Los equipos sólidos de trabajo son aquellos que son capaces de trabajar juntos para resolver problemas y lograr los objetivos en el menor tiempo posible. Sin embargo, estos equipos no nacen de la noche a la mañana, son el producto de un buen plan de capacitación enfocado en el desarrollo de habilidades, el aumento de la productividad y el desarrollo profesional.
Un buen plan de capacitación es capaz de involucrar a los empleados, motivarles a aprender y formar parte de la cultura organizacional y, sobre todo, ayudarles a adquirir los conocimientos necesarios para su día a día en el trabajo. Y gran parte del éxito de estos planes se consigue gracias a la planificación de la capacitación. Es por ello que en este artículo queremos contarte en qué consiste esta planificación, cuál es su objetivo y cómo planificar la capacitación de tu equipo en 5 sencillos pasos.
¿Qué es la planificación de la capacitación?
La definición de capacitación hace referencia a la puesta en marcha de una serie de actividades basadas en las necesidades de una empresa, que pueden ser, la adquisición de conocimientos, un cambio en la conducta de los empleados o el desarrollo de habilidades. Pero, para poner en marcha este tipo de planes es necesario llevar a cabo una correcta planificación.
La planificación de la capacitación o Planning Training, es todo el proceso a través del cual se identifican las necesidades de formación, se establecen los objetivos, se diseña el programa y se evalúan los resultados. Es un enfoque que permite organizar y planificar la temática, el tiempo de las sesiones, los métodos a utilizar y las medidas que se tomarán para verificar que los empleados hayan comprendido el contenido.
A través de este proceso es posible visualizar desde un ángulo más preciso el plan de capacitación que pondremos en marcha. De esta forma podremos identificar posibles fallos, alinear la formación a los objetivos de la organización y garantizar el aprendizaje de los profesionales.
Objetivos de planificar la capacitación: ¿Cómo la planificación de capacitación impulsa el éxito empresarial?
La planificación de la capacitación es esencial por varias razones que impactan directamente sobre la efectividad y el éxito a largo plazo de dichos programas. Algunos de sus objetivos más importantes son:
Identificación de las necesidades
La planificación de la capacitación permite a los encargados de la formación identificar cualquier brecha de habilidades existente dentro de la organización. Esto asegura que los programas se desarrollen en torno a estas áreas específicas, evitando así perder tiempo y recursos en capacitaciones innecesarias o repetitivas.
Alcance de los objetivos
Durante el proceso de planificación se establecen los objetivos de la formación. Este establecimiento de objetivos es fundamental, ya que permite definir metas de aprendizaje que estén alineadas con los objetivos estratégicos de la organización, proporcionando así una dirección clara para el diseño y la implementación del programa.
Diseño personalizado
La planificación de la capacitación facilita la creación de programas mucho más personalizados y adaptados a las necesidades y características únicas de los empleados. Esto no solo asegura la relevancia de la formación, sino que impacta en la atención y la motivación de quienes cursarán el programa.
Optimización de los recursos
Cuando se planifica la capacitación es mucho más fácil asignar recursos de manera más eficiente, bien sean financieros, tecnológicos o temporales. Una buena planificación ayuda a evitar gastos innecesarios o pérdidas de tiempo que podrían afectar a la empresa.
Si quieres conocer qué tipos de planes de capacitación puedes aplicar dentro de tu empresa y los beneficios que otorgan tanto a la organización como a sus empleados, te invitamos a leer este artículo.
Pasos para planificar la capacitación de tu equipo
1. Identificación de necesidades
Sabes que tu empresa necesita capacitación en determinadas áreas, pero es posible que esta idea general pase por alto muchas de las necesidades de la empresa. Es por ello que siempre debes comenzar por realizar una evaluación de las necesidades o un diagnóstico de las habilidades o destrezas que falta desarrollar en tu equipo. Esto puedes lograrlo a través de evaluaciones de habilidades, encuestas y análisis del desempeño de los empleados.
3. Establecimiento de objetivos claros
Una vez que conozcas en detalle cuáles son las áreas que debes trabajar en tu empresa, es hora de definir los objetivos de la formación, que no son otros que cubrir esas necesidades. Estos objetivos deben ser claros y medibles, pero además deben estar alineados con los objetivos de la organización. Por ejemplo, si uno de los objetivos de tu empresa es convertirse en una organización global y una de sus necesidades es mejorar la comunicación y la cooperación, debes asegurarte de que tus empleados no solo aprendan técnicas para comunicarse de manera asertiva, sino que aprendan otros idiomas.
3. Diseño del programa
El diseño del programa es algo así como la columna vertebral de la planificación de la capacitación, porque es en este punto donde vas a definir cómo quieres impartir la formación (presencial, online, blended), los materiales que necesitarás, la duración del programa, el número de sesiones y más. En este punto es importante que recuerdes que tu diseño debe estar tan adaptado a las necesidades de la organización, como a las necesidades individuales de los empleados.
Y si, puede parecer algo desafiante tener en consideración tantos detalles, pero piensa que mientras mejor estructurado este tu plan de capacitación, más fácil será que alcances los objetivos.
4. Ejecución
Es momento de llevar la teoría a la práctica. Una vez que tengas tu plan de capacitación listo, comienza a implementarlo, respetando siempre el cronograma y la planificación que has realizado. Un buen consejo para la ejecución de un plan de capacitación exitoso, es proporcionar a los empleados metodologías y herramientas de capacitación que les motiven y les impulsen a participar en la formación, como por ejemplo la gamificación y el microlearning.
5. Evaluación continua
La evaluación continua sirve para saber si esta está beneficiando verdaderamente a los empleados, si tiene efectos sobre los resultados de la empresa y para identificar posibles fallos. Para realizar una buena evaluación es necesario tener una medida cuantificable para rastrear los resultados, es por ello que debes utilizar indicadores clave de desempeño, de lo cual hablaremos más adelante. Pero, si quieres aprender cómo hacer una buena evaluación de la capacitación, te dejamos una guía completa.
¿Cómo sacar provecho de los resultados de la capacitación para mejorar los programas?
La evaluación y el análisis de los resultados de los planes de capacitación son elementos esenciales para garantizar la efectividad a largo plazo y la mejora continua. Pero para gozar de estos beneficios, es necesario aplicar estrategias enfocadas en sacar el máximo provecho a los resultados. Aquí te contamos algunas:
Establece indicadores de desempeño medibles
Antes de la implementación del programa y como parte de la planificación de la capacitación, debes definir indicadores clave de desempeño (KPIs). Estos indicadores pueden incluir tasas de retención de conocimientos, mejoras en la productividad, cambios medibles en el desempeño laboral, tasas de finalización y más. La claridad de estos indicadores facilitará la evaluación y proporcionará datos cuantificables para medir el éxito.
Recopila retroalimentación de los participantes
Otra de las estrategias para sacar provecho son los comentarios directos de los empleados que participaron en el programa de formación. Estos pueden solicitarse a través de encuestas, entrevistas o sesiones de retroalimentación. La opinión de los empleados es muy valiosa a la hora de comprender la efectividad del programa e identificar las áreas de mejora.
Analiza datos cuantitativos y cualitativos
Y con datos cuantitativos nos referimos a las tasas de finalización y los resultados de las evaluaciones, que pueden ser combinados con datos cualitativos, es decir, aquellos obtenidos a través de la retroalimentación y la observación. La combinación de ambos proporciona un enfoque integral y una visión completa de la eficacia de la capacitación.
Compara tus resultados con los objetivos iniciales
Determina en qué medida los empleados de tu organización están aplicando las habilidades y conocimientos que adquirieron en la formación a su trabajo diario. La aplicación práctica es un indicador clave de la utilidad real de la capacitación.
¿Cómo isEazy puede ayudarte a potenciar tu plan de capacitación?
Durante la planificación de la capacitación debes tener presente que todos los empleados tienen necesidades diferentes de aprendizaje. Sin embargo, es posible adaptar el contenido de la capacitación a estas necesidades a través del uso de herramientas de formación que ofrezcan una experiencia personalizada.
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