. A través de las herramientas de isEazy, lograron crear una formación al alcance de todo su equipo de ventas, detectando el talento escondido entre sus colaboradores y facilitando la creación de un grupo de influencers que ahora es responsable de elaborar contenidos, y que se han convertido en referentes para el resto de la compañía. Ver caso de éxito.  

¿Quieres conocer más historias de éxito? Te contamos cómo ayudamos a nuestros clientes a cumplir sus objetivos y satisfacer sus necesidades de formación. Ver casos de éxito.