Igual de importante que seleccionar al mejor talento para tu empresa, es generar una buena impresión en los nuevos empleados que se incorporen a tu organización, además de ayudarles a adaptarse a su nuevo puesto de trabajo e impulsarles a ser productivos cuanto antes. Pero, para que esto ocurra es indispensable establecer un plan de acogida para nuevos empleados.
¿Quieres saber cómo crear un plan de acogida exitoso para tus nuevos empleados? En este artículo te contamos cómo lograrlo paso a paso.
¿Qué es un plan de acogida para nuevos empleados?
Muchas empresas consideran que el proceso de selección termina cuando el nuevo empleado firma su contrato, pero en realidad, lo hace cuando la empresa le ayuda a sentirse completamente adaptado. Y esto solo se puede lograr a través de un plan de acogida.
El plan de acogida forma parte del proceso de onboarding y es un protocolo que incluye todas las fases, estructuras y elementos que los nuevos empleados necesitan conocer para poder adaptarse a la empresa y a sus puestos de trabajo. Es decir, toda la información importante sobre la organización y el cargo para el cual ha sido contratado el nuevo empleado.
Además, ayuda a facilitar su integración a la plantilla e informarle sobre los valores y la visión de la empresa, por lo que también es importante para impulsar la cultura corporativa de tu empresa.
#5 ventajas de ofrecer un buen plan de acogida para nuevos empleados
Un plan de acogida positivo mejora el primer contacto del profesional con la empresa y ofrece múltiples ventajas:
1. Brinda una adaptación más fluida, rápida y controlada
Disminuye la sensación de no saber por dónde comenzar que sienten los nuevos empleados con frecuencia. Brinda toda la información o datos necesarios para ese primer día: ubicación de la oficina, responsables, normas de seguridad y protocolos de la empresa. Esto contribuye a acortar el tiempo de adaptación del empleado, sirviendo como punto de partida y controlando en todo momento la información que recibe.
2. Aumenta la eficiencia y mejora el rendimiento del empleado
La eficiencia es uno de los objetivos más importantes que cualquier empresa persigue, y es por fortuna una de las ventajas de realizar un buen plan de acogida. Cuando el colaborador tiene toda la información o conocimientos necesarios para realizar su trabajo y se siente parte de la empresa desde el primer día, repercute de manera positiva en su eficiencia, rendimiento y motivación.
3. Aumenta la fidelidad y disminuye la tasa de rotación
Mientras más motivados y felices estén los empleados, menos fuga de talento habrá en una empresa. Pasar por un proceso de incorporación fluido, completo y positivo aumenta la fidelidad de los empleados, y al hacerlo se reduce considerablemente la tasa de rotación.
4. Refuerza el compromiso del empleado con la empresa
A través de un buen plan de acogida estamos contando a nuestros nuevos empleados el nivel de implicación que siente la organización hacia cada uno de sus profesionales. Y es que no solo se trata de acompañarles y guiarles en sus primeros días, sino de integrarles y conseguir que desarrollen un sentido de pertenencia y que formen parte de la consecución de las metas organizacionales.
5. Integra al trabajador a la cultura corporativa
Por último, un plan de acogida efectivo integra al nuevo empleado a la cultura corporativa de la empresa, lo cual a su vez ayuda a agilizar procesos, mejora el ambiente laboral, incrementa el compromiso de los empleados y favorece la autonomía. ¿Quieres saber más sobre cultura corporativa? Mira este artículo .
Cómo crear un plan de acogida eficaz
Es importante tener claro que los objetivos de un plan de acogida para nuevos empleados son reforzar la imagen de la empresa, facilitar la integración al equipo y ayudarles a que puedan empezar cuanto antes a desarrollar sus funciones. Pero, ¿cómo se logran estos objetivos? Hemos desarrollado 3 pasos para que pongas en marcha tu plan de acogida cuanto antes:
Primer paso: Definir las fases del plan de acogida
- La primera fase es la bienvenida o la entrega del welcome pack que integra toda la información necesaria sobre la cultura corporativa de la empresa, información general sobre políticas o normas, objetivos de la organización, datos importantes sobre su puesto y organigrama.
- En la segunda fase el empleado pasa a conocer a todos los empleados de la empresa o, dependiendo de las dimensiones de la organización, a sus compañeros de departamento.
- La tercera fase es en la cual el profesional comenzará a recibir ayuda en sus primeras tareas con la asistencia de sus supervisores o compañeros.
Segundo paso: Preparar al nuevo profesional
- Preparar al empleado para su nuevo cargo, asegurándose de que cuente con el material adecuado, un lugar cómodo y equipado con ordenador, claves de acceso, manuales o cualquier elemento que le ayude a comenzar a cumplir con sus tareas.
- Mostrarle su lugar de trabajo, lo cual implica realizar un recorrido por la oficina o las zonas más importantes de la empresa, asegurándose de que conozca dónde se encuentran los puestos de trabajo de sus compañeros, el departamento de recursos humanos, su responsable directo, los aseos, cafetería y demás zonas. Para los procesos de tele onboarding o planes de acogida online también existen protocolos que puedes seguir para proporcionar una buena acogida, descarga esta guía sobre programas de tele onboarding efectivo y cómo crear uno.
- Informarle sobre sus responsabilidades o tareas semanales o mensuales, así como las herramientas y métodos que se utilizan en la empresa para planificar y realizar procesos. Por ejemplo, si contratamos a un responsable de redes sociales, es necesario informarle sobre la periodicidad de las publicaciones, el manual de protocolo y estilo, y las redes y contraseñas necesarias para ello.
Tercer paso: Estructura del plan de acogida
La estructura del plan de acogida es la información que se le debe proporcionar a todos los nuevos empleados al comenzar. Forma parte del welcome pack y debe seguir el siguiente orden:
- General
Esta es la parte que sirve para todos los trabajadores nuevos de la empresa, desde el departamento de ventas, hasta el de atención al cliente o recursos humanos. En esta parte de la estructura se incluyen datos generales como la historia de la empresa, en qué fecha se creó, quienes son sus fundadores, a qué actividades se dedican y sobre todo, los valores por los cuales se rigen.
También incluye un organigrama que muestre los diferentes departamentos y sus funciones, así como las normas, políticas y procedimientos de actuación en los diferentes escenarios que puedan ocurrir.
- Específica
Como lo dice su nombre, esta parte de la estructura es más específica con respecto a la actividad que va a desarrollar el empleado como tal. Incluye un organigrama del departamento con sus encargados y funciones, la descripción de las tareas que va a realizar el nuevo empleado con los objetivos claramente señalados y la manera en la que deberá alcanzarlos.
También incluye los números de contacto necesarios, direcciones de correo electrónico, intranet y programas informáticos con los que trabaja la empresa, así como contraseñas y usuarios.
- Plan de formación
Por último, la estructura debe incluir también información sobre las opciones de crecimiento y desarrollo que tendrá el profesional dentro de la empresa. Es decir, las opciones de formación ofrecidas, los programas de promoción interna y toda la información sobre las evaluaciones de rendimiento.
¿Quieres saber cómo elaborar el mejor curso de onboarding para tus nuevos empleados? Mira este artículo donde te contamos qué temáticas incluir y compartimos consejos para conseguir el onboarding perfecto.
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