Cómo hacer una buena evaluación de capacitación: Guía práctica para medir su eficacia

evaluacion de capacitacion

La inversión que realiza una empresa en programas de capacitación para sus empleados tiene como finalidad mejorar el desempeño y la productividad de los mismos, y, por consiguiente, el negocio en general.

Sin embargo, ¿cómo podemos estar seguros del éxito de la capacitación? Es decir, ¿realmente aprendieron los empleados? ¿Aplicarán estos conocimientos en sus puestos de trabajo? Y más importante, ¿valió la pena el tiempo y el dinero invertidos? La respuesta a todas estas preguntas se encuentra en la evaluación de la capacitación

A continuación, en este artículo te hablaremos sobre la evaluación de la capacitación: qué es, por qué es necesaria y cómo realizar una evaluación de la eficacia de tu capacitación de forma exitosa.

¿Qué es la eficacia de la capacitación?

Cuando hablamos de eficacia de la capacitación nos referimos al grado en que el aprendizaje mejoró el desempeño de los empleados. Es decir, el impacto que la capacitación ha tenido en sus conocimientos y habilidades, pero también en el retorno de la inversión de la empresa.

Por lo tanto, la evaluación de la eficacia de la capacitación determina cuán útiles son las soluciones   hemos entregado a los empleados y cómo pueden ser mejoradas en el futuro.

¿Por qué es necesaria la evaluación de la capacitación?    

Esta evaluación determina si la capacitación cumple con sus metas y objetivos. Pero además de ello, existen muchas razones por las cuales las organizaciones deberían considerar necesarias las evaluaciones de capacitación, algunas de ellas son:

#1 Para saber si está beneficiando a los empleados

En cuanto a la adquisición o mejora de conocimientos y habilidades que potenciarán su desempeño dentro de la empresa. Esta es una de las razones principales para llevar a cabo una evaluación de cursos de capacitación internos, ya que proporciona una idea clara sobre lo que han logrado y cuál es el siguiente paso.

#2 Para ver qué efecto tiene sobre los resultados de la empresa y determinar el ROI

Las empresas invierten mucho tiempo y dinero en programas de capacitación para sus empleados, y lógicamente esperan recibir un retorno de la inversión. Es decir, que después de un programa eficiente, lo lógico es que se empiecen a notar cambios en la productividad y las ganancias de la organización.

Una vez que se obtengan los resultados de esta evaluación, la empresa podrá comparar el costo de la capacitación con los resultados obtenidos mediante esta, para saber qué tan rentables son dichos cursos, así como, en cuáles vale la pena seguir invirtiendo y en cuáles no.

#3 Para encontrar posibles problemas en el programa de capacitación y corregirlos

Si la capacitación no produce un resultado positivo en el rendimiento de la empresa, es necesario determinar el por qué, o dónde se encuentra el error para realizar los ajustes correspondientes.

Por ejemplo, si a través de una evaluación se ha determinado que la mayor parte de los empleados fallaron en cuanto a privacidad de datos, revisar dicho curso podría revelarte la existencia de algunas lagunas a la hora de abordar el tema.

En este caso, a través de la evaluación se presenta la oportunidad de añadir un módulo sobre privacidad de datos o mejorar el que ya existe, de modo que los empleados puedan comprenderlo y aprobarlo.

#4 Para mejorar los materiales y herramientas

¿Notaste que la mayoría de los empleados abandonaron un curso? Tal vez las herramientas empleadas no sean suficientemente atractivas. De no realizar una evaluación, será imposible determinar la efectividad de las herramientas y del contenido seleccionado, de modo que será una inversión perdida.

Los resultados de una evaluación te permiten ver los puntos fuertes y débiles de tu programa de capacitación, para modificarlos y mejorarlos, consiguiendo cursos que sean atractivos y motivadores.

Métricas de capacitación: Qué son y cuáles son las más comunes

Ahora bien, para poder evaluar una capacitación es necesario tener una medida cuantificable para rastrear los resultados obtenidos, y justamente eso son las métricas.

Las métricas de evaluación pueden brindarte la información necesaria para saber qué tan bien está funcionando la capacitación y de esta forma poder realizar cambios o mejoras, de ser necesario. Existen muchas métricas de evaluación de eficacia, pero las más comunes son:

  • Tasas de aprobado y reprobado, que se aplican en cuestionarios y pruebas.
  • Satisfacción de la experiencia, que identifica cómo los empleados perciben la formación y su experiencia.
  • Puntuación, que ayuda a estimar el rendimiento de los alumnos y así, ajustar el nivel de dificultad y la necesidad de refuerzo.
  • Tasa de finalización, que muestra cuántos alumnos terminaron la capacitación.
  • Tasa de abandono, que muestra cuántas personas abandonaron la capacitación por posibles problemas con el contenido, compatibilidad con el navegador o falta de motivación.
  • Desempeño posterior a la capacitación, que muestra su efectividad y cómo ha ayudado a mejorar el desempeño de los trabajadores.

Técnicas de evaluación de capacitación: ejemplos

Para realizar una evaluación de tu programa de capacitación, existen diferentes método o técnicas que podrías utilizar. Ahora veremos dos de ellas:

#1 Los cuatro niveles de Kirkpatrick

Con más de sesenta años desde su creación, este modelo de cuatro niveles es uno de los más usados:

  • Nivel 1: Reacción

El primer nivel mide la reacción de los asistentes en relación con la relevancia o utilidad de la capacitación. Para obtener estos datos puedes utilizar encuestas o cuestionarios después del curso, que respondan a preguntas como:

-¿Qué tan satisfecho estás con la experiencia?

– ¿Aprendiste algo nuevo?

-¿El contenido cumplió con tus expectativas?

Para resultados más detallados, puedes crear encuestas con la escala de Likert, que son aquellas que permiten a los usuarios elegir entre varias opciones como: de acuerdo, en desacuerdo, incierto, entre otras.

  • Nivel 2: Aprendizaje

Este nivel mide el conocimiento y habilidades adquiridas por los asistentes a la capacitación. Para ello puedes valerte de pruebas o cuestionarios, que podrás aplicar antes de la capacitación (para saber el nivel de conocimiento de tus empleados antes del curso) o después de la misma.

  • Nivel 3: Comportamiento

En este nivel se mide cómo la capacitación ha impactado en el desempeño de los asistentes. Para ello, muchas empresas se valen de las reseñas de 360 grados, es decir, el feedback de compañeros, supervisores y otros miembros del equipo.

Aunque también puedes emplear métodos como cuestionarios de autoevaluación, observación, grupos de enfoque, retroalimentación informal entre compañeros y, sobre todo, indicadores clave de rendimiento de desempeño laboral.

  • Nivel 4: Resultados

Y el nivel más importante de la evaluación es el de resultados, que evalúa el impacto que ha tenido la capacitación en el negocio o empresa. Para ello puedes analizar las calificaciones de calidad y satisfacción del cliente, así como los costos reducidos, la mejora en los tiempos de finalización de proyectos, la retención de empleados y la subida de las ventas, si es el caso.

#2 El modelo de ROI de Phillips

Aunque es muy parecido al modelo de Kirkpatrick por sus cuatro niveles, este se diferencia por un quinto agregado que es el retorno de la inversión o ROI. Este nivel adicional respondería a la pregunta de: ¿El valor recibido de la capacitación superó el costo?

El ROI se mide recopilando datos comerciales antes, durante y después de la capacitación, y midiendo el impacto que esta tuvo sobre las ganancias, productividad y rendimiento de la organización. Después se comparan estos resultados con el costo del programa de capacitación.

¿Cómo evaluar programas de capacitación?

Para evaluar y medir la eficacia de los programas de capacitación es necesario elegir un método (que puede ser alguno de los anteriores) que te ayude a determinar si la capacitación cumple con los objetivos de la organización. Pero también serán necesarias herramientas de evaluación, que no son más que los medios empleados para llevar a cabo la evaluación de los programas. Las más importantes son:

  • Cuestionarios

Un método de evaluación ampliamente usado que consiste en un conjunto de preguntas de las cuales se obtiene información útil de los asistentes a la capacitación.

Mediante los cuestionarios se puede medir la reacción de los asistentes al curso y su nivel de satisfacción. Y algunos de sus beneficios son la facilidad para recopilar datos, su rentabilidad en dinero y tiempo y la capacidad que tienen para cubrir grandes grupos de participantes.

  • Entrevistas

Mediante esta herramienta también recopilamos datos e información, pero a diferencia de los cuestionarios, en una entrevista suelen revelarse datos sobre la mentalidad, el comportamiento y la actitud de los empleados. Pueden realizarse en persona o de forma online y telefónica, y permiten al entrevistador conocer la perspectiva de los empleados y realizar aclaraciones. 

  • Observación

Esta es la manera más tradicional de observar los cambios en el comportamiento y actitud de los empleados después de la capacitación. La gran diferencia entre la observación y las dos anteriores herramientas, es que los resultados no dependen de las opiniones de los empleados, sino de su desempeño a la hora de aplicar los nuevos conocimientos y habilidades adquiridos durante la capacitación.

  • LMS

Por último, un sistema de gestión de aprendizaje o LMS podría ser una herramienta tan útil como completa. Se trata de un software que permite la creación de programas de capacitación en línea, y que, al mismo tiempo, recopila y analiza datos durante todo el proceso.

Un LMS puede ayudarte a descubrir los puntos débiles de tus cursos, ya que te permite mirar la tasa de abandono o finalización, ofrece un feedback objetivo, y mide el impacto por persona, departamento, área geográfica o toda la empresa.

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