En muchas empresas, el proceso de incorporación de nuevos empleados puede resultar una experiencia abrumadora, tanto para el equipo como para el recién llegado. Problemas como la falta de claridad en la asignación de tareas, una formación inicial pobre, o la falta de conexión con la cultura de la empresa, pueden desencadenar altos niveles de estrés y resultar en una fuga importante de talento.
De hecho, una encuesta realizada por Headway reveló que el 75% de los profesionales no tiene un buen recuerdo de su fase de incorporación. Es aquí donde entra en juego el proceso onboarding.
Al implementar un onboarding efectivo, podrás guiar a tus nuevos empleados a través de la transición hacia su nuevo rol, estableciendo las bases para que tengan éxito y fomentando una mayor retención del talento. ¿No sabes por dónde empezar? A continuación, hemos preparado para ti una guía completa para un proceso de onboarding efectivo, para que tus empleados se sientan bienvenidos y comprometidos desde el primer día.
¿Qué es el proceso onboarding y por qué es tan importante?
Un proceso onboarding consiste en una serie de actividades y recursos diseñados para ayudar a los nuevos trabajadores a integrarse y adaptarse rápidamente a su nuevo entorno laboral y rol dentro de la empresa.
El término onboarding, significa abordar y se refiere al proceso de recibir o acoger a los nuevos empleados de forma que se sientan bienvenidos, comprendan sus funciones, responsabilidades y puedan comenzar a trabajar de manera productiva lo antes posible.
Este proceso puede abarcar la orientación básica, la presentación de la empresa, la formación específica del puesto de trabajo, la presentación con sus compañeros de equipo y la introducción a la cultura organizacional.
Pero ¿por qué es tan importante? Las organizaciones que ofrecen un proceso onboarding efectivo son capaces de aumentar sus tasas de retención hasta en un 82% y su productividad hasta en un 70%. Pero eso no es todo, el 69% de los empleados que pasan por un buen proceso de onboarding, tienen más probabilidades de permanecer en una empresa durante los próximos 3 años.
Beneficios de un proceso de onboarding efectivo
Un proceso de onboarding efectivo ofrece una serie de beneficios tanto para la empresa como para los nuevos empleados. Algunos de los más importantes son:
- Reducción de la rotación del personal, al hacerles sentir comprometidos y conectados con la empresa desde el día uno.
- Acelera la productividad, ya que permite a los empleados familiarizarse rápidamente con el puesto de trabajo y sus funciones.
- Mejora la satisfacción laboral, porque los empleados se sienten valorados y apoyados.
- Ayuda a ahorrar tiempo y recursos, al proporcionar a los nuevos empleados la información y herramientas necesarias para cumplir con sus funciones, evitando confusiones, errores o retrasos.
- Fomenta la cultura organizacional, ya que es a través de este proceso donde se transmiten los valores, la misión y la visión de la empresa, y se generan interacciones entre compañeros, sembrando así las bases para una integración exitosa a la cultura de la empresa.
Elementos clave para un proceso onboarding exitoso
Aunque no hay una norma o marco único a la hora de realizar un proceso onboarding, existen ciertos elementos que pueden hacer la diferencia para lograr un onboarding exitoso. En otro artículo te contamos las cuatro C´s para un onboarding online efectivo, ahora te contaremos los elementos clave que debes incorporar en tu programa.
Etapas del proceso onboarding
Aunque lo ideal es que cuando tus colaboradores lleguen el primer día ya tengan una idea bastante clara sobre la empresa, existen algunas pautas que seguro desconocen y con las que deben familiarizarse. Para lograrlo de la manera más natural y sencilla, es necesario estructurar tu programa onboarding por etapas:
- Bienvenida y presentación de la empresa
Esta primera etapa abarca la presentación de la empresa, el departamento y el equipo al cual pasará a formar parte. También puede incluir una visita guiada, por las instalaciones, así como toda la información que pueda necesitar. Desde el código de vestimenta, reglamentos, espacios que puede utilizar, métodos de trabajo, hasta dónde puede aparcar.
- Capacitación y formación inicial
La siguiente etapa del proceso es la formación inicial. Durante ella se proporciona al nuevo empleado toda la información y habilidades necesarias para desempeñar su trabajo. Esto puede incluir sesiones de formación, tutoriales, materiales de referencia o cualquier otro recurso relevante que ayude al nuevo empleado a desempeñar su trabajo.
- Asignación de responsabilidades y tareas
Una vez completada la formación inicial, se procede a asignar responsabilidad y tareas al nuevo empleado. En esta etapa debes definir con claridad cuáles son las funciones y objetivos del puesto, así como establecer ciertas expectativas de desempeño. No te olvides que la asignación de tareas debe ser un proceso gradual, donde el empleado pueda realizar preguntas y solicitar apoyo o guía si lo necesita.
- Integración con el equipo y la cultura organizacional
La integración con el equipo y la cultura organizacional es otra de las etapas clave de cualquier proceso onboarding. En ella se fomenta la interacción y la colaboración con otros miembros del equipo, también se promueve la participación del empleado en actividades de la empresa, reuniones o eventos que le ayuden a desarrollar un sentido de pertenencia.
Herramientas y recursos útiles para el proceso onboarding
Otros de los elementos clave de cualquier programa onboarding exitoso son las herramientas y recursos que faciliten y optimicen la experiencia del nuevo empleado. Dos de los más importantes son:
- Documentación y materiales de referencia
Se trata de información fundamental y relevante sobre la empresa. Esto puede incluir manuales de bienvenida, guía de orientación, descripción del puesto de trabajo o políticas de la empresa. Lo importante es que a través de ellos el empleado obtenga una visión general de la organización.
- Plataformas y sistemas de gestión del proceso onboarding
El uso de plataformas o sistemas de gestión del proceso onboarding es una práctica cada vez más común en las empresas. Se trata de herramientas digitales que proporcionan un enfoque estructurado y eficiente para administrar y llevar un seguimiento del proceso de integración del nuevo empleado.
Estos sistemas pueden incluir características útiles como listas de verificación, automatización de tareas, seguimiento del progreso y evaluaciones. Así como también funcionalidades que faciliten la comunicación, la colaboración y la centralización de la información.
En conclusión, para optimizar tu proceso de onboarding es fundamental contar con las herramientas adecuadas. Y tenemos una buena noticia ¡isEazy Engage es la solución perfecta para lograrlo! Nuestra innovadora app te permitirá crear y gestionar fácilmente tu proceso onboarding de principio a fin.
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