Comparativa de los 10 mejores softwares de onboarding en 2025: precios, funcionalidades y ventajas

¿Sabías que solo el 43 % de los empleados sienten que han tenido una experiencia de incorporación completa? Muchas empresas centran sus esfuerzos en un solo día de orientación, sin considerar que una mala experiencia de onboarding tiene un impacto significativo en la retención y la moral del personal.

Hoy en día el onboarding ya no es solo una lista de tareas administrativas, se ha convertido en una experiencia estratégica que define cómo los nuevos talentos conectarán con la cultura, los valores y los objetivos de una organización. Por lo cual, en 2025, ofrecer un buen proceso de onboarding no es opcional, es una prioridad. Y con equipos cada vez más remotos, multiculturales y multigeneracionales, las empresas están apostando por soluciones digitales que no solo automaticen procesos, sino que les ayuden a crear experiencias memorables para cada empleado.

¿Quieres asegurarte de elegir el mejor software de onboarding para tu organización? En esta comparativa te contamos qué hace tan especial a estas herramientas, cuáles son las funcionalidades que marcan la diferencia entre un software bueno y uno estupendo y cuáles son las plataformas más destacadas en esta área. ¡Comencemos!

¿Qué es un software de onboarding?

Encontrar al candidato ideal para un puesto de trabajo no es el final del camino. Una vez que lo hacemos, el siguiente paso es asegurarnos de que su incorporación sea fluida, agradable y sobre todo eficiente. Para lograrlo, el onboarding es el proceso perfecto, un mecanismo diseñado para acoger, dar la bienvenida o recibir a los nuevos empleados en una organización de manera que comprendan la cultura organizacional, sus funciones dentro del equipo y las herramientas que utilizarán en su día a día.

En este sentido, los softwares de onboarding son herramientas digitales diseñadas para automatizar y optimizar este proceso. A través de ellos, las empresas no solo pueden centralizar toda la información, conocimiento y herramientas que van a necesitar los nuevos empleados; sino también asignar y automatizar las primeras tareas para guiar a los profesionales, ofrecer recordatorios, facilitar la gestión de documentación y mejorar la experiencia del empleado en sus primeros días.

¿Por qué son esenciales? Ventajas de los softwares de onboarding

Los empleados que tienen buenas experiencias durante sus primeros 90 días en la empresa, tienen hasta 10 veces más probabilidades de quedarse. Un nuevo empleado sabe que tendrá que cumplir con cierta cantidad de tareas y responsabilidades cuando comienza en un nuevo cargo, pero es nuestra responsabilidad como empresa brindarle las herramientas, la información y el apoyo necesarios para que este proceso sea sencillo y rápido.

¿Y por qué un software de onboarding es esencial en este proceso?

• Centralizan procesos y permiten ahorrar tiempo y recursos.
• Mejoran la experiencia del empleado y reducen las tasas de rotación.
• Reducen errores y facilitan la formación en normativas internas.
• Ofrecen una integración más rápida y fluida.
• Guían al profesional en sus primeros pasos.

Funciones clave de un software de onboarding

Una plataforma de onboarding efectiva debe ofrecer funcionalidades que ayuden a simplificar procesos y garanticen una experiencia fluida tanto para la empresa como para los nuevos empleados. Si no sabes qué características buscar en tu próximo software de onboarding, aquí te contamos algunas de las que no pueden faltar:

Gestión de documentos y firmas electrónicas

Olvídate del papeleo interminable. Con esta funcionalidad, los empleados pueden completar formularios y firmar documentos importantes de forma digital, ahorrando tiempo y reduciendo errores. Además, facilita el cumplimiento normativo al centralizar toda la documentación en un solo lugar.

Automatización de tareas repetitivas

Desde asignar tareas hasta enviar recordatorios automáticos, esta función elimina la carga administrativa y asegura que cada paso del proceso esté cubierto. Así, tu equipo de recursos humanos puede concentrarse en lo que realmente importa: las personas.

Creación de programas personalizados de onboarding

Cada empleado es único, y su proceso de incorporación debería reflejarlo. Si tu plataforma cuenta con esta funcionalidad, podrás diseñar itinerarios adaptados a diferentes roles, equipos o ubicaciones, asegurando una integración más efectiva y significativa.

Seguimiento del progreso del empleado

Controlar el avance de cada nuevo talento no debe ser una tarea difícil. Esta funcionalidad permite monitorear en tiempo real qué pasos del onboarding ya se han completado, identificando posibles retrasos o áreas que necesitan atención.

Integración con sistemas de RRHH, ATS y LMS

Un buen software de onboarding se conecta sin problemas con tus sistemas existentes, como plataformas de gestión de talento (ATS), recursos humanos (HRIS) o sistemas de gestión del aprendizaje (LMS). Esto crea un ecosistema centralizado que mejora la eficiencia y la consistencia.

Analítica y generación de informes en tiempo real

Las métricas lo son todo. Si tu plataforma cuenta con una función de analítica, podrá ofrecerte datos claros sobre el desempeño de tu programa de onboarding, desde tasas de finalización hasta tiempos de integración. Con estos insights, podrás tomar decisiones informadas para optimizar procesos.

Experiencia interactiva para empleados

El onboarding debe ser dinámico y atractivo. Herramientas como gamificación, vídeos interactivos y recorridos personalizados garantizan que los nuevos talentos disfruten del proceso, promoviendo el engagement desde el primer día.

Comparativa de los mejores softwares de onboarding en 2025

1. isEazy Engage

isEazy Engage es una app que te permitirá crear y gestionar de principio a fin tu proceso de onboarding de manera rápida y sencilla. Entre sus muchas funcionalidades está la de centralizar todas las herramientas necesarias para un proceso de incorporación fluido y efectivo, en una sola plataforma.

La app permite administrar el aprendizaje de manera eficiente, desde la gestión de contenidos hasta el seguimiento del progreso de los empleados. Gracias a su diseño intuitivo, los administradores pueden asignar tareas, monitorear su cumplimiento y evaluar el impacto sin complicaciones. Además, integra herramientas de comunicación que mantienen a los equipos conectados, promoviendo la colaboración y la cohesión.

Una de las características destacadas de isEazy Engage es su capacidad para crear fácilmente learning paths con microimpactos y contenidos multimedia e interactivos, su acceso a recursos como manuales, documentación, formaciones, y la incorporación de elementos de gamificación que aumentan la participación y el compromiso de los empleados. Sumado a ello, un asistente virtual con inteligencia artificial guiará a tus empleados en su día a día, ayudándoles a localizar toda la información que necesitan en segundos y acceder a recomendaciones, búsquedas recientes y relacionadas o a los contenidos mejor valorados.

La plataforma también ofrece capacidades analíticas avanzadas, brindando informes en tiempo real para evaluar el progreso de los nuevos empleados y medir la efectividad del programa de onboarding. Además, se integra de manera fluida con sistemas clave como LMS, CRM y ATS, lo que facilita la sincronización de datos y la automatización de procesos.

2. BambooHR

BambooHR es una solución de software de recursos humanos que incluye funcionalidades específicas para la gestión del onboarding. Diseñada principalmente para pequeñas y medianas empresas, esta herramienta se enfoca en simplificar y automatizar tareas clave relacionadas con los departamentos de RR. HH.

El área de onboarding de su plataforma permite gestionar documentos y recolectar firmas electrónicas, facilitando los trámites administrativos del primer día. También ofrece flujos de trabajo automatizados para tareas repetitivas, como la asignación de materiales o la configuración de equipos.

3. Geenhouser

Greenhouse es una plataforma de reclutamiento y gestión del talento reconocida por su enfoque integral en la experiencia del candidato y el empleado. Dentro de sus soluciones, también ofrece funcionalidades específicas para el onboarding, diseñadas para facilitar la transición de los nuevos empleados desde la etapa de contratación hasta su integración en la organización.

La herramienta permite asignar tareas, gestionar documentos y recolectar firmas electrónicas de manera eficiente. Un punto fuerte de Greenhouse es su capacidad para integrarse con otras soluciones de recursos humanos, como ATS y herramientas de gestión de nóminas, ofreciendo una experiencia conectada y sin interrupciones.

4. Centrical

Centrical es una plataforma diseñada para mejorar la experiencia de los empleados a través del aprendizaje continuo, la gamificación y el reconocimiento. Aunque su enfoque principal está en la mejora del desempeño y la motivación de los equipos, también ofrece funcionalidades relacionadas con el onboarding.

La herramienta combina elementos de aprendizaje y gamificación para garantizar que los nuevos empleados comprendan sus responsabilidades y se sientan motivados desde el primer día. También permite crear misiones de incorporación personalizadas, incluir elementos interactivos y realizar un seguimiento detallado del progreso.

5. Paycom

Paycom es una plataforma de gestión de recursos humanos que integra una solución de adquisición del talento y funcionalidades para simplificar y automatizar las tareas administrativas relacionadas con la incorporación de nuevos empleados. Combina la administración de documentos con herramientas que facilitan una transición fluida desde la contratación hasta la integración total en la organización.

Entre sus funcionalidades clave, Paycom permite gestionar y firmar documentos de manera electrónica, asignar tareas específicas para cada empleado y realizar un seguimiento de su progreso. Además, se integra de forma nativa con otros módulos de recursos humanos, como nóminas, beneficios y gestión de talentos.

6. Trainual

Trainual es una plataforma diseñada para simplificar la creación y gestión de manuales y procesos de formación dentro de una organización. Su enfoque principal está en estructurar, documentar y compartir la información clave de la empresa, lo que la convierte en una herramienta útil para el onboarding de nuevos empleados.

La plataforma permite a las empresas crear guías personalizadas que cubren desde los valores y la cultura de la organización hasta procedimientos específicos. Estas guías pueden enriquecerse con contenido multimedia, como vídeos, imágenes y cuestionarios, para garantizar una experiencia de aprendizaje interactiva y efectiva.

7. Click Boarding

Click Boarding es una plataforma especializada en la gestión de onboarding. Su enfoque está en garantizar a las empresas la gestión de tareas administrativas de manera eficiente y en cumplimiento con las normativas.

La herramienta se destaca por su gestión digital de documentos, que incluye la firma electrónica y la recopilación de formularios esenciales, eliminando la necesidad de procesos manuales. Además, ofrece flujos de trabajo personalizables que permiten a las empresas diseñar experiencias de incorporación adaptadas a diferentes roles y departamentos.

8. HR Cloud

HR Cloud es una plataforma de recursos humanos que ofrece soluciones para la gestión del ciclo de vida de los empleados con un módulo específico para onboarding que se centra en garantizar que las empresas puedan dar la bienvenida a los nuevos talentos mediante un proceso digital.

El software incluye herramientas para la creación de flujos de trabajo automatizados, gestión de documentos con firma electrónica y personalización de las experiencias de incorporación para distintos roles o departamentos. Además, facilita la comunicación interna y se integra con otras herramientas de recursos humanos.

9. Rippling

Rippling es una plataforma que simplifica la gestión de recursos humanos, que incluye un módulo de onboarding diseñado para automatizar y agilizar la incorporación de nuevos empleados. Este permite a las empresas crear experiencias personalizadas para los nuevos empleados, guiándolos a través de un proceso estructurado que incluye la firma electrónica de documentos, la configuración de beneficios y la asignación de tareas.

Rippling también facilita la integración con otras herramientas de la empresa, como plataformas de gestión de aprendizaje (LMS) y sistemas de seguimiento de candidatos (ATS), para crear un flujo de trabajo sin interrupciones.

10. WorkBright

WorkBright es una plataforma para la gestión de RR. HH., para empresas con equipos distribuidos o que operan de manera completamente digital. Esta herramienta está diseñada para agilizar los procesos administrativos o documentación relacionada con el onboarding, eliminando la necesidad de documentos físicos y minimizando los pasos manuales.

Incluye firma de documentos, entrega de formularios fiscales y configuración de beneficios. Además, la plataforma también se integra con otros sistemas de recursos humanos y proporciona un sistema de recordatorios y seguimiento que asegura que todos los documentos se completen a tiempo, evitando retrasos y errores en el proceso de incorporación.

¿Cómo elegir el mejor software de onboarding?

Al valorar las diferentes opciones de plataformas para la incorporación de nuevos empleados a tu organización, debes tener en consideración aspectos como los objetivos que deseas lograr, los sistemas y herramientas con los que ya cuentas y otros datos clave. Para que esta tarea sea más sencilla hazte estas preguntas:

1. ¿Cuáles son las necesidades de tu empresa?

Para buscar el mejor software debes tener claro lo que deseas lograr con la herramienta. Para saberlo, toma en consideración factores como el tamaño de tu empresa, el volumen de nuevas contrataciones y las particularidades de tus procesos de onboarding. En ocasiones, funcionalidades como conectar con la nómina de los empleados no son tan importantes para una empresa como poder crear rutas de aprendizaje personalizadas o programas de onboarding interactivos. Saber con claridad lo que necesitas te ayudará a filtrar opciones y enfocarte en soluciones que realmente se adapten a tus necesidades.

2. ¿Es un software fácil de usar?

Entre tantas funcionalidades y ventajas que te encontrarás en las diferentes plataformas, una de las más importantes es la facilidad de uso. Una herramienta puede tener todo, pero si no es intuitiva y fácil de usar, perderá valor. Elige una plataforma con una interfaz clara, fácil de navegar, con la información viene estructurada en módulos, para que tanto los empleados como los administradores puedan implementarla rápidamente y no se convierta en una preocupación extra.

3. ¿Necesitas que se integre con otras herramientas?

Como empresa seguro que a utilizas otras herramientas como un sistema de gestión del aprendizaje, un CRM o un sistema de seguimiento de candidatos. Para maximizar la eficiencia, el software de tu elección debe conectarse fácilmente con otras herramientas que ya utilices o brindarte funcionalidades que te permitan prescindir de varias herramientas. Por ejemplo, si el software de tu elección ya posee una herramienta de creación, herramientas de comunicación y analítica de datos, será una opción muy completa que te ayudará a eliminar costes extra.

4. ¿Necesitas personalizar la plataforma?

Cada empresa tiene su propio ADN, y el software de onboarding que elijas debería reflejarlo. Opta por herramientas que te permitan personalizar procesos, itinerarios y contenidos para adaptarlos a la imagen, valores y objetivos de tu organización. Pero mucho cuidado, a veces las personalizaciones muy profundas podrían afectar la fluidez de una plataforma. Una buena idea es optar por apps que te permitan elegir entre una amplia variedad de plantillas disponibles, dónde personalizar logos o colores, y que aparte te ofrezcan soporte personalizado para mejores resultados.

5. ¿Te ofrece diferentes planes y precios?

El precio es un factor importante, pero no debería ser el único. Asegúrate de que las funcionalidades y el soporte ofrecido estén alineados con el coste. Considera opciones escalables que puedan crecer junto a tu empresa o adaptarse a nuevas necesidades.

Con estos criterios en mente, elegir el mejor software de onboarding se convierte en un proceso mucho más claro y estratégico. ¿Quieres saber más sobre cómo destacar en tus procesos de onboarding? Descarga de forma gratuita nuestro whitepaper: Cómo crear un plan de onboarding online efectivo.

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