Cofinanciación Privada FUNDAE: Guía completa para calcularla sin errores

Cada año, miles de empresas españolas que buscan bonificar su formación por FUNDAE cometen el mismo error: calcular mal la cofinanciación privada. El resultado puede ser devastador: la inspección declara improcedente la bonificación y la empresa debe devolver todo lo que se ahorró, más los intereses. Esta guía te explica exactamente qué es la cofinanciación privada, cómo calcularla por tramos de plantilla y cómo evitar los errores más frecuentes.

Qué es la cofinanciación privada en FUNDAE y por qué existe

La cofinanciación privada es la aportación económica mínima que debe realizar la empresa cuando bonifica formación a través de FUNDAE (Fundación Estatal para la Formación en el Empleo). Está regulada por el Real Decreto 694/2017, que establece que las empresas con más de 5 trabajadores no pueden bonificar el 100 % del coste de la formación: deben asumir un porcentaje proporcional a su tamaño.

El fundamento es simple: el sistema de bonificaciones está financiado por las cuotas de formación profesional que pagan empresas y trabajadores a la Seguridad Social. El legislador quiso evitar que las empresas más grandes trasladaran todo el coste al sistema público, por eso el porcentaje de cofinanciación obligatoria crece con el tamaño de la plantilla.

Entender bien este mecanismo es el primer paso para no cometer errores en tu gestión formativa. Y si estás buscando una plataforma LMS que te ayude a gestionarlo todo con total trazabilidad, más adelante te explicamos cómo isEazy LMS puede ayudarte a hacerlo mucho más fácil.

Quién puede cofinanciar la formación bonificada

La obligación de cofinanciar aplica únicamente a empresas con más de 5 trabajadores. Las microempresas de hasta 5 trabajadores están exentas y pueden bonificar el 100 % de los costes de formación sin necesidad de cofinanciación privada.

A partir de 6 trabajadores, la obligación se activa y el porcentaje mínimo que debe asumir la empresa depende de cuántos empleados tenga en plantilla en el momento de iniciar las acciones formativas. Es importante destacar que este umbral se calcula sobre la plantilla media del año anterior, no sobre el número de participantes en la formación.

También hay que tener en cuenta que la exención de cofinanciación se mantiene en algunos casos especiales, como trabajadores en expedientes de regulación de empleo (ERTE) o colectivos con especiales dificultades de inserción laboral. En estos supuestos, la empresa puede bonificar hasta el 100 % sin necesidad de justificar cofinanciación privada.

Tabla de porcentajes de cofinanciación obligatoria por tramo de plantilla

El porcentaje de cofinanciación privada se establece por tramos en función del número de trabajadores de la empresa. A continuación, la tabla oficial según el Real Decreto 694/2017:

Nota importante: estos son los porcentajes mínimos. La empresa puede aportar voluntariamente un porcentaje mayor, pero nunca inferior. Si la documentación no acredita que se ha alcanzado el umbral, FUNDAE puede anular la bonificación. Verificar porcentajes en la web de FUNDAE. 

Cómo calcular la cofinanciación privada paso a paso

La fórmula básica es sencilla, pero los errores suelen aparecer en qué costes se consideran válidos y cómo se documentan. Estos son los pasos para calcularla correctamente:

1. Determina el coste total de la formación. Incluye los honorarios del formador o proveedor, los materiales didácticos y, si la formación es e-learning, el coste de la licencia de la plataforma asignada a esa acción formativa.
2. Calcula el importe mínimo a cofinanciar. Aplica el porcentaje de tu tramo (5 %, 10 %, 20 % o 40 %) sobre el coste total elegible para la bonificación.
3. Identifica los costes computables como cofinanciación. El más habitual es el coste salarial de los trabajadores durante las horas de formación realizadas en jornada laboral. Para calcularlo: (salario bruto mensual ÷ horas laborales del mes) × horas de formación en jornada.
4. Documenta todo. Sin documentación, la cofinanciación no existe para FUNDAE. Guarda nóminas, registros horarios, justificantes de asistencia y cualquier coste adicional imputable.

Ejemplo práctico completo: una empresa de 80 trabajadores contrata un programa de formación e-learning por 5.000 €. Al tener entre 50 y 249 empleados, debe cofinanciar mínimo el 20 %, es decir, 1.000 €. Si los 20 participantes dedican 8 horas cada uno en jornada laboral y su coste salarial medio es de 18 €/hora, la cofinanciación por costes salariales asciende a 2.880 € (20 × 8 × 18 €). Con esto, la empresa no solo cumple el mínimo, sino que lo supera con creces, y puede bonificar hasta 4.000 € de los 5.000 € del programa.

Qué puede computar como cofinanciación privada

No todos los costes son válidos para justificar la cofinanciación. La normativa distingue entre costes directos e indirectos, y solo algunos son admitidos. Estos son los conceptos que sí puedes imputar:

• Costes salariales en jornada laboral: el salario bruto del trabajador durante las horas dedicadas a la formación en su jornada habitual. Es el más habitual y el más fácil de acreditar.
• Facturas de proveedores externos: si contratas a una consultora, academia o plataforma externa, la parte del coste que no se bonifica puede computar como cofinanciación.
• Medios materiales y tecnológicos propios: en algunos casos, los costes de equipos, instalaciones o software específico para la formación también son imputables, siempre que estén debidamente justificados.

Lo que no computa: el tiempo de formación fuera de jornada laboral (aunque el trabajador asista voluntariamente), los costes generales de gestión no directamente vinculados a la acción formativa, ni los costes ya subvencionados por otra vía.

Los 5 errores más frecuentes al calcular la cofinanciación privada

La mayoría de los problemas que detecta FUNDAE en sus inspecciones no provienen de fraude, sino de errores técnicos en el cálculo o en la documentación. Estos son los cinco más comunes:

1. Imputar tiempo de formación fuera de jornada como cofinanciación. Si la formación se hace fuera del horario laboral, ese tiempo no es computable. Muchas empresas lo registran sin verificar en qué franja horaria se completaron las acciones.
2. No conservar los registros de asistencia y trazabilidad. La cofinanciación debe poderse demostrar ante una inspección. Si el LMS no genera logs automáticos de conexión y progreso, la empresa queda desprotegida.
3. Calcular el porcentaje sobre el importe bonificado, no sobre el coste total. El porcentaje de cofinanciación se aplica sobre el coste total de la formación, no sobre el importe que finalmente se bonifica. Confundir estos dos valores puede llevar a cofinanciar menos de lo exigido.
4. No documentar el coste salarial correctamente. No basta con decir que “los trabajadores formaron en jornada”: hay que acreditarlo con las nóminas del período y el registro horario de la acción formativa.
5. No superar el mínimo por pequeños márgenes sin margen de seguridad. Calcular justo el 10 % o el 20 % sin documentar un mínimo de holgura puede resultar problemático si algún coste no es aceptado por FUNDAE en la revisión. Se recomienda cofinanciar ligeramente por encima del mínimo obligatorio.

Cómo gestionar la cofinanciación FUNDAE sin errores con  la ayuda de isEazy LMS

Gestionar la cofinanciación privada de forma manual —con hojas de cálculo, carpetas y correos— multiplica el riesgo de error. isEazy LMS es una plataforma de formación corporativa diseñada para ayudarte a cumplir con todos los requisitos de FUNDAE de forma automática y sin fricciones.

Esto es lo que puedes dejar de hacer cuando trabajas con isEazy LMS:

• Rellenar a mano los datos en la plataforma FUNDAE.
• Buscar evidencias desperdigadas en carpetas y correos.
• Generar encuestas, coordinar formadores y gestionar convocatorias por separado.
• Perder la trazabilidad de tutorías y comunicaciones.
• Pagar por plataformas que no garantizan el cumplimiento de los requisitos oficiales.

Y esto es lo que isEazy LMS hace por ti:

• Rol Observador integrado: da acceso a los inspectores de FUNDAE directamente desde la plataforma para que puedan hacer el seguimiento sin que tengas que exportar nada manualmente.
• Generación automática de XMLs oficiales: listos para subir a FUNDAE en un clic, sin errores de formato.
• Reportes obligatorios desde un panel único: accede a todos los datos de participación, progreso y finalización desde un solo dashboard.
• Convocatorias, encuestas y formadores en minutos: configura y automatiza todo el proceso operativo desde la misma plataforma.
• Mensajería integrada y foros: justifica las interacciones y tutorías exigidas por FUNDAE con evidencias automáticas y trazables.

Conclusión: cofinanciar bien es tan importante como bonificar

La cofinanciación privada no es un trámite burocrático menor: es una obligación legal cuyo incumplimiento puede anular toda la bonificación solicitada. Conocer los porcentajes por tramo de plantilla, calcular correctamente los costes computables y documentarlo todo con rigor es la diferencia entre aprovechar al máximo el crédito FUNDAE y tener que devolverlo con intereses.

Las empresas que gestionan FUNDAE de forma eficiente tienen algo en común: no lo hacen a mano. Utilizan una plataforma LMS que les ayuda a generar automáticamente los documentos necesarios para llevar la trazabilidad, los XMLs y los reportes que FUNDAE exige, eliminando el riesgo de error humano y ahorrando horas de trabajo administrativo. Si todavía no cuentas con ese apoyo, es el momento de dar el paso. Solicita una demo.