Herramientas de comunicación interna: la importancia de potenciar la comunicación

A menudo se habla sobre la importancia de la colaboración y el trabajo en equipo en cualquier organización. Estos son dos pilares fundamentales para conseguir un ambiente laboral agradable y una cultura organizacional saludable que refuerce el valor de la empresa. Sin embargo, para alcanzar todas estas metas, es necesario mejorar la comunicación interna.

Una comunicación interna efectiva es la base del éxito organizacional. Las empresas, grandes y pequeñas por igual, están reconociendo cada vez más la necesidad de establecer canales efectivos de comunicación interna, que garanticen un mejor desempeño y un equipo cohesionado. Es por ello que en este artículo exploraremos qué es la comunicación interna, por qué es esencial y cómo las herramientas adecuadas pueden ayudarte a potenciarla.

¿Qué es la comunicación interna y por qué es tan necesaria en una empresa?

La comunicación interna es todo el intercambio de información, mensajes, ideas o conocimientos entre los miembros de una organización, incluidas las conversaciones informales y los comunicados oficiales y estratégicos. Tiene lugar en el contenido que se difunde a través de canales internos, bien sea para educar, informar o motivar, y abarca todas las formas de comunicación que pueden ocurrir dentro de una empresa: bien sea vertical (de arriba hacia abajo o viceversa) u horizontal (entre colegas del mismo nivel jerárquico).

La importancia de la comunicación interna radica en que permite alinear objetivos y estrategias, mejorar la colaboración entre departamentos, aumentar la moral, y fomentar una cultura de transparencia. Pero la comunicación interna de una empresa puede fallar rápidamente si no se le da el valor adecuado, convirtiéndose en su principal talón de Aquiles, generando malos entendidos, desinformación y falta de cohesión, lo que eventualmente impactará negativamente en la productividad y en el ambiente laboral.

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Herramientas de comunicación interna más importantes

El surgimiento de herramientas digitales de comunicación interna ha supuesto un gran paso para las organizaciones, ya que permiten que el acceso a la información sea mucho más sencillo y fomentan la participación activa de los empleados. De hecho, un estudio elaborado por McKinsey afirma que la mejora de la comunicación y la colaboración a través de la tecnología podría aumentar la productividad de los trabajadores entre un 20 y un 25%. Aquí te dejamos algunas de las herramientas de comunicación interna más importantes:

Intranet

Se trata de una plataforma online interna que permite a los empleados acceder a documentos, recursos y comunicados internos. Facilita la distribución de información importante y la colaboración en proyectos. Es una herramienta de comunicación que lleva años siendo muy popular en todo tipo de organizaciones, especialmente aquellas con un mayor número de empleados.

Una intranet es muy similar a una página web, a la cual tendrán acceso únicamente los empleados de la organización. A través de ella es posible también suministrar información sobre campañas, eventos, avisos y recursos de formación.

Email

El email o correo electrónico es una de las formas de comunicación más tradicionales, que siguen siendo relevantes actualmente para la comunicación escrita. A través del correo es posible enviar información importante, comunicaciones internas, mensajes motivadores e invitaciones a eventos. También es posible compartir desde un texto simple, hasta imágenes, infografías o documentos.

Videoconferencias

Casi todas las empresas utilizan alguna herramienta de videoconferencia como Zoom o Google Meet. Estas herramientas permiten mantener reuniones cara a cara con colaboradores y empleados, superando barreras como la distancia o los husos horarios, especialmente en equipos remotos.

Chats internos

Los canales de chat agilizan la comunicación en tiempo real y son especialmente útiles para realizar consultas rápidas y mantener conversaciones informales. Al igual que las plataformas de videoconferencias, rompen con la distancia y bien enfocados son ideales para mejorar la colaboración y la comunicación entre equipos.

Plataformas colaborativas o herramientas de gestión de proyectos

Aunque se trata de plataformas para organizar el trabajo, son también excelentes herramientas de comunicación interna, ya que permite la interacción entre colaboradores. Algunas de las más populares son Asana, Trello o Microsoft Teams, y todas ellas son ideales para mantener a los miembros de un equipo informados y actualizados sobre el progreso o cambios en un proyecto común.

Redes sociales internas

Una red social interna opera casi de la misma forma que una red social normal, y, de hecho, se aprovecha del auge de la interacción que generan estas últimas. Son espacios donde se crean comunidades, y en este caso, tu comunidad serán los miembros de tu empresa. A través de las redes sociales internas es posible compartir información importante, propiciar la participación o crear dinámicas, y lo mejor de todo es que tus colaboradores ya están habituados al uso de redes sociales, por lo cual suelen ofrecer una experiencia útil y divertida.

Apps

Una encuesta sobre el estado de la comunicación interna en 2022 reveló que las empresas con mejor rendimiento en su comunicación han incorporado nuevos canales que superan las limitación del email, como por ejemplo, las aplicaciones móviles que ya utilizan el 16% de las organizaciones.

Actualmente, las aplicaciones para empresas son la mejor manera de mantener conectados, comunicados y sincronizados a los miembros de tu equipo. Hablar de ellas únicamente como herramientas de comunicación interna es quedarse corto, ya que las mejores ofrecen formación, comunicación, conocimiento y gestión de tareas, todo en un solo lugar.

Las apps para empresas permiten mantener a los empleados alineados y comprometidos con la empresa, especialmente a los frontline workers o trabajadores sin escritorio, puesto que les permiten consultar dudas, aclarar procedimientos y aprender en el flujo de trabajo, saltando cualquier distancia.

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