Tener una comunicación interna empresarial efectiva es uno de los elementos clave para el éxito de una organización. Según datos, un 80% de los empleados opta por empresas que priorizan la transparencia en vez de aquellas que ofrecen incentivos atractivos. Esto destaca el rol importante de la comunicación, la cual fomenta la satisfacción y la lealtad de los empleados en el trabajo.
Teniendo en cuenta el poder transformador de la comunicación interna, hemos preparado este artículo para darte los mejores consejos para crear una estrategia de comunicación sólida que empodere a tus empleados y además impulse a tu empresa hacia el éxito.
¿Por qué es importante la comunicación interna? Descubre su rol crucial para el éxito empresarial
Además de los factores externos clave, el éxito de una empresa depende del desempeño individual de su fuerza laboral. Proporcionarles las herramientas, la información y el apoyo necesarios es primordial para cultivar la motivación y el compromiso.
Si se hace correctamente, la estrategia de comunicación interna de una empresa puede transformar a los empleados en valiosos embajadores de la marca. El employer branding es vital para atraer y retener el mejor talento, generando confianza y un ambiente de trabajo en el que se sienten valorados y respetados.
Por otro lado, tener una comunicación abierta permite que los trabajadores compartan sus pensamientos e ideas, esto impulsa la innovación que en última instancia conduce al progreso de la organización. Definitivamente es una situación en la que todos ganan.
Además, la comunicación promueve la colaboración entre departamentos, lo cual es fundamental. Especialmente para equipos remotos y trabajadores de primera línea sin acceso a escritorio. Según Tech Report, proporcionar información oportuna a los empleados puede aumentar su productividad en un 77%, creando un efecto dominó de eficiencia en toda la organización.
Alinear los objetivos de comunicación interna con la estrategia corporativa
Para elaborar un plan de comunicación interna sólido, es crucial alinearlo con el plan corporativo general. Al profundizar en la misión, la visión y los valores de la empresa, y la esencia de su identidad, puedes adaptar hábilmente tu enfoque. Esto no solo garantiza la ejecución perfecta de tu plan, sino que también fomenta una mayor aceptación de los empleados, fortaleciendo su compromiso con el logro de los objetivos corporativos.
A continuación, te revelamos algunos de los objetivos de una estrategia de comunicación interna:
Compartir información valiosa sobre la empresa
Uno de los principales objetivos de las comunicaciones internas es compartir información, desde el desempeño de la empresa y cómo está alcanzando sus objetivos, hasta información corporativa sobre nuevos productos o servicios que se están lanzando o documentación como el libro de marca o procedimientos operativos estándar (SOP).
Compartir información es muy beneficioso para los empleados, les ayuda a mantenerse alineados y genera coherencia entre múltiples departamentos y unidades de negocio.
Capacitar a los empleados y proporcionar herramientas para su trabajo
Otro objetivo es capacitar a los empleados y entregarles herramientas útiles para ayudarlos a realizar mejor su trabajo. La formación de tus empleados no se detiene después de la incorporación, darles apoyo a lo largo de su carrera fortalece sus capacidades individualesy como equipo.
Un buen ejemplo de ello es cómo Shiseido, una reconocida empresa japonesa de cosméticos a nivel mundial utilizó la gamificación para entrenar a su red global de profesionales, repartidos en 120 países diferentes. Al ofrecer breves píldoras interactivas de información sobre su nueva línea de maquillaje y la aplicación de juegos sociales, aumentó la retención de conocimientos en más del 90%. Lee el caso de éxito.
Optimiza el flujo de trabajo entre diferentes departamentos
Proporcionar información interna es esencial para que los equipos trabajen de forma colaborativa, optimiza los flujos de trabajo internos y permite a las organizaciones alinear su fuerza laboral hacia sus objetivos comerciales.
Promociona tus iniciativas de employer branding
El employer branding es la forma en que las empresas promocionan su propia marca internamente entre los empleados. También se utiliza externamente para contratar nuevos talentos. ¿Por qué es importante? Debido a que refuerza el sentido de pertenencia, esto se traduce en lealtad de los empleados, menor ausentismo y rotación.
Retener el talento es vital para los resultados de la empresa. Según Randstad, para que las organizaciones sigan siendo productivas y financieramente saludables, necesitan disminuir las tasas de rotación de empleados porque cada empleado perdido puede costarle a la empresa un tercio de su salario anual.
Onboarding para nuevos empleados
Los primeros meses para un nuevo empleado son críticos, planificar un proceso de incorporación claro con materiales y herramientas de capacitación para conocer el negocio y sus productos tiene un impacto directo en su rendimiento y motivación a futuro. Según datos recientes, los empleados están tres veces más comprometidos con la organización cuando se les proporciona una buena experiencia de incorporación.
Proporcionar un espacio para compartir opiniones e ideas
Las comunicaciones internas pueden volverse más poderosas cuando hay una comunicación bidireccional. Esto significa abrir canales en los que los empleados puedan compartir opiniones e ideas que impulsen la innovación. Algunos ejemplos de canales son los foros, los chats o las encuestas, este último ayuda a los profesionales de RRHH a recopilar comentarios y a evaluar la satisfacción de los empleados, así como promover un lugar de trabajo positivo.
Crear una cultura positiva en el lugar de trabajo
La cultura organizacional es un factor fundamental, hacer una auditoría inicial de la cultura de empresa te ayudará a encontrar brechas y necesidades de tus empleados.
Según Great Place to Work, algunas de las preguntas que utiliza el equipo de Culture Audit (auditoria de cultura) tienen que ver con «las prácticas, las políticas y otros datos de las personas que trabajan en su organización relacionados con la forma en que tanto los recursos humanos como el liderazgo trabajan para construir una cultura sólida». Tener en cuenta este enfoque puede ayudarte a cuestionar y organizar tus objetivos y prioridades de comunicación interna.
Explorando estilos de comunicación interna
Ahora que hemos descubierto los beneficios y objetivos, es crucial comprender los diversos estilos de comunicación para poner en marcha la implementación de tu propia estrategia.
Comunicación vertical descendiente
Este estilo de comunicación se refiere a los mensajes que se comparten desde la alta dirección a través de la estructura organizativa. Por lo general, esto implica anuncios importantes de la empresa sobre decisiones estratégicas tomadas al más alto nivel.
Las comunicaciones descendentes son muy beneficiosas porque mitigan el riesgo de desinformación, promueven la transparencia y la información clara para todos los empleados e impactan positivamente en la reputación interna de la marca.
Comunicación vertical ascendente
Por otro lado, la información ascendente se entrega desde los gerentes de nivel inferior y los miembros del equipo hasta los líderes sénior.
Si se hace correctamente, aprovechar este estilo de comunicación puede generar muchas ventajas para las empresas. Anima a los empleados a comprometerse y contribuir aún más al proceso de toma de decisiones, además de crear un entorno de trabajo saludable mediante la implementación de una comunicación bidireccional con los miembros del equipo.
Comunicación horizontal
Este estilo de comunicación, también conocido como comunicación lateral, implica el flujo de información entre empleados, equipos y departamentos individuales que están en el mismo nivel en la organización.
La comunicación horizontal es el estilo más común, y es vital para mejorar la productividad y ayudar a los equipos a mantenerse alineados con los objetivos de la empresa. Además, cultiva una cultura de trabajo en equipo, aumenta la visibilidad y garantiza la responsabilidad del desempeño laboral.
Conocer los tipos de estilos de comunicación te ayudará a segmentar adecuadamente todos tus esfuerzos de comunicación interna, utilizar los canales adecuados y crear una estrategia específica que aporte valor a la empresa.
Teniendo esto en cuenta, profundicemos en cómo planificar una estrategia de comunicación eficaz para infundir la motivación de los empleados e impulsar la productividad.
Pasos para crear un plan de comunicación interna exitoso
Antes de empezar a elaborar tu estrategia, hay varios factores fundamentales que debes tener en cuenta, que te guiarán para crear la narrativa corporativa adecuada para transmitir su visión y valores, adaptar los mensajes y encontrar las herramientas perfectas para ofrecer comunicaciones a audiencias internas segmentadas.
1. Analiza la situación actual
Antes de elaborar tu plan de comunicación interna, es esencial evaluar el panorama actual de la comunicación dentro de tu organización. Evalúa los canales existentes, los procedimientos de feedback de los empleados y los niveles de compromiso para obtener información sobre lo que funciona bien y dónde se necesitan mejoras. Este análisis sienta las bases para comprender las fortalezas y debilidades de tu enfoque de comunicación actual, guiando los esfuerzos de planificación posteriores de manera efectiva.
2. Define los resultados deseados
Definir claramente los resultados deseados es crucial para alinear tus esfuerzos de comunicación interna con los objetivos de la empresa. Identifica los objetivos específicos que quieres alcanzar a través de una mejor comunicación, ya sea mejorar el compromiso de los empleados, fomentar una cultura empresarial o informar a los equipos sobre nuevos productos y servicios. Establecer objetivos claros y medibles proporciona dirección y enfoque para tu estrategia de comunicación, asegurando que los esfuerzos estén orientados hacia los resultados.
3. Identifica los segmentos de tu audiencia
Definir el público objetivo es decisivo, ya que puede haber varios grupos distintos independientemente del tamaño de la empresa, como la Generación X, los Millennials y la Generación Z. De hecho, la Generación Z ya comprende el 20% de la fuerza laboral mundial, este segmento puede requerir estrategias únicas de capacitación y comunicación que son diferentes a otras generaciones considerando que han crecido con la tecnología.
4. Canales de comunicación
Elegir los canales de comunicación adecuados tendrá un impacto positivo en tus resultados. Aprovechar los múltiples canales garantiza el alcance y la efectividad de los mensajes en diversos equipos, así como las preferencias de comunicación. Al evaluar cuidadosamente las necesidades y dinámicas únicas de la organización, elegir la combinación adecuada de canales de comunicación puede mejorar el compromiso, fomentar la transparencia y facilitar un flujo de información fluido en toda la empresa.
5. Crea una matriz de comunicación interna
Una matriz de comunicación interna garantiza la organización, la supervisión de los proyectos y la coherencia en todos los canales.
Identifica a las partes interesadas clave y a los departamentos involucrados, incluidos ejecutivos, gerentes y empleados. También, debes determinar los tipos de información a comunicar, categorizando por frecuencia, urgencia y audiencia.
Además, establece canales claros como boletines informativos por correo electrónico o reuniones de equipo en función de la naturaleza del mensaje y las preferencias de la audiencia. También es importante definir roles y responsabilidades para cada departamento, asegurando la rendición de cuentas de las tareas.
Por último, revisa y actualiza periódicamente la matriz para adaptarla a las necesidades de la organización. Este marco estructurado fomenta la transparencia, la colaboración y la alineación entre los equipos, lo que impulsa el éxito
6. Mide el progreso y los resultados
Medir la efectividad de tus esfuerzos de comunicación interna es primordial para la mejora continua y demostrar el impacto de tus estrategias. Implementa métricas y pide feedback para que puedas realizar un seguimiento, algunos ejemplos son la tasa de participación, el alcance de los mensajes o las tasas de respuesta a los comentarios.
Evalúa regularmente el progreso de los objetivos predefinidos, analiza los resultados y ajústalos según sea necesario para optimizar tu plan de comunicación para obtener buenos resultados.
5 Tendencias e ideas de comunicación interna
Después de haber examinado los factores y pasos para elaborar una estrategia de comunicación interna, así como de explorar la creación de una matriz de comunicación sólida para hacer un seguimiento, ahora te ofrecemos cinco ideas efectivas según las tendencias sociales actuales.
Adquisición de conocimientos con microlearning y los microcontenidos
En el acelerado entorno de trabajo actual, los métodos de aprendizaje tradicionales no siempre son suficientes. El microlearning (microaprendizaje) y el microcontenido ofrecen pequeñas píldoras de información que son fáciles de digerir y que se adaptan a las preferencias del alumno moderno.
Aprovechando estos formatos de aprendizaje dinámicos, las organizaciones pueden facilitar el aprendizaje continuo y el desarrollo de habilidades entre los empleados. Ya sea que se trate de audios, infografías, videos cortos o cuestionarios, el microlearning permite la adquisición de conocimientos sobre la marcha, lo que permite a los empleados acceder a información relevante precisamente cuando más la necesitan.
Promueve la participación a través de acciones de gamificación inspiradoras
La gamificación inyecta diversión y emoción en las tareas rutinarias, motivando a los empleados a participar más activamente en actividades relacionadas con el trabajo.
Al incorporar juegos interactivos como desafíos, recompensas y tablas de clasificación, las organizaciones pueden crear un entorno de trabajo más interesante.
La gamificación no solo aumenta la moral y la motivación de los empleados, sino que también fomenta una competencia sana entre los equipos. Desde programas de formación hasta gestión del rendimiento, la gamificación ofrece infinitas posibilidades.
Potencia la colaboración a través de herramientas sociales
En el actual mundo acelerado del trabajo, la mensajería instantánea, los newsfeed y las notificaciones push son fundamentales para fomentar la colaboración e impulsar el éxito de la organización.
Las aplicaciones de mensajería instantánea permiten a los empleados comunicarse en tiempo real, lo que facilita el intercambio rápido de información e ideas, independientemente de su ubicación física.
Los newsfeed mantienen a los empleados actualizados sobre las noticias, los eventos y las actualizaciones de la empresa, lo que garantiza que todos se mantengan informados y sincronizados. Además, las notificaciones push proporcionan recordatorios y alertas oportunos, manteniendo a los empleados comprometidos y al día con las tareas y plazos importantes.
Al aprovechar estas herramientas de comunicación interna, las organizaciones pueden romper las barreras de comunicación, promover la colaboración entre equipos y aprovechar el conocimiento colectivo y la creatividad de su fuerza laboral, lo que en última instancia impulsa la innovación y los logros de objetivos comerciales.
Amplifica las voces de tus empleados a través de encuestas internas
Los comentarios de los empleados son invaluables para comprender sus necesidades, preferencias e inquietudes, y las encuestas internas proporcionan una forma estructurada de recopilar estos comentarios.
Al realizar encuestas internas periódicas, las organizaciones pueden aumentar la satisfacción de los empleados, identificar áreas de mejora y tomar decisiones basadas en datos para mejorar la experiencia de los empleados. Ya sea midiendo el compromiso, solicitando comentarios sobre las políticas de la empresa o evaluando la eficacia de las iniciativas de comunicación, las encuestas internas permiten a los empleados expresar sus opiniones y contribuir al crecimiento de la organización.
Integra una plataforma de conocimientos para un acceso instantáneo
En la economía actual impulsada por el conocimiento, el fácil acceso a la información es primordial para la productividad y la eficiencia de los empleados. Una base de conocimientos sirve como un repositorio centralizado de información, documentos y recursos a los que los empleados pueden acceder siempre que necesiten asistencia o información.
Al integrar una base de conocimientos en la infraestructura de la organización, los empleados pueden encontrar rápidamente respuestas a sus preguntas, solucionar problemas y acceder a recursos relevantes para realizar su trabajo de manera efectiva.
Desde los materiales de formación hasta las políticas de la empresa y las mejores prácticas, una plataforma de conocimientos bien organizada agiliza la recuperación de información, fomenta el autoservicio y permite a los empleados tener éxito en sus funciones.
Con estos pasos esenciales e ideas inspiradoras para elaborar una estrategia de comunicación interna exitosa, ¡estás listo para sumergirte en la planificación!
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