Como dominar a comunicação interna para empresas: estratégias para o sucesso

Ter uma comunicação interna empresarial eficaz é um dos elementos-chave para o sucesso de uma organização. Segundo dados, 80% dos funcionários optam por empresas que priorizam a transparência em vez daquelas que oferecem incentivos atraentes. Isso destaca o importante papel da comunicação, que promove a satisfação e a lealdade dos funcionários no trabalho.

Considerando o poder transformador da comunicação interna, preparamos este artigo para lhe dar as melhores dicas para criar uma estratégia de comunicação sólida que empodere seus funcionários e impulsione sua empresa para o sucesso.

Por que a comunicação interna é importante? Descubra seu papel para o sucesso dos negócios

Além dos principais fatores externos, o sucesso de uma empresa depende do desempenho individual de sua força de trabalho. Fornecer-lhes as ferramentas, informações e apoio necessários é essencial para cultivar a motivação e o compromisso.

Se feita corretamente, a estratégia de comunicação interna de uma empresa pode transformar os funcionários em valiosos embaixadores da marca. O employer branding é vital para atrair e reter os melhores talentos, gerando confiança e um ambiente de trabalho no qual eles se sintam valorizados e respeitados.

Por outro lado, ter uma comunicação aberta permite que os trabalhadores compartilhem seus pensamentos e ideias, o que impulsiona a inovação que, em última análise, leva ao progresso da organização. É definitivamente uma situação ganha-ganha.

Além disso, a comunicação promove colaboração entre departamentos, o que é fundamental. Especialmente para equipes remotas e trabalhadores da linha de frente sem acesso a escritórios. De acordo com Tech Report, fornecer informações oportunas aos funcionários pode aumentar sua produtividade em 77%, criando um efeito cascata de eficiência em toda a organização.

Alinhar os objetivos de comunicação interna com a estratégia corporativa

Para elaborar um plano de comunicação interna sólido, é crucial alinhá-lo com o plano corporativo geral. Ao se aprofundar na missão, visão e valores da empresa e na essência de sua identidade, você pode adaptar habilmente sua abordagem. Isso não apenas garante a execução impecável do seu plano, mas também promove uma maior adesão dos funcionários, fortalecendo seu compromisso com o alcance das metas corporativas.

Aqui estão alguns dos objetivos de uma estratégia de comunicação interna:

Compartilhe informações valiosas sobre a empresa

Um dos principais objetivos da comunicação interna é compartilhar informações, desde o desempenho da empresa e como ela está atingindo seus objetivos, até informações corporativas sobre novos produtos ou serviços que estão sendo lançados ou documentação como o livro da marca ou procedimentos operacionais padrão (SOPs).

O compartilhamento de informações é altamente benéfico para os funcionários, ajuda-os a se manterem alinhados e cria consistência em vários departamentos e unidades de negócios.

Treine os funcionários e forneça ferramentas para seu trabalho

Outro objetivo é capacitar os funcionários e fornecer-lhes ferramentas úteis para ajudá-los a desempenhar melhor seus trabalhos. O treinamento de seus funcionários não para após a integração, apoiá-los ao longo de sua carreira fortalece suas capacidades individuais e de equipe.

Um bom exemplo disso é como a Shiseido, empresa japonesa de cosméticos de renome mundial, usou a gamificação para treinar sua rede global de profissionais, espalhada por 120 países diferentes. Ao oferecer pílulas interativas curtas de informações sobre sua nova linha de maquiagem e aplicativo de jogos sociais, ela aumentou a retenção de conhecimento em mais de 90%.

CASO DE SUCESSO

Aumentamos o engajamento na formação da Shiseido com um app social e gamificado.

Veja o caso de sucesso

Simplifique o fluxo de trabalho entre diferentes departamentos

Fornecer informações internas é essencial para que as equipes trabalhem de forma colaborativa, agiliza os fluxos de trabalho internos e permite que as organizações alinhem sua força de trabalho em direção às suas metas de negócios.

Promova suas iniciativas de marca empregadora

A employer branding é como as empresas promovem sua própria marca internamente para os funcionários. Também é usado externamente para contratar novos talentos. Por que isso é importante? Por reforçar o sentimento de pertencimento, isso se traduz em lealdade dos funcionários, menor absenteísmo e rotatividade.

Reter talentos é vital para os resultados financeiros da empresa. De acordo com a Randstad, para que as organizações permaneçam produtivas e financeiramente saudáveis, elas precisam diminuir as taxas de rotatividade de funcionários, pois cada funcionário perdido pode custar à empresa um terço de seu salário anual.

Onboarding para novos funcionários

Os primeiros meses para um novo funcionário são críticos, planejar um processo de onborading claro com materiais e ferramentas de treinamento para conhecer o negócio e seus produtos têm um impacto direto em seu desempenho e motivação no futuro. De acordo com dados recentes, os funcionários estão três vezes mais engajados com a organização quando recebem uma boa experiência de integração.

WHITEPAPER

Mude a forma como você se comunica com seus colaboradores

Baixar whitepapper

Forneça um espaço para compartilhar opiniões e ideias

As comunicações internas podem se tornar mais poderosas quando há comunicação bidirecional. Isso significa abrir canais onde os funcionários possam compartilhar opiniões e ideias que impulsionam a inovação. Exemplos de canais incluem fóruns, bate-papos ou pesquisas, o último dos quais ajuda os profissionais de RH a coletar feedback e avaliar a satisfação dos funcionários, além de promover um local de trabalho positivo.

Crie uma cultura positiva no local de trabalho

A cultura organizacional é um fator fundamental, fazer uma auditoria inicial da cultura da empresa ajudará você a encontrar lacunas e necessidades de seus funcionários.

Segundo o Great Place to Work, algumas das perguntas que a equipe de Auditoria de Cultura usa têm a ver com “as práticas, políticas e outros dados das pessoas que trabalham em sua organização relacionados a como o RH e a liderança trabalham para construir uma cultura forte”.. Manter essa abordagem em mente pode ajudá-lo a questionar e organizar suas metas e prioridades de comunicação interna.

Explorando estilos de comunicação interna

Agora que descobrimos os benefícios e objetivos, é crucial entender os vários estilos de comunicação para começar a implementar sua própria estratégia.

Comunicação vertical downstream

Esse estilo de comunicação refere-se às mensagens que são compartilhadas da alta administração por meio da estrutura organizacional. Normalmente, isso envolve grandes anúncios da empresa sobre decisões estratégicas tomadas no mais alto nível.

As comunicações de cima para baixo são altamente benéficas porque mitigam o risco de desinformação, promovem transparência e informações claras para todos os funcionários e impactam positivamente a reputação interna da marca.

Comunicação vertical ascendente

Por outro lado, as informações upstream são fornecidas por gerentes de nível inferior e membros da equipe para líderes seniores.

Se feito corretamente, alavancar esse estilo de comunicação pode trazer muitas vantagens para as empresas. Incentiva os funcionários a se engajarem e contribuírem ainda mais para o processo de tomada de decisão, além de criar um ambiente de trabalho saudável, implementando a comunicação bidirecional com os membros da equipe.

Comunicação horizontal

Esse estilo de comunicação, também conhecido como comunicação lateral, envolve o fluxo de informações entre funcionários, equipes e departamentos individuais que estão no mesmo nível da organização.

A comunicação horizontal é o estilo mais comum e é vital para melhorar a produtividade e ajudar as equipes a se manterem alinhadas com os objetivos da empresa. Além disso, cultiva uma cultura de trabalho em equipe, aumenta a visibilidade e garante a responsabilidade pelo desempenho no trabalho.

Conhecer os tipos de estilos de comunicação ajudará você a segmentar adequadamente todos os seus esforços de comunicação interna, usar os canais certos e criar uma estratégia específica que agregue valor à empresa.

Com isso em mente, vamos nos aprofundar em como planejar uma estratégia de comunicação eficaz para incutir a motivação dos funcionários e aumentar a produtividade.

Etapas para criar um plano de comunicação interna bem-sucedido

Antes de começar a elaborar sua estratégia, há vários fatores fundamentais que você precisa considerar, que o guiarão na criação da narrativa corporativa certa para transmitir sua visão e valores, adaptar mensagens e encontrar as ferramentas perfeitas para fornecer comunicações a públicos internos segmentados.

1. Analise a situação atual

Antes de elaborar seu plano de comunicação interna, é essencial avaliar o cenário de comunicação atual em sua organização. Avalie os canais existentes, os procedimentos de feedback dos funcionários e os níveis de engajamento para obter informações sobre o que está funcionando bem e onde são necessárias melhorias. Essa análise estabelece as bases para entender os pontos fortes e fracos de sua abordagem de comunicação atual, orientando os esforços de planejamento subsequentes de forma eficaz.

2. Defina os resultados desejados

Definir claramente os resultados desejados é crucial para alinhar seus esforços de comunicação interna com os objetivos da empresa. Identifique os objetivos específicos que você deseja alcançar por meio de uma melhor comunicação, seja melhorando o engajamento dos funcionários, promovendo a cultura da empresa ou informando as equipes sobre novos produtos e serviços. Definir metas claras e mensuráveis fornece direção e foco para sua estratégia de comunicação, garantindo que os esforços sejam orientados para resultados.

3. Identifique seus segmentos de público

Definir o público-alvo é fundamental, pois pode haver vários grupos distintos, independentemente do tamanho da empresa, como a Geração X, a Geração Y e a Geração Z. Na verdade, a Geração Z já compreende 20% da força de trabalho global, esse segmento pode exigir estratégias exclusivas de treinamento e comunicação que são diferentes de outras gerações, considerando que cresceram com a tecnologia.

4. Canais de comunicação

Escolher os canais de comunicação certos terá um impacto positivo em seus resultados. Aproveitar vários canais garante o alcance e a eficácia das mensagens em diversas equipes, bem como as preferências de comunicação. Ao avaliar cuidadosamente as necessidades e dinâmicas exclusivas da organização, escolher a combinação certa de canais de comunicação pode melhorar o engajamento, promover a transparência e facilitar um fluxo suave de informações em toda a empresa.

5. Crie uma matriz de comunicação interna

Uma matriz de comunicação interna garante organização, supervisão do projeto e consistência em todos os canais.

Identifique as principais partes interessadas e departamentos envolvidos, incluindo executivos, gerentes e funcionários. Além disso, você deve determinar os tipos de informações a serem comunicadas, categorizando por frequência, urgência e público.

Além disso, defina canais claros, como boletins informativos por e-mail ou reuniões de equipe, com base na natureza da mensagem e nas preferências do público. Também é importante definir papéis e responsabilidades para cada departamento, garantindo a prestação de contas das tarefas.

Por fim, revise e atualize regularmente a matriz para adaptá-la às necessidades da organização. Essa estrutura estruturada promove transparência, colaboração e alinhamento entre as equipes, impulsionando o sucesso

6. Meça o progresso e os resultados

Medir a eficácia de seus esforços de comunicação interna é fundamental para a melhoria contínua e demonstrar o impacto de suas estratégias. Implemente métricas e peça feedback para que você possa acompanhar, exemplos incluem taxa de engajamento, alcance de mensagens ou taxas de resposta a comentários.

Avalie regularmente o progresso em metas predefinidas, analise os resultados e ajuste conforme necessário para otimizar seu plano de comunicação para obter bons resultados.

5 Tendências e ideias de comunicação interna

Após examinar os fatores e etapas para desenvolver uma estratégia de comunicação interna, bem como explorar a criação de uma matriz de comunicação sólida para acompanhamento, agora oferecemos cinco ideias eficazes de acordo com as tendências sociais atuais.

Aquisição de conhecimento com microlearning e micro conteúdo

No ambiente de trabalho acelerado de hoje, os métodos tradicionais de aprendizagem nem sempre são suficientes. O microlearning e o micro conteúdo oferecem pequenas pílulas de informação que são fáceis de digerir e que se adaptam às preferências do aluno moderno.

Ao aproveitar esses formatos dinâmicos de aprendizado, as organizações podem facilitar o aprendizado contínuo e o desenvolvimento de habilidades entre os funcionários. Quer se trate de áudios, infográficos, vídeos curtos ou questionários, o microlearning permite a aquisição de conhecimento em movimento, permitindo que os funcionários acessem informações relevantes precisamente quando mais precisam.

Promover a participação através de ações inspiradoras de gamificação

A gamificação injeta diversão e emoção nas tarefas rotineiras, motivando os funcionários a participar mais ativamente das atividades relacionadas ao trabalho. Ao incorporar jogos interativos, como desafios, recompensas e tabelas de classificação, as organizações podem criar um ambiente de trabalho mais interessante.

A gamificação não apenas aumenta o moral e a motivação dos funcionários, mas também incentiva a competição saudável entre as equipes. De programas de treinamento a gerenciamento de desempenho, a gamificação oferece infinitas possibilidades.

Capacite a colaboração por meio de ferramentas sociais

No mundo acelerado do trabalho de hoje, mensagens instantâneas, feeds de notícias e notificações push são essenciais para promover a colaboração e impulsionar o sucesso organizacional.

Os aplicativos de mensagens instantâneas permitem que os funcionários se comuniquem em tempo real, facilitando a troca rápida de informações e ideias, independentemente de sua localização física.

Os feeds de notícias mantêm os funcionários atualizados sobre notícias, eventos e atualizações da empresa, garantindo que todos permaneçam informados e sincronizados. Além disso, as notificações push fornecem lembretes e alertas oportunos, mantendo os funcionários engajados e atualizados sobre tarefas e prazos importantes.

Ao alavancar essas ferramentas de comunicação interna, as organizações podem quebrar barreiras de comunicação, promover a colaboração entre equipes e alavancar o conhecimento coletivo e a criatividade de sua força de trabalho, impulsionando a inovação e as conquistas de metas de negócios.

Amplifique as vozes de seus funcionários por meio de pesquisas internas

O feedback dos funcionários é inestimável para entender suas necessidades, preferências e preocupações, e as pesquisas internas fornecem uma maneira estruturada de coletar esse feedback.

Ao realizar pesquisas internas regulares, as organizações podem aumentar a satisfação dos funcionários, identificar áreas de melhoria e tomar decisões baseadas em dados para melhorar a experiência do funcionário. Seja medindo o engajamento, solicitando feedback sobre as políticas da empresa ou avaliando a eficácia das iniciativas de comunicação, as pesquisas internas permitem que os funcionários expressem suas opiniões e contribuam para o crescimento da organização.

Integre uma plataforma de conhecimento para acesso instantâneo

Na economia atual impulsionada pelo conhecimento, o fácil acesso à informação é fundamental para a produtividade e a eficiência dos funcionários. Uma base de conhecimento serve como um repositório centralizado de informações, documentos e recursos que os funcionários podem acessar sempre que precisarem de assistência ou informações.

Ao integrar uma base de conhecimento à infraestrutura da organização, os funcionários podem encontrar rapidamente respostas para suas perguntas, solucionar problemas e acessar recursos relevantes para realizar seus trabalhos com eficiência.

De materiais de treinamento a políticas e práticas recomendadas da empresa, uma plataforma de conhecimento bem-organizada simplifica a recuperação de informações, incentiva o autoatendimento e permite que os funcionários tenham sucesso em suas funções.

Com essas etapas essenciais e ideias inspiradoras para elaborar uma estratégia de comunicação interna bem-sucedida, você está pronto para mergulhar no planejamento!

Após ter uma estratégia bem definida, aproveite o isEazy Engage para executar seu plano e obter os melhores resultados. Nosso aplicativo foi projetado para aprimorar o aprendizado com micro conteúdo, capacitar seus funcionários com conhecimentos essenciais, aumentar o engajamento por meio da gamificação e incentivar as interações entre seus funcionários por meio de funcionalidades com dinâmicas sociais, tudo facilmente acessível a partir de uma única plataforma. Quer saber mais? Solicite uma demonstração.