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Como construir uma cultura de conhecimento compartilhado em sua organização? 

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Imagine que você está liderando uma sessão de treinamento de técnica de vendas para sua equipe. Durante esse processo, seus funcionários colaboram ativamente, compartilhando informações valiosas sobre como abordar as vendas de forma mais eficaz. Naquele instante, eles se beneficiaram de um ato de conhecimento compartilhado, uma valiosa troca de conhecimento que ocorre em todos os níveis dentro de uma organização. 

No ambiente empresarial, a ação de compartilhar conhecimento é essencial para que cada colaborador possa aprender e melhorar graças à experiência e ao conhecimento compartilhado por seus colegas. No entanto, para que essas ações tenham um impacto real no desenvolvimento e crescimento da organização, não basta apenas receber conselhos, é preciso ter uma estratégia, comunicação clara e ferramentas que promovam uma cultura de conhecimento compartilhado efetivo. Neste post, queremos mostrar como alcançá-lo. 

O que é a cultura do conhecimento compartilhado? 

O conhecimento é o conjunto de informações, habilidades e experiências acumuladas ao longo do tempo, que são adquiridas por meio da observação, experiência direta ou educação formal e informal. No contexto empresarial, é uma ferramenta poderosa que orienta o nosso progresso e nos permite compreender, inovar e crescer. É por isso que a cultura do conhecimento compartilhado, muito mais do que uma estratégia de aprendizagem, é sobre a ação de promover um ambiente onde a troca de ideias, experiências e habilidades seja ativamente incentivada

Nesse tipo de cultura, o conhecimento é percebido como um bem coletivo que enriquece toda a organização, e não como uma posse individual. Promove colaboração, transparência e abertura para criar um fluxo constante de informações que alimenta a tomada de decisões e a inovação. 

Benefícios de estabelecer uma cultura de conhecimento compartilhado nas empresas 

A troca de saberes é a peça fundamental na construção da cultura do conhecimento compartilhado. Por meio dessa prática, a colaboração e o trabalho em equipe são aprimorados, o que ajuda a elevar o nível de desempenho de toda a organização e faz com que os funcionários se sintam valorizados. Vejamos os benefícios gerados ao estabelecer uma cultura de conhecimento compartilhado dentro de uma empresa:  

  • Funcionários que estão mais envolvidos na organização: ensinar e compartilhar conhecimento ajuda os funcionários a se sentirem valorizados dentro da organização. Essa atividade não apenas lhes rende reconhecimento, mas também é gratificante ver como seu conhecimento beneficia os outros. 
  • Melhor conteúdo com menos esforço: ter uma base de conhecimento de qualidade na organização facilita o planejamento e a preparação de cursos de treinamento, reduzindo o esforço necessário para criar materiais educacionais eficazes. 
  • Acúmulo de conhecimento na empresa, não no indivíduo: estabelecer uma cultura de conhecimento compartilhado em uma empresa garante que o conhecimento permaneça na organização e não seja perdido quando uma pessoa sai. Ao implementar sistemas e práticas que garantem que o conhecimento seja capturado e compartilhado de maneira sistemática, a empresa se protege contra a perda de conhecimento diante da rotatividade de funcionários.
  • Identificação de especialistas internos: incentivar a troca de conhecimento permite que surjam aquelas pessoas que, por sua experiência e tempo na empresa, possuem maior conhecimento acumulado. Esses especialistas podem atuar posteriormente como mentores para novos funcionários, bem como preencher cargos críticos que precisam ser gerenciados adequadamente. 
  • Agilidade e facilidade de resolução de problemas: Com uma cultura de compartilhamento de conhecimento, os funcionários não perdem tempo procurando ajuda de um especialista. Em vez disso, eles têm acesso a uma base de conhecimento compartilhada, uma biblioteca de recursos onde podem encontrar respostas rapidamente. 
  • Melhoria do ambiente de trabalho: em ambientes de trabalho onde o conhecimento é compartilhado, os funcionários se sentem empoderados. Ao acessar as informações certas, eles podem tomar decisões rápidas e bem embasadas, o que ajuda a estimular a criatividade e a inovação. Além disso, os colaboradores se sentirão mais confortáveis e abertos para participar e colaborar, fortalecendo assim o sentimento de pertencimento e compromisso com objetivos comuns. 

Principais barreiras para o desenvolvimento de uma cultura de conhecimento compartilhado e como quebrá-las 

A construção de uma cultura de conhecimento compartilhado é um processo contínuo que requer não apenas o acúmulo de dados, mas também a promoção de um ambiente onde a troca de ideias, experiências e habilidades seja a norma. Mas para conseguir isso, é necessário identificar os comportamentos que estão nos impedindo de avançar em direção ao nosso objetivo e aprender a contorná-los: 

  • Dependência excessiva de determinados funcionários: Quando sua equipe não pode realizar uma tarefa ou projeto porque um de seus membros está ausente, isso indica o baixo nível de autonomia dos demais. Em equipes com uma cultura de conhecimento compartilhado, seus membros têm um maior senso de responsabilidade e autoridade distribuída, o que impulsiona a eficiência operacional e a flexibilidade. Cada membro tem a capacidade e a confiança para realizar tarefas e projetos individualmente, mesmo na ausência de outros. 
  • Concorrência desleal: isso acontece quando um ou mais funcionários da sua empresa retêm informações estratégicas para obter uma vantagem pessoal sobre seus colegas, em vez de compartilhá-las em benefício da equipe. Por meio de uma cultura de conhecimento compartilhado, todos os membros da equipe trabalham em direção a objetivos comuns, em vez de buscar vantagens individuais. 
  • Silos departamentais: é quando cada departamento ou equipe opera de forma isolada e guarda zelosamente seu conhecimento, em vez de compartilhar recursos com outras áreas da empresa. Ao incentivar a troca de recursos e conhecimentos entre as diferentes áreas da empresa, promove-se a integração e a sinergia. Todos os membros da equipe podem aproveitar os pontos fortes e as experiências de outros departamentos para maximizar a eficiência operacional em todos os níveis da organização. 
  • Esforços sobrepostos: quando diferentes equipes ou departamentos estão trabalhando em projetos semelhantes e a duplicação ocorre devido à má comunicação, resultando em desperdício de recursos e esforços. Ao facilitar a comunicação aberta e transparência, a duplicação de esforços é minimizada e os recursos disponíveis são otimizados, para que as equipes possam se coordenar com eficiência para atingir os objetivos. 
  • Cultura de sigilo: quando o sigilo é incentivado em uma empresa, onde as informações são mantidas trancadas a sete chaves e compartilhadas apenas entre poucos privilegiados, em vez de promover a transparência e a abertura em todos os níveis. Por meio de uma cultura de conhecimento compartilhado, a confiança e a transparência são construídas dentro da empresa. Em um ambiente onde as informações são compartilhadas livremente em todos os níveis da organização, o sentimento de pertencimento e compromisso é fortalecido pela criação de um ambiente de trabalho positivo e motivador.  

Como construir uma cultura de conhecimento compartilhado em sua empresa? 

Agora que conhecemos os comportamentos que nos limitam quando se trata de estabelecer uma cultura de conhecimento compartilhado em nossa empresa, é hora de implementar uma estratégia que nos permita desfrutar de todas as vantagens que a promoção de um ambiente de conhecimento compartilhado nos proporciona: 

Passo 1: Estabeleça o valor do conhecimento 

Antes de implementar qualquer mudança em sua organização, é importante comunicar a visão ou o propósito a todos os membros da equipe. Nesse caso, os colaboradores devem entender por que é importante compartilhar conhecimento e que os líderes, que são os que darão o exemplo, entendam e promovam sua importância. 

Passo 2: Avalie as necessidades e ferramentas atuais 

Nesse momento, é necessário realizar um inventário de conhecimento que consiste em saber qual conhecimento é essencial entre seus colaboradores que possuem essa informação e qual está faltando. Depois de saber, você pode planejar uma estratégia de treinamento com ferramentas que facilitem a troca de informações. 

Passo 3: Escolha ferramentas e tecnologias que facilitem a colaboração e o compartilhamento de conhecimento 

Nem todas as organizações têm espaços ou áreas disponíveis para os funcionários se encontrarem e compartilharem ideias. Felizmente, existem ferramentas tecnológicas que permitem compartilhar e acessar informações quando necessário. Vejamos os algunas delas abaixo: 

Ferramentas de autoria 

Ao implementar uma cultura de conhecimento compartilhado em sua organização, você deve ter em mente que aqueles que possuem as habilidades e conhecimentos precisam de um meio ágil e simples de compartilhá-los com outras pessoas. Nesse sentido, uma ferramenta de autoria permite que os usuários criem conteúdo educacional de forma interativa e envolvente, sem a necessidade de habilidades de design ou programação. 

Por meio dessas ferramentas, qualquer usuário pode criar cursos de treinamento, manuais e materiais didáticos e compartilhá-los em todos os níveis da organização. Portanto, você deve procurar uma ferramenta como a isEazy Author, que é fácil de usar, que oferece funcionalidades para colaboração, produtividade e distribuição, garantindo os melhores resultados no menor tempo possível. 

 

Aplicativos para funcionários 

Os aplicativos móveis desenvolvidos especificamente para funcionários são ideais para facilitar processos e melhorar a comunicação, especialmente em etapas como o onboarding de novos membros da equipe. Através desses aplicativos, podem ser partilhados manuais, catálogos de produtos, tutoriais, recursos e qualquer informação estruturada e segmentada necessária, para que cada colaborador possa aceder a partir do seu smartphone. 

Além disso, os melhores aplicativos para funcionários, como o isEazy Engage , possuem recursos que aumentam a produtividade, como assistentes virtuais que ajudam os funcionários a localizar informações e acessar recomendações personalizadas. Bem como áreas colaborativas com feeds de notícias, notificações, chats individuais ou em equipe e muito mais, que ajudam a conectar os funcionários onde quer que estejam. 

Sistemas de Gestão de Aprendizagem (LMS) 

Outra ferramenta ideal para promover uma cultura de conhecimento compartilhado são os sistemas de gestão de aprendizagem (LMS) que permitem o gerenciamento, distribuição e monitoramento de atividades de aprendizagem e treinamento on-line. Esses sistemas fornecem ambientes centralizados onde os funcionários podem acessar cursos, materiais de aprendizagem e todos os tipos de recursos educacionais, facilitando assim o compartilhamento de conhecimento em toda a organização. 

Ainda não sabe qual escolher? Apresentamos a isEazy LMS, uma plataforma de e-learning focada na experiência do usuário com tudo o que você precisa para gerenciar e otimizar o treinamento de sua equipe. Gerencie seus processos de treinamento, comunicação e conhecimento corporativo enquanto engaja sua equipe com o treinamento mais atraente e eficaz. 

 

Passo 4: Monitorar, medir e melhorar 

Para determinar o sucesso de sua estratégia, você pode usar essas mesmas ferramentas, por meio de pesquisas, fóruns ou avaliações que medem o conhecimento e as habilidades que seus funcionários adquiriram. Faça ajustes com base no feedback e nos dados coletados para melhorar constantemente. 

Melhores práticas ao implementar uma cultura de conhecimento compartilhado 

Apesar de já conhecer todas as vantagens de implementar uma cultura de conhecimento compartilhado na sua empresa e como quebrar as principais barreiras para alcança-la, ainda pode parecer complicado realizá-la no dia a dia de uma empresa. É por isso que daremos 7 dicas valiosas para conseguir isso:  

1. Integre o compartilhamento de conhecimento ao DNA da sua empresa 

Se você deseja que seus funcionários passem tempo compartilhando seus conhecimentos, você precisa fazê-lo estrategicamente. Da gerência geral ao funcionário recém-chegado, todos os seus funcionários devem estar cientes dos benefícios que essa prática proporciona. Da mesma forma, os líderes devem dar o exemplo, tornando-o parte dos objetivos, compartilhando e incentivando essa troca em suas equipes e reservando tempo para isso. 

2. Facilite o compartilhamento de conhecimento 

Esqueça os processos e ferramentas complicados. Seus especialistas conhecem o conteúdo, mas não são programadores ou designers. Por um lado, você tem que propor um processo que seja fácil e acessível a todos, por outro lado, você tem que fornecer uma ferramenta para criar cursos que seja o mais simples possível e que ofereça os melhores resultados, para minimizar o trabalho subsequente. 

Não sabe qual? Procure uma plataforma de compartilhamento de conhecimento como isEazy Engage, que permite criar conteúdo e compartilhá-lo de forma simples. Isso facilitará o gerenciamento e tornará a tarefa de compartilhar conhecimento a mais simples e intuitiva possível. 

3. Identifique qual conteúdo é mais apropriado para ser gerado por seus funcionários 

 O conteúdo gerado pelos funcionários é perfeito para criar sinergias e comunidades, além de estabelecer redes de apoio que otimizam o aprendizado, mas não é a resposta para tudo. É importante identificar quais são os tópicos mais adequados. Por exemplo, o conhecimento do produto ou do processo são dois tópicos ideais para trabalhar com seus funcionários. No entanto, é melhor deixar as questões de regulamentos ou habilidades nas mãos de profissionais. 

4. Torne útil o conhecimento compartilhado 

É importante obter todas as informações que seus funcionários compartilham para responder a uma pergunta específica ou resolver um problema comum. Isso fará com que os profissionais vejam rapidamente o benefício de compartilhar seu talento, pois assim poderão resolver seus problemas do dia a dia de trabalho com mais rapidez. 

Para fazer isso, primeiro elabore um catálogo dos principais aprendizados dentro de sua organização e procure o conhecimento que abrange esses aprendizados. Em uma segunda etapa, facilite o feedback perguntando a seus funcionários quais dessas habilidades são mais úteis para eles, como elas podem ser melhoradas e quais outros problemas estão faltando. Dessa forma, sua base de conhecimento se autogerenciará naturalmente. 

5. Permita que todos se beneficiem do conhecimento compartilhado 

De pouco adianta criar uma cultura na qual os funcionários compartilhem seus conhecimentos, se esse conhecimento não estiver disponível para toda a organização. Pense em como você vai estruturar o conteúdo e qual tecnologia você vai usar, para que encontrar a resposta para essas perguntas-chave seja fácil. 

6. Promova e expanda o conhecimento compartilhado 

A realidade é que os funcionários estão muito ocupados e não têm tempo de se aprofundarem em toda a base de conhecimento da empresa. Por outro lado, os novos profissionais não saberão que essa base existe se ninguém lhes contar. Por isso, não se esqueça de se comunicar: dê dicas periodicamente, explique quais novos conteúdos foram incorporados e divulgue esse conhecimento na sua plataforma de comunicação interna. 

7. Recompense aqueles que compartilham 

O reforço positivo é essencial, não se esqueça disso. Se um funcionário compartilhar seu conhecimento profissional, recompense-o. Há muitas maneiras de fazer isso, não apenas economicamente. Falamos sobre incluí-lo como parte dos objetivos, mas você também pode fazer com que o compartilhamento de conhecimento favoreça a promoção interna

Com isso, você eliminará o medo de ser demitido que alguns funcionários possam ter. Também permite que os funcionários “assinem” o conteúdo que criam, deem pequenas recompensas ou reconheçam seu trabalho em público. Em suma, faça com que os funcionários que compartilham se sintam valorizados por isso

Como estabelecer uma cultura de conhecimento compartilhado na era digital  

Compartilhar conhecimento no local de trabalho é essencial para melhorar a eficiência e a produtividade organizacional. Em ambientes híbridos ou remotos, como os que muitas empresas adotaram após a pandemia do COVID-19, o compartilhamento de conhecimento é especialmente valioso para novas contratações, permitindo que eles integrem e aproveitem rapidamente os insights de funcionários mais experientes para entender processos, expectativas e cultura da empresa.  

Nesse sentido, o uso da tecnologia tornou-se essencial. Ferramentas que facilitam a comunicação e a colaboração entre os funcionários permitem uma transferência de conhecimento mais suave. Um estudo recente destacou que a facilidade de uso das tecnologias influencia significativamente o sucesso das redes de informação dentro das organizações. Além disso, a adoção de modelos de trabalho híbridos está em alta, com 28,2% dos funcionários trabalhando sob esse esquema e 12,7% totalmente remotos, segundo dados recentes. 

Essas mudanças nos ambientes de trabalho exigem uma maior dependência de ferramentas digitais para manter a colaboração e o compartilhamento de conhecimento

 

Torne o compartilhamento de conhecimento uma realidade para sua organização com a isEazy 

Lembre-se de que implementar uma cultura de conhecimento compartilhado em sua empresa não é uma ação que você alcançará da noite para o dia. É um acúmulo de esforços contínuos que, a longo prazo, resultará em maior inovação, eficiência, maior satisfação, retenção de funcionários e muito mais. 

Se você está procurando as ferramentas ideais para conseguir isso, na isEazy oferecemos nosso software rápido de configurar e fácil de usar que o ajudará a atingir seus objetivos de negócios. Encontre uma ferramenta perfeita para cada necessidade ou combine-as para obter resultados extraordinários. O que você está esperando? Solicite uma demonstração

Perguntas frequentes sobre cultura de conhecimento compartilhado

Para superar os obstáculos para estabelecer uma cultura de conhecimento compartilhado em qualquer empresa, é essencial fomentar uma cultura aberta que promova a transparência e a comunicação em todos os níveis. Além disso, a implementação de ferramentas e plataformas que promovam a troca de informações pode tornar esse processo mais simples e eficiente

Existem várias empresas que implementaram com sucesso o compartilhamento de conhecimento. Por exemplo,  a Clarel, uma rede de lojas especializadas em beleza com mais de 1.000 pontos de venda na Espanha, conseguiu detectar o talento de seus funcionários e facilitar a criação de um grupo de influenciadores que agora são responsáveis por desenvolver conteúdo de treinamento de produtos para toda a sua força de trabalho. Como este, existem muitos outros casos de sucesso que você pode conferir.  

Os líderes desempenham um papel crítico nesse processo. Juntamente com mentores ou profissionais que estão na empresa há mais tempo, eles podem orientar funcionários menos experientes, compartilhando seus conhecimentos e experiências. Isso não apenas ajuda os funcionários a aprender e crescer profissionalmente, mas também cria um ambiente de confiança e colaboração. 

Primeiro, é importante estabelecer uma visão clara que enfatize a importância de compartilhar informações e compartilhá-las com todos os níveis da organização. Em seguida, você pode implementar programas de treinamento que ensinem os funcionários a compartilhar conhecimento de forma eficaz. Também é útil fornecer plataformas e espaços onde os funcionários possam compartilhar informações de maneira fácil e acessível. Por fim, reconhecer e recompensar os funcionários que contribuem ativamente para o compartilhamento de conhecimento pode motivar outros a seguir o exemplo. 

Paula Cury Monteiro

CONTENT CREATED BY:

Paula Cury Monteiro

Content Marketing Specialist at isEazy

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