Sabemos que los managers de hoy pasan reunidos aproximadamente el 60% de su tiempo, y que el presupuesto dedicado a las reuniones en las empresas representa entre el 7% y el 15% del presupuesto total de personal. Por ese motivo, es imprescindible que las compañías hagan todo lo posible para que los recursos dedicados a las reuniones se conviertan en una inversión, y no en un gasto mal optimizado.
Sin embargo, frecuentemente nos encontramos con una serie de errores que tienden a convertir las reuniones en uno de los principales “ladrones del tiempo” de nuestra compañía:
- No llevar preparados los temas ni revisada la documentación.
- Llegar tarde.
- No tener clara la duración de la reunión y adquirir otros compromisos que se solapen.
- No saber dónde se realiza.
- No tener claro quién va a asistir.
- Tratar temas ajenos a la reunión.
- Tener problemas de agenda que impiden o dificultan la asistencia de algunas personas importantes.
La importancia de planificar reuniones para aumentar su efectividad
A la hora de organizar una reunión efectiva, es imprescindible establecer qué objetivos se pretenden alcanzar durante la misma, así como los recursos necesarios para alcanzar dichos objetivos. El paso previo para conseguirlo es planificar la reunión, teniendo en cuenta imprevistos, participantes, temas, lugar, hora, etc.
Una correcta planificación es clave para evitar los principales errores, optimizar los resultados, cumplir nuestros objetivos y conseguir una serie de beneficios tanto para la organización, como para los colaboradores:
- Establecer una estrategia de comunicación acorde a las características de los interlocutores.
- Facilitar una correcta identificación de posturas, así como la negociación.
- Consolidar el compromiso de los asistentes hacia la tarea, haciéndoles ver los beneficios.
- Ayudar a establecer criterios evaluativos de las acciones derivadas de la reunión.
Cómo planificar una reunión adecuadamente
- Define y plantea objetivos
Plantea objetivos claros y comunes a los interese de los participantes, valora la situación actual, las posibles acciones a emprender, pasos dados, experiencias previas y seguimiento de acuerdos. - Convoca solo a los afectados
Convoca a los asistentes imprescindibles, asegúrate de que a las personas que invites les afecte el tema a tratar. - Planifica los tiempos
Crea un orden del día o agenda y comunícalo a los asistentes. Valora las posiciones negociadoras y establece un método de toma de decisiones. - Organiza los recursos disponibles
Confirma la disponibilidad de recursos físicos, tecnológicos, de hardware y software, que necesites durante tus reunión.
