Uno de los mayores desafíos a nivel corporativo es la transmisión del know-how corporativo de forma ágil y eficaz. ¿Qué haces cuando se incorpora alguien nuevo o abrimos una nueva oficina en un sitio donde no teníamos presencia? ¿Qué pasa cuando tu mejor técnico decide marcharse a otra compañía? ¿O cuando tu jefe de departamento, que lleva contigo más de una década, se jubila? ¿Qué ocurre con todo su conocimiento? Los formadores internos tienen un papel clave en esta tarea.
El reto de gestionar el conocimiento corporativo
Existen varias formas de mantener capitalizar, estructurar y distribuir este know-how dentro de las compañías, y se enmarcan dentro de sus proyectos de gestión del conocimiento y transformación digital. Este proceso se puede realizar entre otras formas de dos maneras principalmente:
1- Externalizando este proyecto en terceros
Terceros que pueden ayudarte desde la conceptualización del proceso hasta en la digitalización del conocimiento. Esta opción implica contar con una compañía externa, que se encarga de documentar, digitalmente, el conocimiento de los expertos internos y transformarlo en recursos digitales de todo tipo: cursos, guías de trabajo, rapid learning, videos, etc. Sin embargo hacerlo de esta manera implica diferentes obstáculos difícilmente salvables:
- Costes externos e internos: por una parte, será necesario contar con los costes de la empresa externa contratada para realizar este proyecto, que por su naturaleza suele ser altos por la complejidad de la tarea. Internamente requiere del esfuerzo y la implicación de todos los expertos internos no solo para compartir su conocimiento, sino para posteriormente implicarse en todas las fases de coordinación y validación del trabajo de dicha consultora.
- Es un proceso complejo, tal como señalábamos en el punto anterior. Primero hay que identificar qué conocimiento resulta crítico o de valor para la compañía y quién lo posee efectivamente. En algunos casos será el jefe de departamento, que tendrá la visión global, en otros el operario o administrativo que ejecuta la tarea. En todo caso, habrá que combinar ambas visiones, la global y la particular complicando el proceso no solo de la elección del experto sino de adaptarse a los procesos de ejecución de la consultora externa.
- Visiones no compartidas: encajar la visión de la compañía con la forma de trabajar de las empresas externas es complicado. Es difícil acertar con el proveedor adecuado y que este cumpla o encaje con las expectativas de los participantes en cuanto a plazos de entrega, rigidez en los procesos o calidad del resultado, lo que puede resultar un proceso de trabajo poco fluido, frustrante y de peor calidad que la esperada. Este gran esfuerzo poco recompensado hace que finalmente las compañías en ocasiones vuelvan al clásico pdf, lo que salva estos obstáculos pero resulta en un entregable pobre para todas las posibilidades de interactividad y multimedia que la formación online ofrece. Además, corremos el riesgo de frustrar una incipiente cultura de e-learning en la organización.
2- Internalizar los procesos
La otra opción, muy utilizada por las grandes compañías, es la de internalizar el proceso, apoyándose en los expertos organizativos, creando y desarrollando ecosistemas de expertos bajo diferentes definiciones: Universidades corporativas, Escuelas de formadores internos, etc. En algunas de estas estructuras los expertos pertenecen a la empresa, y muchas veces su trabajo principal no es formar sino que se encuentran situados en diversas posiciones dentro del negocio, pero les gusta impartir formación.
La gratificación de enseñar a otros, y el reconocimiento que esto supone dentro de la compañía, forma una parte de su salario emocional.
Esta opción suele ser la más eficaz, pero también conlleva sus dificultades:
- Se trata de expertos internos con mucho conocimiento técnico y reconocido prestigio interno, pero no son formadores profesionales. Por ello, muchas veces les falta conocimiento pedagógico para transmitir sus conocimientos de la forma más didáctica y realizan la tarea sin mucha motivación quedando expuesto dicho prestigio interno.
- No disponen de mucho tiempo, ya que su labor principal no es formar. La formación es un añadido en su jornada, que se realiza de forma altruista en la mayor parte de las ocasiones.
- Hasta ahora, su mayor reto era superar con éxito una sesión presencial. Ahora que algunos ya empiezan a dominar esta metodología, les pedimos que den el salto al digital a través de la creación de contenidos virtuales y tutorización de formación online, pero nos olvidamos de capacitarles en las herramientas necesarias. La tecnología sigue siendo una barrera en muchos casos, y muchos formadores internos se enfrentan con temor y carencia de habilidades al nuevo reto de crear recursos atractivos y didácticos.
Herramientas de la era digital para formadores internos
En este caso, el papel de las compañías pasa por identificar y enseñar a sus formadores internos cuáles son las herramientas más sencillas para capitalizar, distribuir y digitalizar sus conocimientos de una forma ágil y con un resultado atractivo y pedagógico.
En este sentido, las herramientas de autor son una opción, sin embargo la complejidad de algunas de estas herramientas hacen que los departamentos de formación no se planteen ni tan siquiera sugerir a los expertos a que lidien con ellas. Sin embargo desde hace algún tiempo han empezado a surgir algunas soluciones como isEazy Author que se han centrado en la creación de herramientas de una gran sencillez de uso y que a la vez los resultados sean muy profesionales. Esto está permitiendo que los formadores que ya llevan años manejando PowerPoint para crear el soporte para sus formaciones presenciales, no tengan ninguna dificultad en pasarse a nuesta herramienta de autor. En cuestión de unas horas serán capaces de crear cursos virtuales con resultados profesionales, estéticos y muy interactivos, ya que no necesitan ningún conocimiento técnico para sacarle el mayor partido.
Todo esto está haciendo que surja una tercera vía para la gestión de Know How organizativo, una tercera vía mixta. En la que los formadores internos de tu universidad corporativa cuentan con este tipo de soluciones como isEazy Author, pero además pueden contar con una serie de servicios que facilitan su trabajo como formadores y reducen su esfuerzo a la hora de enfrentarse con el lienzo en blanco. Servicios de alto valor como:
- La creación de plantillas personalizadas, que evitará que empiecen a trabajar desde cero, con el ahorro de tiempo y trabajo que eso supone. Estas plantillas cuentan con diseños modernos y atractivos al alcance del alumno y totalmente alineados con las guías de estilo de la compañía.
- Apoyarse en un equipo experto externo que ayude al formador solo en determinadas fases del proceso, en la conceptualización, ajuste pedagógico o ajuste estético. Trabajando el externo y el formador interno de manera colaborativa sobre un mismo entregable, en remoto y sobre un producto conocido entre ambos.
- Formación de formadores continua y adaptada: isEazy Author cuenta con tutoriales para iniciarse en su uso y trucos para sacarle el máximo partido e incluso con servicios de formación que van más allá del manejo de la herramienta.
- Creación por el equipo isEazy Author de proyectos de todo tipo para el cliente. Creando así factorías en la que los costes se ven reducidos al trabajar con una herramienta y templates creador previamente, el resultado final es conocido de antemano por lo que no hay desajuste de expectativas y la actualización del contenido queda en mano del cliente sin que haya revisiones posteriores o tiempos de espera.
Si necesitas gestionar el conocimiento de tu compañía, evita el esfuerzo y coste que supone delegar todo en una empresa externa o capacitar a tus propios formadores internos en el uso de complejas herramientas de autor. Con isEazy Author, las formaciones internas de tu empresa estarán listas antes de lo que esperas, y podrás distribuir el know-how de tus expertos de la forma más ágil que existe. ¿A qué estás esperando para probarlo?
